Vidéo: Effectuer Copie de sauvegarde sur Sage 50 (Simple Comptable) 2024
QuickBooks facilite l'utilisation des fichiers de données client par les comptables. Vous pouvez demander au client d'utiliser la fonction de copie du comptable dans QuickBooks et simplement envoyer un e-mail ou une copie du fichier de données QuickBooks. Vous pouvez ensuite consulter la copie du fichier de données de ce comptable, apporter les correctifs ou les modifications appropriés, puis envoyer les modifications au client. Le client peut alors facilement importer ces changements dans son fichier QuickBooks existant et partir à sa guise. Assez soigné, non?
Votre client crée la copie comptable du fichier de données QuickBooks en utilisant sa version de QuickBooks et le fichier de données réel. Heureusement, le processus est très simple. Voici ce que votre client doit faire:
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Choisissez Fichier → Copie du comptable → Activités du client → Enregistrer le fichier.
QuickBooks affiche d'abord un message demandant au client s'il veut une copie du fichier
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An comptable s .
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A copie ou sauvegarde du fichier.
Vous pouvez également créer la copie d'un comptable en sélectionnant Fichier → Créer une copie, puis en cliquant sur le bouton Copier du comptable.
Un fichier portable est une copie réelle et en direct du fichier de données QuickBooks dont la taille a été légèrement réduite afin qu'il soit plus facile de se déplacer (par exemple en envoyant le fichier en pièce jointe). Un fichier backup est une sauvegarde, une deuxième copie du fichier QuickBooks que vous créez (généralement) afin que vous ayez une copie du fichier de données QuickBooks au cas où quelque chose de mauvais arriverait au fichier de données QuickBooks original.
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Sélectionnez Copie du comptable, puis cliquez sur Suivant pour continuer.
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Spécifiez une date de division.
Les transactions antérieures à cette date peuvent être modifiées seulement dans la copie du comptable. Les transactions qui tombent après ces données peuvent être modifiées dans la copie du comptable et du client.
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Cliquez sur Suivant pour continuer.
Un autre message apparaît, indiquant au client que QuickBooks doit fermer toutes les fenêtres pour créer la copie d'un comptable. QuickBooks peut également dire au client d'insérer un disque.
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Cliquez sur OK et insérez le disque (si nécessaire).
QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer la copie du comptable.
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Nommez la copie du comptable et sélectionnez où il doit être sauvegardé.
Le client doit se souvenir où la copie du fichier du comptable est enregistrée. Ce fichier est donné au comptable - par e-mail, courrier postal, ou enregistré sur un disque - pour que le comptable puisse l'utiliser.
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Cliquez sur Enregistrer.
Le client doit alors vous fournir ce fichier de données.
Votre fournisseur de messagerie peut limiter la taille des pièces jointes (y compris les fichiers QuickBooks) que vous pouvez envoyer ou recevoir par e-mail. Si la taille est erronée, vous pouvez télécharger le fichier QuickBooks sur le site Web d'Intuit en sélectionnant Fichier → Copie du comptable → Activités du client → Envoyer au comptable. Intuit vous envoie ensuite un message avec un lien cliquable que vous pouvez utiliser pour récupérer le fichier.
Évidemment, ce n'est peut-être pas votre client qui prend ces mesures; vous devrez peut-être faire le sale boulot. Dans les deux cas, cependant, c'est ainsi que le processus fonctionne. Notez, cependant, que les économies de temps réel pour le comptable et les économies de coûts pour le client se produisent lorsque vous pouvez obtenir le client pour choisir la commande et travailler avec la boîte de dialogue. Vous pouvez alors facturer un temps facturable pour travailler avec les données de QuickBooks plutôt que de manipuler le fichier.
