Modification de documents avec IBM Workplace Services Express - les mannequins

Vous pouvez généralement modifier vos propres documents dans IBM Workplace Services Express (WSE) et, en fonction des paramètres d'accès de la bibliothèque de documents, vous pouvez capable de modifier les documents des coéquipiers, aussi. Cependant, vous ne pouvez parfois pas éditer des documents, pas même les documents que vous avez créés vous-même.

Vous pouvez facilement savoir si vous pouvez modifier un document car, lorsque vous l'ouvrez, vous voyez le bouton Modifier ou vous ne le faites pas.

Voici certaines raisons pour lesquelles vous pourriez être empêché d'éditer un document:

• La bibliothèque de documents peut ne pas être configurée pour vous permettre d'éditer n'importe quel document, en raison de la nature même de la bibliothèque.
• Le document est verrouillé - soit quelqu'un d'autre dans votre équipe le modifie, soit quelqu'un le verrouille manuellement pour empêcher d'autres changements.

En supposant que vous puissiez éditer un document particulier - parce que vous avez un accès correct et que le document n'est pas verrouillé - les sections suivantes couvrent quelques-unes des choses supplémentaires que vous pouvez faire avec le document en plus de modifier son contenu réel.

Modifier les propriétés d'un document

La partie la plus importante d'un document, bien sûr, est son contenu. Mais il y a plus à un document, en ce qui concerne WSE.

Vous pouvez modifier les propriétés du document - les zones que WSE suit pour chaque document - telles que le nom, la description, etc. du document. Ce contenu à propos de un document est parfois appelé métadonnées. Les propriétés du document peuvent être très importantes pour s'assurer que les autres membres de l'équipe peuvent trouver le document, en particulier lorsqu'ils le recherchent. Plus vous incluez d'informations dans les champs de propriété, plus il est probable que d'autres utilisateurs puissent accéder au contenu du document et l'utiliser.

Pour modifier les propriétés d'un document, qu'il ait été créé avec Office ou un éditeur WSE, procédez comme suit:

1. Recherchez et ouvrez le document que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton Modifier.

Le formulaire Modifier le document apparaît.

2. Utilisez le formulaire Modifier le document pour modifier le titre, la description ou la langue préférée du document.

3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Publier, Soumettre pour approbation ou Enregistrer en tant que brouillon privé, selon le cas.

Le document est enregistré et fermé.

Remplacement d'un document

Il peut arriver que vous deviez remplacer un document, un verrou, un stock et un canon. Ce n'est pas quelque chose que vous faites souvent, mais parfois vous avez un fichier sur votre disque dur local que vous devez télécharger à la place d'un document qui est déjà dans la bibliothèque.Inutile de dire que le document existant est remplacé - de façon permanente - donc soyez prudent. Vous ne pouvez pas remplacer un document qui a été enregistré en tant que brouillon en attente.

Procédez comme suit pour remplacer un document existant d'une bibliothèque de documents par un document de votre ordinateur:

1. Localisez et ouvrez le document que vous souhaitez remplacer.

2. Cliquez sur le bouton Remplacer.

Le formulaire Remplacer le document apparaît.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier sur votre disque dur que vous souhaitez télécharger en tant que remplacement.

4. Cliquez sur le bouton Publier, Soumettre pour approbation ou Enregistrer en tant que brouillon privé, selon le cas.

Le nouveau document apparaît dans la bibliothèque de documents et l'ancien disparaît.

Déplacement ou copie d'un document

Bien que les étapes de copie et de déplacement d'un document soient presque les mêmes, les résultats sont bien entendu différents. Lorsque vous copiez un document, vous obtenez deux versions identiques du document dans deux dossiers différents. Lorsque vous déplacez un document, le document est extrait de son dossier d'origine et déposé dans le dossier spécifié.

Procédez comme suit pour copier ou déplacer un document dans une bibliothèque de documents:

1. Localisez et ouvrez le document.

2. Choisissez Plus d'actions -> Copier ou Plus d'actions -> Déplacer.

Le formulaire Copier vers un dossier (ou Déplacer vers un dossier) apparaît.

3. Sélectionnez le dossier de destination dans lequel vous souhaitez placer le document copié ou déplacé.

4. Cliquez sur OK.

Le document est copié ou déplacé vers son nouvel emplacement.