Que se passe-t-il lorsque vous condensez le fichier

Le processus de condensation de fichiers QuickBooks fait deux choses: La commande QuickBooks Condense crée une copie permanente du fichier de données QuickBooks (appelé une copie d'archivage du fichier); le processus de condensation de fichiers rend le fichier de données plus petit en résumant de nombreuses transactions fermées et détaillées qui utilisent de grandes entrées de journal de monstre.

Parce que cette condensation et cet archivage peuvent être un peu déroutants, voici un bref résumé de ce qui se passe exactement lorsque vous condensez le fichier de la compagnie QuickBooks. Voici ce que fait généralement QuickBooks pendant le processus:

• Enregistre une copie d'archive de vos fichiers d'entreprise: Lorsque vous compressez le fichier d'entreprise QuickBooks, QuickBooks enregistre une copie d'archivage de ce fichier.

• Supprime les anciennes transactions fermées: dans le cadre du processus de condensation, QuickBooks vous permet de supprimer les anciennes transactions fermées de la version actuelle du fichier de société QuickBooks. N'oubliez pas que l'archivage crée une copie d'archivage du fichier de la société QuickBooks.

  Cependant, vous avez toujours la version de travail du fichier de compagnie QuickBooks, et c'est cette version actuelle, qui fonctionne du fichier de la compagnie QuickBooks, qui est nettoyée, ou condensée, par l'enlèvement de vieux, fermé transactions.

  Les transactions fermées sont des transactions que QuickBooks n'a plus besoin de suivre en détail. Par exemple, une ancienne facture client - après qu'elle a été payée - est une transaction fermée. Un ancien chèque écrit à un vendeur - après que la banque a été libérée - est une transaction fermée.

• Résume les transactions anciennes et fermées: comme les anciennes transactions fermées sont supprimées du fichier de données QuickBooks, la condensation crée généralement des entrées de journal mensuelles récapitulatives pour les anciennes transactions fermées et place ces transactions récapitulatives dans le, version de travail du fichier de données QuickBooks.

  Ces écritures récapitulatives mensuelles vous permettent de continuer à préparer vos états financiers mensuels. Par exemple, même si l'archivage supprime toutes les anciennes transactions clôturées de janvier 2011, par exemple, vous pouvez toujours produire des états financiers pour janvier 2011 en 2014. Pour produire des états financiers mensuels pour janvier 2011, QuickBooks utilise les écritures mensuelles récapitulatives.

• Efface la piste d'audit: QuickBooks conserve une piste d'audit indiquant qui a saisi quelles transactions. Un effet presque caché du nettoyage des fichiers de données QuickBooks concerne la piste d'audit. Si vous nettoyez un fichier de société et indiquez que le fichier de l'entreprise doit être condensé, QuickBooks efface la piste d'audit avant la date "transactions supprimées fermées le ou avant".

  En d'autres termes, pour la période pendant laquelle QuickBooks supprime les anciennes transactions fermées, il supprime également la trace d'audit de ces transactions.

Le processus du fichier condensé consiste généralement à créer une copie du fichier de données QuickBooks que vous enregistrez et à ranger ailleurs, puis à créer une version réduite du fichier de l'entreprise active. La commande que vous utilisez pour condenser le fichier de société QuickBooks, cependant, vous permet également de créer des fichiers de société presque vides.

La plupart des gens n'ont jamais besoin d'utiliser cette option. Une seule catégorie d'utilisateurs de QuickBooks souhaitant créer des fichiers d'entreprise presque vides: les CPA et les consultants (qui souhaitent réutiliser un fichier d'entreprise pour une autre unité commerciale ou client) peuvent utiliser cette commande pour créer des fichiers de données d'entreprise contenant les listes sont déjà configurées.