Comment utiliser l'onglet Documents dans Salesforce - les nuls

Avant l'ajout de Salesforce Content, vous pouviez stocker des fichiers dans Salesforce sous l'onglet Documents. Bien que pas aussi robuste que le contenu, l'onglet Documents est toujours disponible et utile de plusieurs façons. Par exemple, vous pouvez héberger des images référencées dans des modèles d'e-mail, des applications personnalisées, des champs et même Force. com sites sur l'onglet Documents. En général, ces fichiers ne changent pas souvent et n'ont absolument pas besoin d'être collaborés. Vous pouvez donc continuer à les stocker en cliquant sur l'onglet Documents.

Vous pouvez également considérer l'onglet Documents comme un endroit où les administrateurs système hébergent des fichiers. Toutefois, si vous avez besoin de la possibilité de prévisualiser des fichiers, de collaborer avec Chatter ou de stocker des fichiers plus volumineux, ces fichiers appartiennent à Salesforce Content.

Création de dossiers dans la bibliothèque de documents

Pour créer un dossier de documents, vous devez d'abord posséder l'autorisation Gérer les documents publics. (Si vous n'êtes pas sûr de l'avoir, vous pouvez rapidement vérifier si vous avez dépassé l'étape 1 dans la liste suivante.) Si vous ne parvenez pas à passer l'étape 1, demandez à votre administrateur de vous aider., allez dans l'onglet Documents et suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le lien Créer un nouveau dossier sous l'en-tête Dossiers de documents. Une page Nouveau dossier de documents apparaît.
2. Entrez un nom pour le dossier dans le champ Dossier de document.
3. Utilisez la liste déroulante Accès aux dossiers publics pour sélectionner les droits d'accès.
4. Cliquez sur les cases d'option pour sélectionner les personnes autorisées à accéder au dossier.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. La page Documents de nom de dossier apparaît et vous pouvez commencer à ajouter de nouveaux documents dans votre nouveau dossier.

Ajout de documents

Avant que les représentants puissent commencer à utiliser des documents dans Salesforce, vous ou un membre de votre entreprise devez d'abord ajouter les documents à la bibliothèque de documents.

Lors du téléchargement de documents, la taille maximale d'un fichier est de 5 Mo. Pour certaines entreprises, il peut s'agir de la taille moyenne d'une présentation PowerPoint ou d'un fichier PDF avec des graphiques.

Pour ajouter un document et télécharger son fichier, connectez-vous à Salesforce et procédez comme suit:

1. Cliquez sur le signe plus en haut à droite de vos onglets, puis sélectionnez Documents. Une page Télécharger un nouveau document apparaît.
2. Entrez un nom pour le fichier dans le champ Nom du document. Si vous souhaitez que le nom du document corresponde exactement au nom du fichier, laissez ce champ vide. Après avoir sélectionné le fichier, le nom de fichier remplit automatiquement le champ Nom du document vide.
3. Cochez la case Pour usage interne seulement si vous souhaitez que ce document soit confidentiel.Si vous cochez cette case, vous ne modifiez pas l'accès au document, mais vous signalez à vos utilisateurs finaux de ne pas envoyer le fichier en dehors de la société.
4. Cochez la case Image disponible en externe uniquement si vous téléchargez une image que vous enverrez dans des modèles d'e-mails HTML à des personnes qui devraient la voir sans avoir à se connecter à Salesforce pour la voir. Par exemple, les logos ou les pieds de page doivent avoir cette case sélectionnée.
5. Utilisez la liste déroulante Dossier pour sélectionner un dossier. Si vous n'avez pas encore créé le dossier approprié ou si vous ne disposez pas d'un accès en lecture / écriture au dossier approprié, vous pouvez d'abord stocker le fichier dans le dossier Mes documents personnels et le réenregistrer ultérieurement.
6. Dans le champ Description, tapez une brève description du document.
7. Dans le champ Mots-clés, entrez des mots-clés qui aideront vos utilisateurs finaux à trouver le document. Salesforce fournit un outil de recherche de documents sur la page d'accueil des documents. Vous devez donc sélectionner les mots clés que vos utilisateurs vont utiliser. Par exemple, si vous ajoutez une étude de cas, vous pouvez entrer des mots clés qui incluent des produits pertinents, des noms de clients, des défis, etc., que les commerciaux pourraient utiliser pour les références croisées.
8. Sous l'étape Sélectionner le fichier, le bouton radio Entrer le chemin est sélectionné par défaut, il vous suffit donc de cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier souhaité. Une boîte de dialogue Choisir un fichier apparaît.
9. Sélectionnez un fichier dans les dossiers de votre ordinateur et cliquez sur Ouvrir. La boîte de dialogue se ferme et le chemin du document est entré dans le champ Fichier à télécharger.
10. Une fois le téléchargement terminé, la page d'enregistrement du document réapparaît en mode enregistré avec des informations sur le document et un lien pour afficher le document.

Utilisation de documents

Après avoir créé des documents dans Salesforce, vous pouvez les utiliser de différentes manières au cours de la vente. Vous pouvez rechercher des documents à partir de la page d'accueil Documents ou parcourir vos dossiers de documents. Vous pouvez tirer parti d'une image qui a été téléchargée à partir de l'onglet Documents, dans Modèles d'e-mail. Si vous êtes un administrateur, vous pouvez également personnaliser le logo dans le coin supérieur gauche de Salesforce avec une image téléchargée, dans la limite de 20 Ko et 300 pixels de large sur 55 pixels de haut.