Notions de base sur la sauvegarde du fichier de données QuickBooks 2012 - mannequins

Une tâche d'importance cruciale que vous ou un collègue devez accomplir est de sauvegarder les données de QuickBooks 2012 fichier. Littéralement, le fichier de données QuickBooks décrit les affaires financières de votre entreprise. Vous ne voulez absolument pas perdre le fichier de données.

Perdre le fichier de données, par exemple, pourrait signifier que vous ne savez pas combien d'argent vous avez, vous ne savez pas si vous faites ou perdez de l'argent, et vous ne serez pas en mesure de facilement ou avec précision préparez vos déclarations de revenus annuelles.

Heureusement, la sauvegarde du fichier de données QuickBooks est plutôt simple. Vous devez terminer seulement trois étapes:

1. Choisissez la commande Fichier → Créer une copie.

   QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer la copie ou la sauvegarde, qui propose trois options: l'option de sauvegarde de votre fichier QuickBooks, l'option de création d'un fichier de société portable et la possibilité de créer une copie comptable.

2. Vous souhaitez enregistrer une copie de sauvegarde, cliquez donc sur le bouton d'option Copie de sauvegarde. Puis cliquez sur Suivant pour continuer.

   Vous pouvez créer un fichier de sauvegarde complet ou un fichier de société portable lorsque vous copiez le fichier QuickBooks. Un fichier de société portable est plus petit qu'un fichier de sauvegarde, il est donc plus pratique de se déplacer.

   Par exemple, vous pouvez plus facilement envoyer un fichier de société portable par courrier électronique. Le frotter avec les fichiers de compagnie portables est ceci: QuickBooks doit travailler dur pour écraser le dossier de compagnie portatif à une petite taille. QuickBooks doit aussi faire plus de travail pour décompresser le fichier plus tard quand vous voulez travailler avec.

   Après avoir cliqué sur Suivant, la boîte de dialogue Enregistrer la copie ou la sauvegarde, illustrée dans l'illustration ci-dessous, s'affiche.

   Vous pouvez simplement aller directement à la boîte de dialogue Enregistrer la copie ou sauvegarder ci-dessous en choisissant la commande Fichier → Créer une sauvegarde.

   

3. Indiquez si vous souhaitez enregistrer votre fichier de sauvegarde QuickBooks sur votre société locale ou votre centre de données hors site QuickBooks.

   Cliquez sur Sauvegarde locale pour indiquer que vous souhaitez stocker la copie de sauvegarde de votre fichier sur le disque dur de votre ordinateur.

4. Cliquez sur le bouton Options pour choisir un emplacement de sauvegarde.

   QuickBooks affiche la boîte de dialogue Options de sauvegarde, comme indiqué dans l'illustration ci-dessous.

   

5. Spécifiez dans quel dossier ou emplacement de disque le fichier de la société doit être sauvegardé.

   Vous entrez simplement un chemin d'accès directement dans la boîte qui indique où sauvegarder vos copies de sauvegarde.

6. (Facultatif) Sélectionnez vos options de sauvegarde.

   Vous pouvez également utiliser la boîte de dialogue Options de sauvegarde ci-dessus pour spécifier quand QuickBooks doit vous rappeler de sauvegarder et comment sauvegarder QuickBooks:

   1. Horodatages: pour ajouter la date et l'heure de l'opération de sauvegarde au fichier de sauvegarde nom, activez la case à cocher Ajouter la date et l'heure de la sauvegarde au nom de fichier.

   2. Limitation des copies de sauvegarde: Pour indiquer à QuickBooks de supprimer les anciennes copies de sauvegarde, cochez la case Limiter le nombre de copies de sauvegarde dans ce dossier, puis spécifiez le nombre de copies de sauvegarde à conserver dans la zone de texte adjacente.

   3. Rappels de sauvegarde: cochez la case Me rappeler de sauvegarder lorsque je ferme mon fichier d'entreprise et la zone de texte adjacente pour spécifier que vous souhaitez être rappelé pour sauvegarder le fichier QuickBooks à chaque fois, à chaque fois, une fois sur trois, et ainsi de suite, que vous fermez QuickBooks.

   4. Vérification des données: utilisez les boutons de vérification pour indiquer à QuickBooks qu'il doit vérifier l'intégrité des données lorsqu'il sauvegarde vos données. Sélectionnez le bouton Vérification complète pour la vérification la plus complète et la plus complète de QuickBooks.

7. Cliquez sur OK lorsque vous avez fini de spécifier l'emplacement et les options de sauvegarde, puis cliquez sur Suivant.

   QuickBooks affiche une boîte de dialogue vous demandant quand vous voulez sauvegarder.

8. Décidez quand vous voulez sauvegarder.

   Généralement, vous voulez sauvegarder lorsque vous choisissez la commande Enregistrer la copie ou la sauvegarde. Vous pouvez, cependant, aussi dire à QuickBooks de planifier régulièrement des sauvegardes du fichier de données QuickBooks selon un schéma intelligent.

   Si vous indiquez à QuickBooks que vous souhaitez planifier des sauvegardes, QuickBooks affiche plusieurs boîtes de dialogue que vous utilisez pour créer la nouvelle planification de sauvegarde en nommant la planification et en indiquant les jours et les heures auxquels les sauvegardes doivent être planifiées.

9. Cliquez sur Terminer pour fermer la boîte de dialogue Enregistrer la copie ou la sauvegarde.

   Après avoir spécifié comment l'opération de sauvegarde devrait fonctionner, cliquez sur Terminer. QuickBooks sauvegarde (ou crée une copie de) le fichier de société QuickBooks actuel et stocke cette nouvelle copie de fichier à l'emplacement de sauvegarde.