Comment facturer pour le temps avec QuickBooks 2011 - les mannequins

Si vous utilisez QuickBooks 2011 avec une entreprise de services, vous pourriez vendre plus d'unités de temps que vous n'en consommez. Par exemple, un avocat peut vendre des heures ou des heures partielles de conseils juridiques. QuickBooks fournit deux méthodes de suivi du temps passé qui seront facturées sur une facture en tant qu'élément. Vous pouvez utiliser la feuille de temps hebdomadaire, ou vous pouvez chronométrer ou enregistrer des activités individuelles lors de la facturation avec QuickBooks.

Utilisation d'une feuille de temps hebdomadaire

Pour utiliser la méthode de feuille de temps hebdomadaire, sélectionnez Clients → Entrer l'heure → Utiliser la feuille de temps hebdomadaire. Pour utiliser la fenêtre Feuille de temps hebdomadaire, sélectionnez l'employé ou le fournisseur ou toute autre personne exécutant le service dans la zone Nom.

Si vous ne pouvez pas sélectionner le nom d'une personne dans la zone Nom, entrez le nom de la personne dans la boîte, puis, lorsque vous y êtes invité, dites à QuickBooks quelle liste (employé, fournisseur ou autre) ajouter. Après avoir ajouté le nom de la personne qui exécute le travail, utilisez les colonnes de la fenêtre Feuille de temps hebdomadaire pour décrire le client ou le travail pour lequel le travail a été effectué.

Synchronisation des activités uniques

Si vous souhaitez enregistrer les activités de service au fur et à mesure qu'elles se produisent, sélectionnez Clients → Entrer heure → Heure / Entrer une seule activité. QuickBooks affiche la fenêtre Heure / Entrer une seule activité. Remplissez ou sélectionnez les informations nécessaires:

• Pour chronométrer ou enregistrer une seule activité, enregistrez la date de l'activité dans la zone Date.

• Utilisez la zone Nom pour identifier la personne qui effectue le service.

• Dans la zone Customer: Job, identifiez le client ou le travail pour lequel le service est en cours d'exécution.

• Sélectionnez l'élément de service approprié dans la liste déroulante Service.

• Sélectionnez l'élément de paie approprié dans la liste déroulante Élément de paie.

• Si vous suivez des cours, utilisez la liste déroulante Classe pour classer l'activité.

Vérifiez que la case à cocher Billable est sélectionnée. La case à cocher Billable apparaît dans le coin supérieur droit de la fenêtre Temps / Entrer une seule activité. En cochant la case Facturable, vous indiquez à QuickBooks qu'il doit conserver cette fiche d'activité facturable pour l'inclure ultérieurement sur une facture.

Après avoir décrit ou fourni ces informations générales sur le service, vous pouvez enregistrer le temps passé sur le service de deux manières:

• Enregistrer manuellement l'heure: Vous pouvez enregistrer manuellement le temps passé sur une activité en utilisant Case Durée pour entrer l'heure.

• Demandez à QuickBooks d'enregistrer l'heure: Vous pouvez également demander à QuickBooks d'enregistrer le temps que vous avez passé sur l'activité. Cliquez simplement sur le bouton Démarrer dans la zone Durée lorsque vous démarrez l'activité, puis cliquez sur le bouton Arrêter lorsque vous arrêtez l'activité.

Après avoir décrit l'activité que vous effectuez dans la fenêtre Heure / Entrer une seule activité, cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau ou Enregistrer et fermer pour enregistrer les informations sur l'activité.

Inclure le temps facturable sur une facture

Pour ajouter un temps et un coût facturables à une facture, créez la facture de la manière habituelle. Après avoir identifié le client, et si vous avez suivi le temps ou les coûts pour le client, QuickBooks vous demandera si vous voulez facturer le temps ou les coûts. Si vous indiquez "oui", QuickBooks affiche la boîte de dialogue Choisir les heures et les coûts facturables. L'onglet Heure de la boîte de dialogue Choisir les heures et les coûts facturables affiche chacune des heures que vous avez enregistrées pour un client.