Comment condenser votre fichier de données QuickBooks 2014 - mannequins

La commande QuickBooks Condense crée une copie permanente du fichier de données QuickBooks. (Cette copie est appelée une copie d'archivage du fichier.) Une copie d'archivage du fichier de la société équivaut à un instantané du fichier de la société tel qu'il existe à un moment donné.

Si quelqu'un a plus tard une question - peut-être votre comptable ou un auditeur fédéral ou d'État - vous pouvez utiliser la copie archivistique du fichier de données pour montrer à quoi ressemblait le fichier de la société à un moment donné.

Après avoir compris ce qu'est l'archivage, le processus est assez simple. Procédez comme suit pour condenser le fichier de société QuickBooks:

1Choisissez la commande Fichier → Utilitaires → Données condensées.

QuickBooks affiche la première boîte de dialogue Condenser Data.

2Sélectionnez le bouton radio Transactions avant une date spécifique.

Cette option indique à QuickBooks que vous voulez faire deux choses: créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks et affiner le fichier de la société de travail afin qu'il ne soit pas trop gros. QuickBooks réduit la taille de la version de travail du fichier de données de l'entreprise en supprimant les anciennes transactions fermées si vous choisissez à l'étape 3 de supprimer les transactions.

3Spécifiez la date de suppression des transactions antérieures.

Pour spécifier la date avant laquelle les transactions fermées doivent être supprimées, entrez la date dans la boîte de date. Si vous souhaitez condenser le fichier en supprimant des transactions au plus tard le 31 décembre 2010, par exemple, entrez 1/1/2011 dans la zone de date.

Notez, cependant, que vous n'avez pas besoin de vous sentir obligé de supprimer un tas de transactions fermées. Vous supprimez les transactions fermées uniquement si votre fichier de société QuickBooks devient trop volumineux. Vous pouvez facilement travailler avec un fichier de société QuickBooks de 25 Mo, 50 Mo ou même 100 Mo (mégaoctets).

Bien que généralement, vous condensez un fichier QuickBooks en supprimant les anciennes transactions fermées, la commande Condenser crée également des fichiers sans transactions. Pour créer un fichier contenant des listes et des préférences, mais pas de transactions, cliquez sur le bouton radio Toutes les transactions. En passant, vous pouvez utiliser l'option Toutes les transactions pour créer un fichier presque vide que vous pourriez réutiliser (comme pour l'entraînement).

4Cliquez sur Suivant lorsque vous avez fini de spécifier les transactions que QuickBooks doit supprimer.

QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Condenser Data.

5Spécifiez comment les transactions d'inventaire doivent être condensées, puis cliquez sur Suivant.

Si votre fichier QuickBooks inclut des transactions d'inventaire, QuickBooks vous recommande de supprimer les anciennes transactions d'inventaire.Lorsque QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Condenser Data, vous pouvez demander à QuickBooks de le faire en sélectionnant le bouton d'option Summarize Inventory Transactions. (Si vous ne souhaitez pas supprimer les anciennes transactions, sélectionnez le bouton Conserver les détails des transactions d'inventaire.)

Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous passez à la troisième boîte de dialogue Condenser les données (non affichée)..

6Spécifiez les transactions à supprimer, puis cliquez sur Suivant.

QuickBooks demande un peu plus d'informations sur ce qui constitue une transaction fermée ou ancienne qui devrait être supprimée. Vous activez les cases à cocher pour indiquer si les transactions antérieures à la date de suppression doivent être supprimées même si elles ne sont pas supprimées, marquées comme étant à imprimer, marquées comme À envoyer, etc.

Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous passez à la quatrième boîte de dialogue Condenser les données.

7Spécifiez tout nettoyage de liste qui doit avoir lieu, puis cliquez sur Suivant.

Utilisez la quatrième boîte de dialogue Données condensées pour indiquer à QuickBooks qu'en plus de supprimer les anciennes transactions fermées, il doit nettoyer certaines listes. Vous pouvez cocher les cases de la boîte de dialogue Condenser Data pour indiquer à QuickBooks de supprimer les comptes inutilisés, les clients inutilisés, les fournisseurs non utilisés, etc.

En nettoyant votre liste en supprimant les éléments de liste inutilisés, vous réduisez non seulement la taille du fichier de l'entreprise, mais vous facilitez également le travail de la liste.

Lorsque vous cliquez sur Suivant, QuickBooks affiche la cinquième page de la boîte de dialogue Condenser les données.

8Confirmez votre opération de condensation et d'archivage.

Une fois que vous avez décrit comment QuickBooks doit archiver et condenser le fichier de l'entreprise, QuickBooks affiche la cinquième boîte de dialogue Condenser les données. La boîte de dialogue vous indique que le processus d'archivage commence avec QuickBooks faisant une copie du fichier de données et que l'opération de condensation peut prendre plusieurs minutes ou même plusieurs heures à compléter.

9Cliquez sur Commencer la condensation.

QuickBooks commence le processus de condensation du fichier de données.

10Retournez le fichier de données lorsque vous y êtes invité.

Au tout début du processus de condensation, QuickBooks vous invite à sauvegarder le fichier de la société QuickBooks. La sauvegarde du fichier de la société QuickBooks dans le cadre d'une opération de condensation fonctionne de la même manière que la sauvegarde du fichier de la société QuickBooks à tout autre moment.

Après avoir sauvegardé le fichier de la société QuickBooks, QuickBooks enregistre une copie d'archive du fichier de la société, puis nettoie la version de travail du fichier de l'entreprise en utilisant vos instructions. Encore une fois, comme indiqué dans les étapes précédentes, le processus de nettoyage peut prendre seulement quelques minutes, ou cela peut prendre plusieurs heures si votre fichier est très volumineux.