En utilisant QuickBooks pour gérer l'inventaire dans une entreprise manufacturière - les nuls

Le suivi des stocks dans une entreprise manufacturière est plus difficile que dans d'autres types d'entreprises. Lorsque vous réduisez tout à son essence dans QuickBooks, le problème vient de quelques exigences comptables délicates:

Dans un environnement de fabrication, le fabricant combine des articles de matières premières en produits finis. Cela signifie - et c'est la partie difficile - que le processus de fabrication réduit le nombre d'inventaire et la valeur de certains articles (les matières premières ou les composants) et augmente en même temps le compte et la valeur de l'autre. articles de marchandise.
Dans un environnement de fabrication, les règles indiquent que vous ne comptabilisez pas uniquement la valeur des articles dans les valeurs d'inventaire des articles finis. Vous comptez également le coût de la main-d'œuvre et des frais généraux d'usine utilisés pour fabriquer les articles.

QuickBooks résout le premier problème lié à l'inventaire de fabrication, mais il ne résout pas le second problème. Heureusement, tant que vous êtes un petit fabricant, vous n'avez probablement pas besoin de trop vous soucier du second problème. Vous devriez demander à votre CPA à ce sujet. Mais ne vous inquiétez pas - le Congrès et l'Internal Revenue Service ont fourni un tas d'échappatoires qui rendent la comptabilité plus facile pour les petits gars.

Manipuler l'inventaire manufacturé de manière simple

Si vous utilisez QuickBooks Pro ou certaines versions antérieures de QuickBooks Premier, vous n'avez pas la possibilité de comptabiliser la fabrication de l'inventaire dans QuickBooks. Le mieux que vous pouvez faire est de regrouper les éléments à combiner dans des éléments individuels dans la facture d'un client.

Cette approche semble bâclée, mais elle n'est pas aussi mauvaise que vous pourriez le penser à première vue. Vous pouvez choisir d'afficher uniquement l'élément de groupe dans une facture client. Cela signifie - pour en revenir à l'exemple du fleuriste vendant des roses et des vases rouges - que le fleuriste peut «fabriquer» un vase en cristal d'une douzaine de roses rouges et ensuite montrer l'article manufacturé comme un article de groupe sur la facture du client.

La seule chose qui pose un problème à propos de l'approche «utilisez simplement un élément de groupe» est que cela ne vous donne pas le moyen de suivre les valeurs d'inventaire des produits finis.

Exécution de la gestion des stocks dans QuickBooks

Pour comptabiliser la fabrication des stocks dans QuickBooks Premier ou QuickBooks Enterprise Solutions, vous ajoutez des éléments d'inventaire à la liste des éléments que vous fabriquez. Vous enregistrez également la fabrication d'articles comme vous … eh bien, les fabrique.

Supposons que la porcelaine de Pine Lake achète et revend en grande partie des tasses à café et d'autres doodads en porcelaine. Mais supposons aussi qu'une fois par an, Pine Lake Porcelain assemble une collection de tasses à café rouges dans un coffret cadeau Saint-Valentin en boîte. Dans ce cas, QuickBooks peut enregistrer l'assemblage d'un coffret-cadeau qui combine, par exemple, quatre tasses à café rouges, une boîte en carton et un emballage de papier de soie.

Ajout d'éléments d'un ensemble d'inventaire

Pour décrire les éléments fabriqués, procédez comme suit:

Choisissez Listes → Liste d'éléments.
QuickBooks affiche la fenêtre Liste d'éléments.
Cliquez sur le bouton Élément dans la fenêtre Liste d'éléments, puis choisissez Nouveau dans la liste déroulante.
QuickBooks affiche la fenêtre Nouvel élément.
Choisissez l'élément Assemblage d'inventaire dans la liste déroulante Type.
QuickBooks affiche la version Inventaire de la fenêtre Nouvel élément.
Spécifiez le compte à utiliser pour le suivi du coût de cet élément lorsque vous le vendez.
QuickBooks suggère le compte Coût des marchandises vendues. Toutefois, si vous avez créé d'autres comptes pour votre CMV, choisissez l'autre compte approprié.
Décrivez l'article manufacturé.
Tapez une description de l'élément que vous souhaitez voir apparaître dans les documents que vos clients voient, tels que les factures. (QuickBooks suggère la même description que celle que vous avez utilisée par défaut dans la zone de texte Description sur les transactions d'achat.)
Entrez le montant que vous facturez pour l'article dans la zone Prix de vente.
Indiquez si l'article manufacturé est soumis à la taxe de vente en utilisant la liste déroulante Code fiscal.
Utilisez la liste déroulante Compte de revenus pour spécifier le compte que QuickBooks doit utiliser pour suivre le revenu de la vente de l'article.
Identifiez les composants qui vont dans l'élément fini.
Utilisez la liste Nomenclature pour identifier les éléments individuels du composant et les quantités nécessaires pour assembler l'inventaire. Chaque élément de composant est placé sur une ligne distincte dans la liste. Ne pas être trop redondant, mais notez que vous identifiez à la fois l'élément du composant et le nombre d'éléments requis.
Identifiez le compte d'actif.
Spécifiez l'autre compte d'actif actuel que QuickBooks doit utiliser pour suivre la valeur de cet élément d'inventaire.
Sélectionnez un point de construction.
Utilisez les zones Point de construction pour spécifier la quantité d'inventaire la plus basse de cet élément qui peut rester avant que vous en fabriquiez d'autres. Lorsque le niveau d'inventaire atteint cette quantité, QuickBooks ajoute un rappel à la liste des rappels, vous informant que vous devez en faire plus.
Ignorer les zones En cours et Total.
Voir cette boîte en main? Laissez-le à zéro. Pour entrer un nombre maintenant, vous devez enregistrer une transaction non catégorisée, et vous ne voulez pas le faire. Allez-y et laissez le champ Valeur totale à zéro, aussi.
Laissez la zone À partir de, ou entrez la date actuelle.
Peu importe.

La version Inventory Inventory de la fenêtre New Item.

Enregistrement d'une fabrication ou d'un assemblage d'éléments

Pour créer un assemblage, choisissez la commande Fournisseurs → Activités d'inventaire → Assembler des assemblages.QuickBooks affiche la fenêtre Build Assemblies. Tout ce que vous faites est de choisir la chose que vous voulez construire à partir de la liste déroulante Élément d'assemblage, puis entrez la quantité que vous (ou un collègue malheureux) construit dans la boîte Quantité à construire dans le coin en bas à droite. Ensuite, vous cliquez sur le bouton Build & Close ou Build & New. (Cliquez sur le bouton Build & New si vous voulez enregistrer l'assemblage de certains autres éléments.)

La version Build Assemblies de la fenêtre New Item.

Voici quelques points à retenir concernant la commande Build Assemblies:

Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, QuickBooks affiche la quantité de l'assemblage que vous avez en main et le nombre de clients qui ont passé des commandes. C'est une information très utile, alors rappelez-vous que c'est là.
Une table dans la fenêtre Assemblages de build vous montre ce qui se passe dans votre produit. Pas que cela vous intéresse, mais c'est une liste de matériaux.
Au bas de la liste des nomenclatures, QuickBooks vous indique le nombre maximum d'assemblages que vous pouvez effectuer, compte tenu de vos stocks d'inventaire actuels.
Lorsque vous créez un article, QuickBooks ajuste le nombre d'articles en stock. Si vous fabriquez des coffrets-cadeaux contenant chacun quatre tasses rouges et deux linges d'emballage, QuickBooks réduit le nombre d'articles de tasses rouges et de tissus d'emballage et augmente le nombre d'articles des coffrets-cadeaux lorsque vous enregistrez l'assemblage.

Certains des composants utilisés dans un assemblage peuvent ne pas être des éléments d'inventaire. Vous pouvez utiliser des pièces non inventorielles dans un assemblage.

Gestion de plusieurs emplacements d'inventaire

QuickBooks Enterprise Solutions vous permet de gérer le problème de conservation d'enregistrements dans plusieurs emplacements. Pour activer cette fonctionnalité, appelée Suivi de l'inventaire avancé, choisissez la commande Edition → Préférences, cliquez sur Éléments et inventaire, cliquez sur l'onglet Préférences de la société, puis cliquez sur le bouton Paramètres d'inventaire avancés.

Si vous utilisez la version Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks affiche des boîtes de dialogue qui vous permettent de créer une liste de sites d'inventaire et d'ajouter des champs aux fenêtres et boîtes de dialogue appropriées. Si vous n'utilisez pas la version Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks affiche des informations sur la mise à niveau vers Enterprise Solutions.