Créer un index dans Word 2011 pour Mac - des mannequins

Vous travaillez peut-être sur un long document dans Word dans lequel vous voulez un index avec des numéros de page. Word in Office 2011 pour Mac peut automatiser cette tâche pour vous. Cette procédure comporte trois étapes:

1. Générer une table de mots ou d'expressions à indexer, enregistrée dans un fichier spécial appelé fichier de concordance .

2. Marquez les mots ou expressions à utiliser dans l'index.

3. Générer l'index.

Créer une table de mots et de phrases à indexer

Word est assez intelligent, mais vous devez indiquer à Word les mots ou expressions à utiliser dans l'index et les en-têtes à indexer. Vous dites à Word les mots ou expressions à utiliser dans l'index en créant un fichier de concordance. Suivez ces étapes pour créer une table de concordance:

1. Dans Word, choisissez Fichier → Nouveau document vierge.

2. Dans le menu, choisissez Tableau → Insérer → Tableau.

3. Dans la boîte de dialogue Insérer un tableau, définissez Nombre de colonnes sur 2.

4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Insérer un tableau.

5. Remplissez les cellules:

   Colonne de gauche: Mettez tous les mots de votre document qui doivent être marqués pour l'indexation dans la colonne de gauche, un mot ou une phrase par cellule.

   Colonne de droite: Entrez l'en-tête de l'index de document correspondant à chaque mot de la colonne de gauche.

   N'utilisez pas les en-têtes de colonne: Rien d'autre ne peut figurer dans le fichier de concordance à l'exception de votre table à deux colonnes.

6. Choisissez Fichier → Enregistrer pour enregistrer la table en tant que document Word, puis choisissez Fichier → Fermer pour fermer le document de la table de concordance.

Marquage des mots ou expressions à utiliser dans l'index

Après avoir enregistré votre fichier de concordance, vous pouvez l'utiliser pour créer un index à partir d'un document long. Suivez ces étapes pour utiliser un fichier de concordance:

1. Dans Word, choisissez Fichier → Ouvrir.

2. Sélectionnez le document Word que vous souhaitez indexer mais ne l'ouvrez pas encore.

3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier, choisissez Copier dans le menu local Ouvrir, puis cliquez sur le bouton Ouvrir pour ouvrir une copie du document que vous souhaitez indexer.

4. Dans la copie de votre document, choisissez Insérer → Index et tableaux.

   

5. Cliquez sur l'onglet Index, puis sur le bouton AutoMark.

6. Accédez au fichier de concordance enregistré précédemment, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Génération de l'index

Les étapes suivantes créent l'index:

1. Cliquez dans votre document pour définir le curseur d'insertion à l'endroit où vous souhaitez créer l'index.

2. Dans Word, choisissez Insérer → Index et tableaux.

3. Cliquez sur l'onglet Index s'il n'est pas déjà sélectionné.

4. Choisissez le type, le format, le style de l'onglet et ainsi de suite; ou allez avec les paramètres par défaut pour formater votre index.

5. Après avoir fait tous vos choix, cliquez sur OK.

   

Lorsque vous créez votre index, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez que les sous-titres fonctionnent dans votre document. Expérimentez librement jusqu'à obtenir le bon résultat.