Configurer les Préférences de vérification de QuickBooks 2012 - dummies

Si vous affichez la boîte de dialogue Préférences et cliquez sur l'icône Vérification, QuickBooks 2012 affiche l'onglet Mes préférences ou l'onglet Préférences de la société.

L'onglet Mes préférences de Préférences de vérification vous permet de dire à QuickBooks quel compte il devrait suggérer comme compte par défaut lorsque vous ouvrez des types particuliers de fenêtres dans QuickBooks.

Par exemple, la case à cocher Ouvrir les vérifications en écriture est la première case à cocher de l'onglet. À droite de la case à cocher Ouvrir les vérifications en écriture, vous voyez la liste déroulante Formulaire avec compte. Si vous activez la case à cocher Ouvrir les vérifications en écriture, vous pouvez sélectionner un compte dans la liste déroulante Formulaire avec compte.

Ceci indique à QuickBooks d'utiliser ou de suggérer le compte spécifié chaque fois que vous ouvrez la fenêtre Write Checks.

L'onglet Mes préférences inclut également des cases à cocher que vous pouvez utiliser pour spécifier le compte par défaut de la fenêtre Payer les factures, de la fenêtre Payer les taxes de vente et de la fenêtre Créer des dépôts. Si vous avez configuré plusieurs comptes de contrôle, la définition des comptes par défaut à l'aide de l'onglet Mes préférences est une bonne idée.

En configurant ces préférences, vous risquez moins d'écrire des chèques ou de payer des factures à partir du mauvais compte.

L'onglet Préférences de la société contient des cases à cocher que vous pouvez utiliser pour décrire le fonctionnement des chèques dans QuickBooks:

• Imprimer les noms de compte sur le bon: Cette case à cocher permet d'indiquer à QuickBooks devrait imprimer les noms de compte sur la partie du bon de vérification.

• Modifier la date de vérification lorsque le chèque est imprimé: Cochez cette case pour indiquer à QuickBooks d'utiliser la date du système en cours comme date de vérification imprimée.

• Commencer avec le champ Bénéficiaire lors de la vérification: Cochez cette case pour indiquer à QuickBooks de placer le point d'insertion ou le curseur de texte dans le champ Bénéficiaire lorsque vous ouvrez la fenêtre Ecriture des vérifications.

• Avertir des numéros de chèque en double: Si vous cochez cette case, QuickBooks vous avertit de la duplication des numéros de chèques. (Vous voulez laisser cette case cochée, évidemment, pour ne pas utiliser de numéros de chèques en double ou erronés.)

• Remplir automatiquement le numéro de compte du bénéficiaire dans le chèque: Cochez cette case pour indiquer à QuickBooks de remplir automatiquement dans le numéro de compte du bénéficiaire lorsque vous écrivez un chèque. QuickBooks récupère le numéro de compte d'un bénéficiaire à partir de la liste des fournisseurs ou de la liste des autres noms.

• Sélectionner les comptes par défaut à utiliser: Ces cases à cocher vous permettent de spécifier le compte suggéré par QuickBooks lorsque vous ouvrez la fenêtre Créer des chèques de paie ou que vous ouvrez la fenêtre Payer les dettes de paie.Essentiellement, alors, ces boîtes vous permettent de dire à QuickBooks quel compte vous utilisez pour écrire les chèques de paie et de payer les dettes de paie, telles que les retenues d'impôt sur le revenu fédéral.

• Sélectionner la vue Banque en direct: Si vous avez activé les services bancaires en ligne pour QuickBooks, QuickBooks fournit des boutons d'option que vous pouvez utiliser pour modifier la façon dont les informations sur les transactions en ligne apparaissent dans la banque en ligne.