Bases de la sauvegarde du fichier de données QuickBooks 2014 - mannequins

Une tâche d'importance critique que vous ou un collègue devez accomplir est une sauvegarde du fichier de données QuickBooks. Peu d'éléments stockés sur le disque dur de votre ordinateur méritent autant d'attention que le fichier de données QuickBooks. Littéralement, le fichier de données QuickBooks décrit les affaires financières de votre entreprise. Vous ne voulez absolument pas perdre le fichier de données.

Perdre le fichier de données, par exemple, pourrait signifier que vous ne savez pas combien d'argent vous avez, vous ne savez pas si vous faites ou perdez de l'argent, et vous ne serez pas en mesure de facilement ou avec précision préparez vos déclarations de revenus annuelles.

Heureusement, la sauvegarde du fichier de données QuickBooks est plutôt simple. Vous devez compléter seulement neuf étapes:

1Choisissez la commande Fichier → Créer une copie.

QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer la copie ou la sauvegarde, qui propose trois options: l'option de sauvegarde de votre fichier QuickBooks, l'option de création d'un fichier de société portable et la possibilité de créer une copie comptable.

2Vous souhaitez enregistrer une copie de sauvegarde, cliquez donc sur le bouton d'option Copie de sauvegarde; puis cliquez sur Suivant pour continuer.

Vous pouvez créer un fichier de sauvegarde complet ou un fichier de société portable lorsque vous copiez le fichier QuickBooks. Un fichier de société portable est plus petit qu'un fichier de sauvegarde, il est donc plus pratique de se déplacer. Par exemple, vous pouvez plus facilement envoyer un fichier de société portable par courrier électronique.

Le frotter avec les fichiers de compagnie portatifs est ceci: QuickBooks doit travailler dur pour écraser le dossier de compagnie portatif à une petite taille. QuickBooks doit également faire plus de travail pour décompresser le fichier plus tard quand vous voulez travailler avec.

Après avoir cliqué sur Suivant, la boîte de dialogue Enregistrer la copie ou la sauvegarde apparaît. Vous pouvez accéder directement à la boîte de dialogue Enregistrer la copie ou la sauvegarde en choisissant la commande Fichier → Créer une sauvegarde.

3 Indiquez si vous souhaitez enregistrer votre fichier de sauvegarde QuickBooks sur l'ordinateur de votre entreprise ou sur le centre de données hors site de QuickBooks.

Cliquez sur Sauvegarde locale pour indiquer que vous souhaitez stocker la copie de sauvegarde de votre fichier sur le disque dur de votre ordinateur ou sur un périphérique de stockage amovible, tel qu'un lecteur flash.

4Cliquez sur le bouton Options pour choisir un emplacement de sauvegarde.

QuickBooks affiche la boîte de dialogue Options de sauvegarde.

5Spécifiez dans quel dossier ou emplacement de disque le fichier de la société doit être sauvegardé.

Vous entrez simplement un chemin d'accès directement dans la boîte qui indique où sauvegarder vos copies de sauvegarde.

Si vous ne savez pas comment entrer un nom de chemin, cliquez sur le bouton Parcourir.Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Rechercher un dossier, utilisez sa liste de dossiers pour sélectionner le disque ou le dossier que vous souhaitez utiliser pour les sauvegardes QuickBooks.

6 (Facultatif) Sélectionnez vos options de sauvegarde.

Vous pouvez également utiliser la boîte de dialogue Options de sauvegarde pour spécifier quand QuickBooks doit vous rappeler de sauvegarder et comment QuickBooks doit sauvegarder:

Ajouter des horodatages: Pour ajouter la date et l'heure de l'opération de sauvegarde au fichier de sauvegarde nom, activez la case à cocher Ajouter la date et l'heure de la sauvegarde au nom de fichier.

Limitation des copies de sauvegarde: Pour indiquer à QuickBooks de supprimer les anciennes copies de sauvegarde, cochez la case Limiter le nombre de copies de sauvegarde dans ce dossier à X , puis spécifiez le nombre de copies de sauvegarde à conserver en utilisant la zone de texte adjacente.

Définition des rappels de sauvegarde: cochez la case Me rappeler de sauvegarder lorsque je ferme mon fichier de société toutes les X heures et la zone de texte adjacente pour spécifier que vous souhaitez être rappelé pour sauvegarder le fichier QuickBooks quand vous fermez QuickBooks. Vos options d'intervalle incluent chaque fois, chaque fois, chaque troisième fois, et ainsi de suite.

Activation de la vérification des données: utilisez les boutons de vérification pour indiquer à QuickBooks qu'il doit vérifier l'intégrité des données lorsqu'il sauvegarde vos données. Sélectionnez le bouton radio Vérification complète pour la vérification la plus complète et la plus complète de QuickBooks.

Sinon, si vous n'avez pas le temps d'effectuer une double vérification supplémentaire de la vérification des données, sélectionnez la case d'option Vérification plus rapide. Mieux encore, faites attention au vent - attention aux bébés de toute façon - et sélectionnez le bouton radio No Verification.

7Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé de spécifier l'emplacement et les options de sauvegarde, puis cliquez sur Suivant.

QuickBooks affiche une boîte de dialogue (non illustrée) qui vous demande quand vous voulez sauvegarder.

8Spécifiez quand vous voulez sauvegarder.

Généralement, vous voulez sauvegarder lorsque vous choisissez la commande Enregistrer la copie ou la sauvegarde. Dans ce cas, lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer une copie ou une sauvegarde qui demande le ?? quand ?? question, cliquez sur le bouton Enregistrer maintenant.

Vous pouvez, cependant, aussi dire à QuickBooks de planifier régulièrement des sauvegardes du fichier de données QuickBooks selon un schéma intelligent - quand QuickBooks demande quand? question - en cliquant sur les boutons Enregistrer maintenant et Planifier les sauvegardes futures ou en cliquant sur le bouton Planifier uniquement les sauvegardes futures.

Si vous indiquez à QuickBooks que vous souhaitez planifier des sauvegardes, QuickBooks affiche plusieurs boîtes de dialogue que vous utilisez pour créer la nouvelle planification de sauvegarde en nommant la planification et en définissant les jours et les heures auxquels les sauvegardes doivent être planifiées.

9Cliquez sur Terminer pour fermer la boîte de dialogue Enregistrer la copie ou la sauvegarde.

Après avoir spécifié comment l'opération de sauvegarde devrait fonctionner, cliquez sur Terminer. QuickBooks sauvegarde (ou crée une copie de) le fichier de société QuickBooks actuel et stocke cette nouvelle copie de fichier à l'emplacement de sauvegarde.