Comment écrire des chèques dans QuickBooks 2010 - dummies

QuickBooks 2010 inclut une commande et une fenêtre spécialement conçues pour l'enregistrement et éventuellement l'impression de chèques. Vous pouvez écrire des chèques dans QuickBooks, en enregistrant les informations de retrait dans le compte approprié.

1Choisissez Banque → Écrire les chèques.

QuickBooks affiche la fenêtre Write Checks.

2Dans la liste déroulante Compte bancaire, sélectionnez un compte.

Choisissez le bon compte sur lequel vous voulez cocher.

3Dans le champ No., identifiez le numéro de chèque.

Si vous ne connaissez pas encore le numéro de chèque parce que vous n'avez pas imprimé le chèque, laissez le champ N ° vide. Activez ensuite la case à cocher À imprimer, qui apparaît à peu près au milieu de la fenêtre Vérifications en écriture.

4Dans le champ Date, enregistrez la date à laquelle le chèque est écrit ou sera écrit.

Vous pouvez entrer la date de vérification au format mm / jj / aaaa. Vous pouvez également entrer des dates simplement comme mmdd ou m / dd, et QuickBooks les transforme en mm / jj / aaaa.

Vous pouvez également cliquer sur le petit bouton de calendrier situé à droite du champ Date et sélectionner un jour dans le calendrier contextuel qui s'affiche.

5Dans le champ Payer à l'ordre de, indiquez la personne ou l'entreprise que vous payez avec le chèque.

Si le chèque que vous enregistrez est le premier chèque que vous avez fait au bénéficiaire, vous devez taper le nom du bénéficiaire dans le champ. Si vous avez déjà payé le bénéficiaire, cliquez sur le bouton fléché situé à l'extrémité droite du champ Payer dans l'ordre et sélectionnez un bénéficiaire dans la liste déroulante qui s'affiche.

6Cliquez sur le champ $ et tapez le montant du chèque.

QuickBooks écrit le montant du chèque sur la ligne sous le champ Payer à l'ordre de.

7 (Facultatif) Entrez ou modifiez une adresse dans le bloc Adresse.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser le bloc d'adresse pour fournir l'adresse du bénéficiaire. QuickBooks écrit le nom du bénéficiaire sur la première ligne du bloc d'adresse lorsque vous remplissez le champ Pay to the Order Of. Vous pouvez ajouter manuellement les autres lignes au bloc d'adresse. Notez cependant que si vous avez précédemment saisi une adresse pour un bénéficiaire (par exemple, lorsque vous avez enregistré un chèque pour la dernière fois), QuickBooks réutilise ces informations d'adresse pour les vérifications ultérieures.

8 (Facultatif) Fournissez une description de mémo dans le champ Mémo.

Si vous voulez imprimer le chèque, par exemple, vous pouvez utiliser le champ Mémo pour identifier votre numéro de compte ou le numéro de facture que le chèque paie.

9 (Facultatif) Cochez la case Paiement en ligne.

La sélection de cette case à cocher indique à QuickBooks de transmettre ultérieurement ces informations de chèque à votre banque avec les instructions que la banque effectue le paiement.

10Si le chèque paie pour une dépense particulière ou achète un actif particulier, cliquez sur l'onglet Dépenses s'il n'est pas déjà visible.

La fenêtre Write Checks peut s'être ouverte avec l'onglet Expenses déjà affiché.

11Saisissez le compte approprié dans la colonne Compte et le montant de la dépense ou de l'achat dans la colonne Montant.

Cette information de base explique pourquoi vous écrivez le chèque et d'où vient l'argent.

12 (Facultatif) Dans la colonne Mémo, fournissez une description mémo de cette ligne de détail des dépenses.

Incluez des précisions sur l'achat ou la dépense, si vous le souhaitez.

13 (Facultatif) Utilisez la colonne Customer: Job et la colonne Class pour décrire et catégoriser davantage les informations détaillées de la ligne de compte.

Si vous imputez la dépense à un client ou à un travail particulier, vous pouvez utiliser la colonne Facturable (indiquée par une icône) pour indiquer si cet article doit être facturé ultérieurement au client.

14Cliquez sur l'onglet Items de la fenêtre Write Checks.

Vous utilisez l'onglet Eléments lorsque vous écrivez un chèque pour acheter des éléments affichés et décrits dans votre liste d'éléments.

15Identifiez l'article acheté en entrant le code ou le nom de l'article dans la colonne Article.

Vous pouvez éventuellement modifier la description de l'élément affichée dans la colonne Description.

16Dans les colonnes Quantité, Coût et Montant, décrivez le nombre d'articles et le coût total des articles achetés.

Comme avec l'onglet Dépenses, QuickBooks vous donne la possibilité de classifier un article en utilisant les colonnes Client: Travail, Facturation et Classe.

17Si vous ne souhaitez pas imprimer le chèque dès maintenant, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer ou Enregistrer et nouveau.

Le bouton Enregistrer & Fermer enregistre la vérification et ferme également la fenêtre Write Checks. Cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau pour enregistrer la vérification, puis réaffichez la fenêtre Écrire les vérifications afin de pouvoir enregistrer une autre vérification.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer la vérification, cliquez sur le bouton Effacer.

18Si vous souhaitez imprimer des chèques dans un lot, après avoir enregistré le dernier chèque que vous souhaitez imprimer, cliquez sur la flèche vers le bas à droite du bouton Imprimer.

Le menu Imprimer apparaît.

Si vous souhaitez imprimer uniquement cette vérification, cliquez sur le bouton Imprimer.

19Sélectionnez la commande Imprimer lot.

La boîte de dialogue Sélectionner les chèques à imprimer s'ouvre.

20Sélectionnez les chèques que vous souhaitez imprimer.

Cliquez pour les sélectionner.

21Dans la zone de texte Premier numéro de chèque, entrez le numéro du premier chèque à utiliser pour l'impression, puis cliquez sur OK.

QuickBooks affiche la boîte de dialogue Imprimer les vérifications.

22Dans la zone Vérifier le style, sélectionnez le bouton radio correspondant au type de formulaire de contrôle sur lequel vous imprimez.

Si vous utilisez des chèques standard ou de style portefeuille, vous devez également indiquer le nombre de chèques.

23Cliquez sur le bouton Imprimer.

Vous pouvez également imprimer des chèques dans un lot en choisissant Fichier → Imprimer les formulaires → Chèques. QuickBooks affiche la boîte de dialogue Sélectionner les chèques à imprimer. Identifiez les chèques que vous souhaitez imprimer, cliquez sur OK et utilisez la boîte de dialogue Imprimer les chèques pour terminer l'impression de vos chèques.