Comment ajouter des utilisateurs dans QuickBooks Pro et Premier - des nuls

Vous n'êtes pas limité à l'utilisation d'un seul mot de passe pour contrôler l'accès à votre fichier de données QuickBooks. QuickBooks vous permet de configurer plusieurs mots de passe pour le fichier de données QuickBooks. Pour configurer d'autres utilisateurs dans QuickBooks Pro et QuickBooks Premier, procédez comme suit:

1. Choisissez la commande Société → Configurer les utilisateurs et mots de passe → Configurer les utilisateurs.

   QuickBooks affiche la boîte de dialogue Liste d'utilisateurs (non affichée), qui identifie tous les utilisateurs pour lesquels l'accès QuickBooks a été configuré et qui sont actuellement connectés au système.

2. Dites à QuickBooks que vous souhaitez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur.

   QuickBooks affiche la première boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès.

3. Identifiez l'utilisateur et indiquez un mot de passe.

   Donnez à chaque utilisateur pour lequel vous définissez un mot de passe un nom d'utilisateur en saisissant un nom abrégé - peut-être le prénom de l'utilisateur - dans la zone Nom d'utilisateur. Après avoir identifié l'utilisateur, entrez le mot de passe de l'utilisateur dans la zone de texte Mot de passe et dans la zone de texte Confirmer le mot de passe.

4. Cliquez sur Suivant pour continuer, puis indiquez si vous souhaitez limiter l'accès au nouvel utilisateur.

   Lorsque QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Configurer le mot de passe utilisateur et l'accès, indiquez si vous souhaitez limiter l'accès et les droits de l'utilisateur. Si vous voulez limiter l'accès et les droits ( droits sont simplement les choses que l'utilisateur peut faire), sélectionnez le bouton radio Selected Areas of QuickBooks. Si vous voulez que l'utilisateur puisse faire quoi que ce soit, sélectionnez le bouton radio Toutes les zones de QuickBooks. Si vous indiquez que le nouvel utilisateur doit avoir accès à toutes les zones de QuickBooks, vous avez fini de configurer le mot de passe de l'utilisateur. Vous pouvez ignorer les étapes restantes.

5. Cliquez sur Suivant pour continuer, puis décrivez l'accès aux informations et aux tâches relatives aux ventes et aux comptes clients.

   Une fois l'étape 4 terminée, QuickBooks affiche la troisième boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès utilisateur. C'est le premier d'une série de boîtes de dialogue qui vous guidera à travers une interview, en posant des questions détaillées sur le type d'accès que chaque utilisateur devrait avoir à un domaine particulier.

   Par exemple, en ce qui concerne l'activité de vente, QuickBooks pose des questions sur l'accès aux transactions (telles que les factures, les notes de crédit et les informations sur les comptes débiteurs). Vous pouvez indiquer que l'utilisateur ne doit pas avoir accès en sélectionnant le bouton radio Aucun accès. Vous pouvez indiquer que l'utilisateur doit avoir un accès complet en sélectionnant le bouton radio Accès complet. Si l'utilisateur doit avoir un accès partiel, sélectionnez le bouton radio Accès sélectif, puis sélectionnez l'un des boutons subsidiaires Accès sélectif: Créer des transactions uniquement, Créer et imprimer des transactions ou Créer des transactions et Créer des rapports.

6. Cliquez sur Suivant, puis décrivez les achats et les droits des comptes fournisseurs.

   Après avoir terminé l'étape 5 en cliquant sur Suivant, QuickBooks affiche la quatrième boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès, qui vous permet de spécifier l'accès de ce nouvel utilisateur aux zones achats et comptes fournisseurs. Vous pouvez sélectionner le bouton radio Pas d'accès. Vous pouvez sélectionner le bouton radio Accès complet. Vous pouvez également sélectionner un terrain d'entente en sélectionnant le bouton radio Accès sélectif et l'un des boutons subsidiaires Accès sélectif. Les mêmes règles pour définir les droits et l'accès qui s'appliquent à la zone des achats et des comptes fournisseurs s'appliquent à la zone des ventes et des comptes débiteurs.

7. Cliquez sur Suivant, puis décrivez les droits et l'accès restants.

   Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant affiché en bas de chaque version de la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès, QuickBooks affiche plusieurs autres versions de la boîte de dialogue utilisée pour vous interroger sur les droits et accès des utilisateurs. Par exemple, après avoir défini les droits qui conviennent à l'utilisateur dans la zone des achats et des comptes fournisseurs, QuickBooks vous interroge sur la zone de vérification et de carte de crédit. Ensuite, il demande à propos de la zone d'inventaire. Ensuite, il pose des questions sur la paie. Puis il pose des questions sur les activités comptables générales et sensibles. Enfin, QuickBooks s'interroge sur l'accès aux capacités de reporting financier.

   Vous limitez les droits dans chacun de ces autres domaines de la même manière que vous le faites pour les ventes et les comptes débiteurs et pour les zones des achats et des comptes fournisseurs. Soyez juste réfléchi lorsque vous passez les écrans et limitez les possibilités de l'utilisateur. Vous voulez que les utilisateurs aient les droits nécessaires pour faire leur travail, mais vous ne voulez pas leur donner plus de droits qu'ils n'en ont besoin.

8. Indiquez si l'utilisateur peut modifier ou supprimer des transactions.

   Après avoir parcouru à peu près une demi-douzaine de versions des boîtes de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès aux utilisateurs, QuickBooks affiche la page Modifier ou supprimer des transactions de la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès. boîte. La page Modifier ou Supprimer des transactions vous permet d'indiquer qu'un utilisateur peut ou non modifier les transactions enregistrées avant la date de clôture. En général, vous souhaitez limiter les capacités d'un utilisateur à modifier ou supprimer des transactions.

9. Cliquez sur Suivant, puis passez en revue vos décisions relatives aux droits.

   Lorsque vous cliquez sur Suivant, QuickBooks affiche la version finale de la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès de l'utilisateur, qui identifie les droits d'utilisateur que vous avez attribués ou autorisés. Vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour examiner les droits de quelqu'un. Si vous réalisez que vous avez affecté des droits de manière incorrecte, cliquez sur le bouton Précédent pour revenir à la boîte de dialogue dans laquelle vous avez fait une erreur. Modifiez l'attribution des droits et cliquez sur le bouton Suivant pour revenir à la dernière fenêtre de la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès de l'utilisateur.

10. Lorsque vous avez terminé l'examen des droits et de l'accès des utilisateurs, cliquez sur Terminer.

    À partir de maintenant, le nouvel utilisateur pourra utiliser QuickBooks; Cependant, ses droits sont limités à ce que vous avez spécifié.

    Les comptables veulent souvent voir les droits de certains utilisateurs. Cela est particulièrement vrai si vous êtes audité par votre CPA dans le cadre des fermetures annuelles. (Vous pouvez être audité si la banque souhaite des états financiers vérifiés, par exemple.) QuickBooks ne vous permet pas d'imprimer les informations affichées dans la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès de l'utilisateur. Toutefois, Windows vous permet d'utiliser la touche Impr écran pour capturer une capture d'écran de la fenêtre du programme QuickBooks et de la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès.

    Appuyez sur Alt + Impr écran pour prendre une capture d'écran de la boîte de dialogue. Cela copie une image de votre écran dans le Presse-papiers Windows. Ensuite, ouvrez Paint en choisissant Démarrer → Programmes → Accessoires → Paint. Collez l'image dans Paint en appuyant sur Ctrl + V. Vous pouvez voir un message d'erreur indiquant que l'image dans le Presse-papiers est plus grande que le bitmap. Voulez-vous l'image agrandie? Cliquez sur Oui Enregistrez la capture d'écran en choisissant Fichier → Enregistrer sous. Vous pouvez vouloir capturer une image d'écran de cette façon afin d'enregistrer l'accès de l'utilisateur et les droits des employés.