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La plupart des organisations sont tenues par différentes lois, réglementations et normes de collecter et stocker certaines informations, ainsi que de les conserver pendant des périodes spécifiques. Une organisation doit être consciente des exigences légales et s'assurer qu'elle est conforme à toutes les réglementations et normes applicables.
Les politiques de conservation des dossiers doivent couvrir tous les dossiers électroniques pouvant se trouver sur des serveurs de fichiers, systèmes de gestion de documents, bases de données, systèmes de messagerie, archives et systèmes de gestion des dossiers.
Les organisations qui souhaitent conserver des informations plus longtemps que ce qui est requis par la loi devraient fermement établir pourquoi ces informations devraient être conservées plus longtemps. De nos jours, le simple fait d'avoir des informations peut être une responsabilité, donc garder des informations sensibles plus longtemps devrait être l'exception plutôt que la norme.
À l'extrémité opposée du spectre de rétention des enregistrements, de nombreuses entreprises détruisent désormais les enregistrements (y compris les supports de sauvegarde) dès que légalement autorisé afin de limiter l'étendue (et le coût) de futures demandes de découverte ou litige. Avant de mettre en œuvre de telles stratégies de rétention draconiennes qui limitent considérablement les périodes de rétention de votre organisation, vous devez pleinement comprendre les implications négatives d'une telle stratégie pour vos capacités de reprise après sinistre. De plus, consultez le conseiller juridique de votre organisation pour vous assurer que vous respectez toutes les lois et réglementations applicables.
