Comment créer une estimation d'emploi dans QuickBooks 2016 - les nuls

Dans QuickBooks, l'estimation des coûts commence par. Une estimation est juste une liste des coûts estimés que vous encourez pour un travail que vous effectuerez pour certains clients. En supposant que vous avez déjà créé un travail et que vous avez indiqué à QuickBooks que vous utilisez des estimations, voici les étapes à suivre pour créer une estimation:

1. Choisissez Clients → Créer des estimations.

   QuickBooks ouvre un formulaire Créer des estimations, qui ressemble étrangement au formulaire Créer des factures que vous avez vu si vous avez déjà travaillé avec QuickBooks.

   

   La fenêtre Créer une estimation.

2. Commencez à remplir les espaces.

   Choisissez le bon client: Job dans la liste déroulante en haut du formulaire. QuickBooks remplit automatiquement autant d'informations que possible - généralement au moins la zone de texte Nom / Adresse - sur le formulaire. Dans l'exemple, le travail est "Design unique pour Grotto Shop", le "Design Unique pour Grotto Shop" étant le travail de fiction que votre entreprise de vente au détail fictive avait accepté de réaliser.

   Si vous avez configuré QuickBooks pour suivre les classes, la liste déroulante appropriée s'affiche en haut au centre du formulaire. Allez-y et utilisez la boîte, le cas échéant.

   N'hésitez pas à modifier les paramètres par défaut - Date et Estimation #, par exemple.

3. Ajouter les éléments de campagne - détails, détails, détails.

   Vous remplissez les détails d'une fenêtre Créer une estimation de la même manière que vous remplissez les détails d'une fenêtre Créer des factures.

   Un champ unique à la fenêtre Créer une estimation est Markup. Le champ Markup, qui apparaît sur certaines versions de la fenêtre Create Estimates, ajoute un pourcentage spécifié du total du prix de l'élément de campagne. Reportez-vous à l'image ci-dessus, où les pourcentages de balisage sont spécifiés à 100%. Par conséquent, les valeurs de la colonne Montant sont doublées dans la colonne Total ou augmentées de 100%.

   Toutefois, si le balisage spécifié est égal à 100 (et non 100%), les valeurs affichées dans la colonne Total seraient toutes supérieures de 100 $. Le champ Markup n'apparaît pas sur toutes les versions du modèle Estimates: uniquement les modèles Custom Estimate et Proposal.

   Chaque élément de campagne que vous souhaitez inclure dans votre estimation de travail doit être décrit dans la liste Éléments. Notez que, parce que vous vendez souvent du travail à des clients et à des clients en utilisant, en partie, une estimation, vous souhaiterez généralement inclure des descriptions complètes des éléments.

4. (Facultatif) Ajoutez des informations facultatives.

   Utilisez l'une des autres cases disponibles dans la fenêtre Créer une estimation pour collecter et stocker des informations supplémentaires.Par exemple, tout comme avec la fenêtre Créer des factures, vous pouvez cliquer sur la liste déroulante Message du client et choisir ou écrire un message amical.

   Vous pouvez également utiliser le champ Mémo pour vous écrire une note concernant le travail. Ou peut-être ajouter quelques notes sur le scénario que vous avez pensé à lancer aux studios. Tout ce qui vous convient.

Si vous souhaitez inclure d'autres éléments dans la fenêtre Créer une estimation, vous pouvez personnaliser cette fenêtre. Cliquez sur l'onglet Mise en forme pour afficher le ruban Mise en forme, puis cliquez sur le bouton Personnaliser la disposition des données. QuickBooks affiche une boîte de dialogue que vous pouvez utiliser pour contrôler les bits d'information qui apparaissent sur l'estimation.

Avant d'imprimer cette estimation, n'oubliez pas que les informations de la fenêtre Créer des estimations ne correspondent pas à celles qui figurent sur l'estimation écrite. Pour voir à quoi ressemble la version imprimée, cliquez sur la flèche vers le bas située sous le bouton Imprimer dans la fenêtre Créer une estimation, puis choisissez Aperçu dans la liste déroulante. Le résultat est une image pleine page, rétrécie pour s'adapter à l'écran.

Si vous n'avez pas encore enregistré votre estimation, cliquez sur le bouton Enregistrer et nouveau ou sur le bouton Enregistrer et fermer.

Pour examiner de plus près l'estimation (ou tout formulaire QuickBooks à l'écran), cliquez sur le bouton Zoom avant en haut de l'écran Aperçu avant impression ou déplacez le curseur de la souris sur l'image. Lorsque le curseur ressemble à une loupe avec un signe plus (+), cliquez sur le bouton gauche de la souris. Comme vous ne pouvez voir qu'une partie de l'aperçu de cette manière, utilisez les barres de défilement situées en bas et à droite des fenêtres pour vous déplacer dans les différentes zones.

Notez que la loupe comporte maintenant un signe moins (-) et que le bouton Zoom avant permet de zoomer en arrière. Si vous effectuez plus d'une estimation, vous pouvez utiliser les boutons Page précédente et Page suivante de l'écran Aperçu avant impression pour consulter d'autres estimations. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer.

Lorsque vous revenez à la fenêtre Créer une estimation, cliquez sur le bouton Imprimer; QuickBooks Pro affiche la boîte de dialogue Imprimer une estimation. Cliquez sur Imprimer pour imprimer l'estimation sans plus attendre.

Si vous n'avez pas utilisé QuickBooks pour imprimer des estimations auparavant, vous devrez peut-être d'abord configurer votre imprimante pour cette tâche. Pour ce faire, choisissez Fichier → Configuration de l'imprimante, puis choisissez Estimer dans la liste déroulante Nom du formulaire. Spécifiez les paramètres d'imprimante souhaités pour les estimations d'impression. (Ce processus fonctionne de la même manière que pour l'impression d'autres formulaires, tels que les factures.) Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

La boîte de dialogue Imprimer une estimation que QuickBooks affiche après avoir cliqué sur Imprimer dans la fenêtre Créer une estimation fonctionne également de la même manière que la boîte de dialogue Imprimer une facture.