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QuickBooks 2012 fait la plupart des entrées de journal pour vous. Par exemple, lorsque vous utilisez QuickBooks pour enregistrer un chèque de 1 000 $ qui paie des fournitures Acme pour certains produits papier que vous avez achetés, QuickBooks débite automatiquement les fournitures (à condition que vous indiquiez que le chèque est pour les fournitures).
De même, lorsque vous produisez une facture qui enregistre une vente, QuickBooks crée ces écritures pour vous. Par exemple, si vous avez vendu 13 000 $ de hot dogs et de petits pains, et que ces hot dogs et ces petits pains vous coûtent en réalité 3 000 $, QuickBooks les débite de 13 000 $, crédite les recettes des ventes de 13 000 $, les débits 3 000 $, et l'inventaire des crédits pour 3 000 $.
En d'autres termes, pour la plupart de vos transactions de routine, QuickBooks gère les entrées de journal pour vous dans les coulisses.
Cela ne signifie pas, cependant, que vous pouvez toujours éviter de travailler avec des entrées de journal. Toute transaction qui ne peut pas être traitée via un formulaire QuickBooks standard, tel que le formulaire de facture ou le formulaire de vérification d'écriture, doit être enregistrée à l'aide d'une écriture au journal.
Par exemple, si vous achetez une immobilisation en écrivant un chèque, l'achat de l'immobilisation est automatiquement enregistré par QuickBooks. Cependant, la dépréciation qui sera utilisée pour la dépense de l'actif au cours de sa vie économique estimée doit être enregistrée avec des écritures de journal que vous construisez vous-même et entrez d'une manière différente.
Un autre point vraiment important: les informations sur la balance de vérification fournissent les données brutes dont vous avez besoin pour préparer votre état financier. Vous n'avez pas réellement à prendre ce genre de données brutes et à préparer vos états financiers. Prévisible, QuickBooks construit facilement, rapidement et sans effort vos états financiers en utilisant cette information de balance de vérification.
QuickBooks crée automatiquement la plupart des écritures de journal pour vous, crée une balance de vérification en utilisant les informations d'écriture de journal et, lorsque vous y êtes invité, produit des états financiers. La plus grande partie du travail de comptabilité en partie double se déroule ensuite dans les coulisses. Vous ne vous inquiétez pas au sujet de nombreuses entrées de journal au jour le jour.
Et si vous ne voulez jamais voir une balance d'essai, vous n'avez pas à le faire. En fait, si vous utilisez simplement QuickBooks pour produire des factures et pour émettre des chèques qui paient les factures, presque toutes les informations dont vous avez besoin pour préparer vos états financiers sont automatiquement collectées. Donc c'est vraiment bien.
Cependant, toutes les informations nécessaires à la production d'états financiers fiables et précis ne sont pas collectées automatiquement.Vous rencontrerez une poignée de cas importants qui devraient être traités sur une base spéciale à travers les entrées de journal que vous ou votre CPA construisez et entrez.
