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Les éléments essentiels à la gestion des calendriers sont les activités existantes, l'entrée de nouvelles activités, le rééchelonnement inévitable des activités. (espérons-le) finir éventuellement certaines activités.
Affichage de votre calendrier
Vous pouvez afficher votre calendrier à partir de votre page d'accueil et de votre lieu de travail. À partir de la page d'accueil, votre vue est limitée aux activités en retard, aux activités prévues aujourd'hui et aux activités prévues demain. Le calendrier Workplace propose un plus grand choix de vues et est un peu plus flexible.
Affichage du calendrier de la page d'accueil
Le calendrier de la page d'accueil, tel qu'illustré à la figure 1, affiche hier, aujourd'hui et demain. Vous pouvez ajuster la date cible en cliquant sur l'icône du calendrier en haut de la fenêtre et en sélectionnant une nouvelle date dans le calendrier qui apparaît. Si vous sélectionnez une autre date, l'écran affiche uniquement les activités pour ce jour - aucune activité en retard ou future.
Vous pouvez trier toutes les activités affichées dans l'une des quatre colonnes de l'écran. Cliquez sur le titre de la colonne pour trier toutes vos activités. En cliquant sur ce titre de colonne agit comme un interrupteur à bascule pour votre tri, allant d'un ordre ascendant à l'ordre décroissant. Les activités sont triées dans l'affichage de chaque jour.
L'agenda Workplace
Bien que le calendrier de la page d'accueil soit probablement la première chose que vous examinerez chaque fois que vous démarrez Microsoft CRM, le calendrier Workplace comporte plus d'options d'affichage et est un peu plus graphique. Vous accédez au calendrier Workplace en sélectionnant la zone Workplace (une option au bas de pratiquement tous les écrans), puis l'option de calendrier du panneau sur le côté de l'écran principal. Après avoir fait ces sélections, vous arrivez à l'affichage montré dans la figure 2.
Le calendrier du lieu de travail affiche seulement vos rendez-vous. Les appels téléphoniques et les tâches, par exemple, apparaissent dans la grille de la liste des activités. Vous y arrivez en sélectionnant Activités dans la barre latérale du lieu de travail.
Vous pouvez modifier la date ou la plage de dates de l'affichage du calendrier Workplace en sélectionnant des dates dans le calendrier situé dans l'angle supérieur droit. Vous pouvez également choisir parmi trois modes d'affichage (mois, semaine et jour) dans la liste sur le côté droit de l'écran.
La liste des activités
Si vous voulez vraiment savoir ce qui est à votre agenda, la grille d'affichage de la liste des activités est l'endroit où aller. Vous y arrivez en sélectionnant Activités dans le panneau Lieu de travail sur le côté de l'affichage principal.C'est l'endroit où votre journée devrait commencer, et c'est la fenêtre dans laquelle vous devriez vivre une grande partie de votre vie professionnelle.
Le champ Rechercher des activités vous permet de localiser les activités planifiées en fonction du sujet de l'activité. Bien que vous puissiez utiliser la barre de liste alphabétique en bas de la fenêtre pour localiser les sujets d'activité commençant par une lettre particulière, le champ Rechercher une activité est plus flexible car vous pouvez entrer des caractères consécutifs, tels que flor , trouver des sujets d'activité commençant par Florida. Vous pouvez également utiliser le caractère générique pour faire correspondre n'importe quelle séquence de caractères.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs vues. Votre sélection d'une vue fonctionne conjointement avec votre sélection Rechercher une activité. Ces vues sont:
- Mes activités: Ce ne sont que les activités qui sont dans votre emploi du temps. Ils comprennent les dernières échéances, les activités actuelles et futures.
- Activités ouvertes: Ce sont toutes des activités ouvertes, qu'elles appartiennent à quelqu'un d'autre ou à vous. La vue par défaut ne montre malheureusement pas à qui ils appartiennent.
- Activités fermées: Ce sont toutes les activités terminées que le système contient.
- Toutes les activités: Cette liste complète affiche les activités ouvertes et complétées, peu importe qui elles sont.
Création de rendez-vous pour vous-même
Vous pouvez créer un rendez-vous directement à partir de la page d'accueil, que l'aide en ligne de Microsoft suggère. Cette méthode est rapide, mais …
Vous pourriez avoir des problèmes en acceptant spontanément un Rendez-vous sans d'abord vérifier votre calendrier. Il est toujours préférable de vérifier votre calendrier avant de planifier les rendez-vous. Pour cette raison, vous devez utiliser une autre approche pour planifier vos rendez-vous lorsque vous travaillez en ligne dans Microsoft CRM.
1. Depuis le poste de travail, sélectionnez l'option Calendrier du panneau sur le côté gauche de l'écran.
Votre calendrier quotidien, hebdomadaire ou mensuel apparaît. Passez en revue votre horaire ici avant de vous engager à un autre rendez-vous ou activité.
L'affichage du calendrier affiche uniquement les rendez-vous, pas les tâches ou les appels téléphoniques. Si vous souhaitez éviter de planifier deux conférences téléphoniques en même temps, pensez à référencer la vue Liste des activités plutôt que la vue Calendrier.
2. Sélectionnez Créer un nouveau rendez-vous dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Le formulaire détaillé, appelé l'onglet Rendez-vous, pour entrer un nouveau Rendez-vous apparaît (comme le montre la Figure 3).
Plusieurs éléments de données sur l'onglet Rendez-vous méritent d'être clarifiés ou développés:
- Organisateur: Ceci est la personne qui coordonne l'activité. Il n'est pas nécessaire que l'organisateur soit même l'un des participants. C'est la personne que vous blâmez quand la réunion est foirée.
- Participants: Les participants peuvent être Comptes, Contacts, Prospects ou Utilisateurs. Un compte est une entreprise, donc on ne sait pas ce que cela signifie d'avoir une entreprise plutôt qu'une personne lors d'une réunion. Si un prospect est une entreprise, le même problème se pose.L'utilisation la plus courante du champ Participant consiste à inclure des contacts (qui sont des personnes) et des utilisateurs (qui sont les personnes de votre entreprise). Il est courant de mélanger et de faire correspondre vos types de participants. Vous devriez probablement toujours avoir au moins un contact et un utilisateur.
- Objet: Le texte que vous entrez dans le champ Objet se retrouve sur l'affichage du calendrier sur la même ligne que l'intervalle de temps pour l'activité. Dans la vue hebdomadaire du calendrier, le texte s'enroulera pour que vous puissiez voir tout le texte. Dans la vue quotidienne, le texte, s'il est trop long, peut être coupé.
- Heure de début et heure de fin : Si vous ne saisissez pas d'heure de début et de fin, en particulier pour les rendez-vous, ils ne seront pas affichés dans votre calendrier.
- Événement: Par défaut, un événement est une activité d'une journée. Lorsque vous sélectionnez un événement tous les jours, vous n'avez plus la possibilité de sélectionner des heures spécifiques. Vous pouvez, cependant, spécifier les dates; et si la date de fin est différente de la date de début, vous avez créé une activité qui s'étend sur plusieurs jours. Les vacances sont un bon exemple d'utilisation appropriée des événements.
- Remarques: Il s'agit d'une zone de texte de forme libre non libellée qui apparaît en fin de compte sur les lignes situées juste en dessous de la plage de temps et du sujet du calendrier.
- Concernant: Ce champ vous permet de joindre une activité à un ou plusieurs enregistrements. Ces enregistrements peuvent être Contacts ou Comptes ou Leads, par exemple. En associant l'activité à plus d'un enregistrement, vous pouvez voir l'activité de l'un de ces enregistrements.
