Table des matières:
- 1Choisissez Fichier → Utilitaires → Nettoyer les données de l'entreprise.
- 2Sélectionnez le bouton radio Supprimer les transactions à partir d'une date spécifique.
- 3Spécifiez la date de suppression des transactions clôturées le ou avant et cliquez sur Suivant.
- 4Spécifiez les critères supplémentaires que QuickBooks doit appliquer pour supprimer des transactions, puis cliquez sur Suivant.
- 5Spécifiez tout autre nettoyage de liste qui doit avoir lieu, puis cliquez sur Suivant.
- 6Confirmez votre opération de nettoyage et d'archivage.
- 7Cliquez sur Commencer le nettoyage.
- 8Retournez le fichier de données lorsque vous y êtes invité.
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Lorsque vous nettoyez le fichier de société QuickBooks, QuickBooks enregistre une copie d'archivage de ce fichier. Le processus rend également le fichier de données plus petit en supprimant et en résumant de nombreuses anciennes transactions de détail à l'aide de grandes entrées de journal de monstre.
Pour archiver le fichier de société QuickBooks, procédez comme suit:
1Choisissez Fichier → Utilitaires → Nettoyer les données de l'entreprise.
La boîte de dialogue Nettoyer les données de l'entreprise apparaît.
2Sélectionnez le bouton radio Supprimer les transactions à partir d'une date spécifique.
Cette option indique à QuickBooks que vous voulez faire deux choses: Créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks et réduire la taille du fichier de la société de travail afin qu'elle ne soit pas trop grande.
3Spécifiez la date de suppression des transactions clôturées le ou avant et cliquez sur Suivant.
Pour spécifier la date avant laquelle les transactions fermées doivent être supprimées, entrez la date dans la zone de date fournie. Vous supprimez les transactions fermées uniquement si votre fichier de société QuickBooks devient trop volumineux. Vous pouvez facilement travailler avec un fichier de société QuickBooks de 25, 50 ou même 100 Mo. (Si vous êtes intéressé, appuyez sur Ctrl + 1 pour afficher une fenêtre indiquant la taille de votre fichier de données QuickBooks.)
4Spécifiez les critères supplémentaires que QuickBooks doit appliquer pour supprimer des transactions, puis cliquez sur Suivant.
Vous pouvez avoir des transactions qui ne seront jamais effacées ou qui ne seront jamais imprimées ou envoyées, par exemple. Pour indiquer que certaines de ces anciennes transactions doivent également être supprimées, cochez la case correspondant au critère de suppression. Pour supprimer les anciennes factures et les estimations qui sont toujours marquées comme devant être envoyées, cochez la case Supprimer les factures et les estimations marquées 'À envoyer'.
5Spécifiez tout autre nettoyage de liste qui doit avoir lieu, puis cliquez sur Suivant.
C'est l'occasion pour vous de vous débarrasser d'informations que vous n'utilisez plus ou dont vous êtes sûr de ne plus avoir besoin.
6Confirmez votre opération de nettoyage et d'archivage.
Si vous avez fait une erreur, cliquez sur le bouton Précédent pour modifier vos sélections précédentes.
7Cliquez sur Commencer le nettoyage.
Au tout début du processus de nettoyage, QuickBooks vous invite à sauvegarder le fichier de la société QuickBooks.
8Retournez le fichier de données lorsque vous y êtes invité.
La sauvegarde du fichier de la société QuickBooks dans le cadre d'une opération de nettoyage fonctionne de la même manière que la sauvegarde du fichier de la société QuickBooks à tout autre moment.
