Comment cataloguer des fichiers d'extraction existants - des nuls

Lorsque vous commencez à réfléchir à ce qu'il faut faire des fichiers d'extraction et d'autres types d'environnements de data warehouse de votre organisation, vous devez les trouver - que vous pourriez trouver difficile, compte tenu de la nature locale de ces environnements.

Voici un indice: suivez les rapports. Par le biais de sessions de travail en groupe et de réunions individuelles, déterminez et répertoriez les rapports que les employés utilisent dans toute l'organisation avec laquelle vous travaillez pour créer un entrepôt de données. Certains de ces rapports proviennent probablement directement des applications de production, ainsi que de leurs bases de données et fichiers respectifs.

Pour l'instant, ne vous inquiétez pas de ces rapports d'application de production. (Notez-les, car vous pouvez les utiliser comme un excellent point de départ pour l'analyse "Quelles données avons-nous besoin?", Qui détermine ce que vous voulez mettre dans l'entrepôt de données.) D'autres rapports proviennent de données extraites de une ou plusieurs applications et stockées quelque part. Ces rapports sont ceux sur lesquels se concentrer maintenant.

En utilisant l'ensemble de rapports comme point de départ, déterminez d'abord qui les utilise et qui est responsable de leur génération. Vous devez savoir qui utilise les rapports générés car vous pourriez constater que personne ne les utilise plus. Juste en évaluant l'inventaire des rapports et leur utilisation actuelle, vous êtes à moitié fini avec l'élimination de cette fonctionnalité de ne pas vraiment l'utiliser de votre environnement d'entreposage de données (et la gestion de sa complexité).

Une fois que vous avez compris les modèles d'utilisation du rapport, familiarisez-vous avec les personnes responsables de la génération des rapports. Ce sont eux qui peuvent probablement vous dire où ils obtiennent les données, quels processus ils utilisent pour préparer et charger ces données avant d'exécuter les rapports, et quels problèmes et problèmes ils ont avec la disponibilité et l'intégrité des données.

Parfois, aucune personne ne connaît la séquence d'étapes de bout en bout utilisée pour extraire des données, préparer et organiser ces données et exécuter les rapports, en particulier lorsque ces processus dépassent les frontières organisationnelles. (Par exemple, l'organisation informatique gère l'extraction initiale des données et une assurance qualité rudimentaire, et l'organisation métier gère les processus de fusion et exécute les rapports.)

Dans ces situations, mettez tous ces gens dans la même pièce pour discuter et vous mettre d'accord sur le fonctionnement. Vous pouvez éviter de passer beaucoup de temps à jouer ", a-t-elle dit," avec des gens qui, franchement, vous aggravez probablement avec vos questions constantes et les demandes de réunions.

Finalement, grâce à la diligence, vous obtenez une image complète de qui utilise quelles données, qui est responsable de rendre ces données disponibles, et ce qui se passe dans les coulisses pour que tout cela se produise.

N'oubliez pas la partie "pourquoi" de l'image - pour quelles raisons professionnelles les fichiers d'extraction sont utilisés. Vous devez quand même trouver cette information dans le cadre de votre analyse des besoins. Pendant que vous vérifiez ce qui se passe aujourd'hui, posez des questions lorsque vous avez l'attention des utilisateurs, par exemple:

• Pourquoi avez-vous besoin des informations contenues dans le rapport?

• Quelles décisions ce rapport vous aide-t-il à faire?

• Lorsque vous analysez les données du rapport, à qui communiquez-vous vos résultats?

Votre ligne de questions devrait suivre une compréhension traditionnelle des exigences du rapport. Obtenir une compréhension ferme de ces questions à ce point d'analyse vous fera gagner du temps à long terme.