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Vous pouvez spécifier comment QuickBooks 2010 fonctionne pour vous en définissant les préférences. Ces préférences ont beaucoup d'effet sur le fonctionnement de QuickBooks et sur la façon dont un utilisateur particulier travaille avec QuickBooks. Vous pouvez modifier manuellement les préférences de comptabilité en choisissant Édition → Préférences. QuickBooks affiche la boîte de dialogue Préférences à partir de laquelle vous pouvez accéder à tous les paramètres de préférence.
L'onglet Préférences de société propose les options de comptabilité générale suivantes, ainsi que les paramètres de date de clôture:
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Utiliser les numéros de compte: Vous permet d'entrer un numéro de compte pour une transaction. La case à cocher associée, Afficher le sous-compte le plus bas uniquement, indique à QuickBooks de n'afficher que le nom et le numéro de compte d'un sous-compte (si vous en utilisez un) plutôt que l'héritage complet du compte.
Si vous utilisez beaucoup de niveaux de sous-comptes, cette option peut vraiment nettoyer les vues, ce qui vous permet de savoir plus facilement quel compte vous regardez.
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Require Accounts: Indique à QuickBooks que vous devez spécifier un compte pour une transaction. Cela n'a probablement aucun sens de désélectionner la case à cocher Require Accounts.
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Utiliser le suivi des cours: Vous permet d'indiquer à QuickBooks que vous souhaitez utiliser non seulement des comptes pour suivre vos informations financières, mais également des classes. Les classes vous permettent simplement de diviser les informations au niveau du compte d'une autre manière.
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Attribuer automatiquement un numéro d'entrée au journal général: Indique à QuickBooks d'attribuer des numéros aux entrées de journal générales que vous saisissez à l'aide de la commande Créer une entrée de journal.
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Avertir lors de la comptabilisation d'une transaction sur les bénéfices non répartis: Indique à QuickBooks d'afficher un message d'avertissement chaque fois que vous ou quelqu'un d'autre tentez de débiter directement ou de créditer le compte de bénéfices non répartis.
Normalement, vous ne voulez pas débiter ou créditer directement le compte de bénéfices non répartis. Et seuls les comptables qualifiés entreraient des transactions directement dans les bénéfices non répartis, dans tous les cas.
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Avertissements de date: Dites à QuickBooks de vous avertir lorsque vous ou quelqu'un d'autre saisissez une transaction avec une date trop éloignée dans le passé ou trop éloignée dans le futur. Si vous cochez l'une des zones Avertissement de date, vous souhaitez également indiquer combien de jours sont trop éloignés dans le passé ou trop éloignés dans le futur.
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Date de clôture: Vous permet d'identifier une date avant laquelle votre fichier de données QuickBooks ne peut pas être modifié. En d'autres termes, si vous définissez la date de clôture au 31 décembre 2009, vous indiquez à QuickBooks que vous ne souhaitez pas que des modifications soient apportées au fichier de données QuickBooks avant cette date.Vous pouvez également cliquer sur le bouton Définir le mot de passe pour afficher une boîte de dialogue vous permettant de créer un mot de passe, nécessaire si quelqu'un souhaite ajouter une ancienne transaction ou modifier une ancienne transaction.
Les versions précédentes de QuickBooks vous permettent d'activer ou de désactiver une fonctionnalité de piste d'audit à l'aide de l'onglet Préférences de la société des Préférences de comptabilisation. Cependant, depuis 2007, QuickBooks fournit une piste d'audit permanente, vous ne voyez donc plus de case à cocher Audit Trail. En passant, une piste d'audit, , garde simplement une liste de qui fait les changements aux transactions.
