Vidéo: QuickBooks - Comment gérer votre entreprise en temps réel 2024
Si vous facturez un client les coûts réels et les heures, vous devez suivre les coûts et le temps lorsque vous engagez les frais. Dans QuickBooks, vous affectez le coût au travail en saisissant les informations relatives au client et au travail dans la colonne Customer: Job affichée dans la fenêtre de formulaire utilisée pour enregistrer un coût particulier ou une charge de temps.
Par exemple, si vous utilisez la fenêtre Enter Bills pour enregistrer une facture pour un travail particulier, vous utilisez la colonne Customer: Job pour désigner le travail.
Pour facturer un client pour les coûts ou le temps que vous avez enregistré, procédez comme suit:
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Choisissez Clients → Créer factures pour ouvrir la fenêtre Créer factures.
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Modifiez le nom dans la liste déroulante Client: Travail vers le bon client.
Cette étape est simple: Activez la liste déroulante et choisissez le client et le travail appropriés. Si vous avez affecté du temps ou des coûts à ce client, un écran apparaît, vous demandant de cliquer sur le bouton Temps / Coûts pour inclure les frais dans votre facture.
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Cliquez sur le bouton Ajouter heure / coûts.
QuickBooks affiche la boîte de dialogue Choisir les heures et les coûts facturables. La boîte de dialogue affiche déjà les coûts et les frais de temps que vous avez affectés à ce client et cette combinaison d'emplois.
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Sélectionnez la durée et les coûts facturables que vous souhaitez ajouter à la facture.
Vérifiez les frais de temps et les coûts que vous souhaitez facturer. Notez que la boîte de dialogue Choisir les heures et les coûts facturables fournit différents onglets pour les éléments, les dépenses et le kilométrage.
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(Facultatif, Dépenses uniquement) Indiquez le balisage.
L'onglet Dépenses comporte deux champs supplémentaires en haut de l'onglet pour indiquer le montant de la majoration ou% et le compte de balisage. Le cas échéant, remplissez les champs avec les informations appropriées.
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(Facultatif) Indiquez si vous souhaitez que les frais apparaissent en tant qu'élément unique sur la facture.
Si vous voulez éviter d'indiquer les détails sanglants des frais à votre client, cochez la case Imprimer l'heure et les coûts sélectionnés en tant qu'article de facture situé dans le coin inférieur gauche de la facture. Notez également que vous pouvez cocher la case Taxable pour indiquer si les dépenses sélectionnées sont taxables.
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Cliquez sur OK.
Une fois que vous avez tout ce que vous voulez, cliquez sur OK. Comme par magie - même si c'était par votre travail acharné et la sueur de votre propre front - la facture apparaît.
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(Facultatif) Ajoutez tout ce que vous voulez inclure dans la facture.
Cette facture est une facture standard de QuickBooks, vous vous souvenez? Vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas à côté du bouton Imprimer et choisir Aperçu dans la liste déroulante pour vous assurer que seuls les coûts du travail que vous souhaitez afficher apparaissent.
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Cliquez sur Enregistrer et nouveau ou Enregistrer et fermer.
C'est ainsi que vous enregistrez la facture.
Une fois la facture enregistrée, les coûts de travail facturés sont supprimés de la fenêtre Choisir les heures et les coûts facturables. Vous avez terminé. Respirez plus facilement.
Vous pouvez également suivre le temps que vous ou d'autres employés consacrez à vos clients ou clients. Pour activer le suivi du temps, choisissez Édition → Préférences, faites défiler jusqu'à et cliquez sur l'icône Heure et dépenses, puis sélectionnez le bouton d'option Faire le suivi de l'heure dans l'onglet Préférences de la société.
Après cela, vous pouvez suivre le temps que vous passez sur un client ou un client en sélectionnant Clients → Entrer l'heure → Utiliser la feuille de temps hebdomadaire ou Clients → Entrer l'heure → Heure / Entrer une seule activité. Chaque commande affiche une fenêtre facile à comprendre qui vous permet d'enregistrer le temps passé sur un client ou un client particulier.
Et un dernier point important: l'horloge de suivi des temps continue de tourner tant que dure le programme QuickBooks. Le programme n'a pas besoin d'être le programme Windows actif pour continuer à travailler. (Dans certaines anciennes versions de QuickBooks, la minuterie s'arrête si vous commencez à travailler avec un autre programme, tel que votre traitement de texte ou votre programme de messagerie électronique.)
