Comment créer un bon de commande dans QuickBooks 2014 - mannequins

Une commande d'achat a un objectif simple: elle indique à un fournisseur que vous souhaitez acheter un article. En effet, un bon de commande est un contrat d'achat. Pour utiliser QuickBooks pour créer des commandes d'achat, procédez comme suit:

1. Indiquez à QuickBooks que vous souhaitez créer une commande d'achat en sélectionnant Fournisseurs → Créer des commandes d'achat.

   QuickBooks affiche la fenêtre affichée.

   

   Si le menu Fournisseurs ne fournit pas de commande Créer des commandes d'achat, QuickBooks ne sait pas que vous souhaitez créer des commandes d'achat.

2. Utilisez la liste déroulante Fournisseur pour identifier le fournisseur auprès duquel vous souhaitez acheter l'article.

   La liste déroulante Fournisseur répertorie chacun des fournisseurs de votre liste de fournisseurs.

3. (Facultatif) Classifiez l'achat à l'aide de la liste déroulante Classe.

   Notez que vous ne voyez pas de liste déroulante Classe à moins que vous n'ayez activé le suivi des cours.

4. (Facultatif) Choisissez une adresse de livraison différente dans la liste déroulante Envoyer vers dans le coin supérieur droit.

   La liste déroulante Envoyer vers affiche la liste de tous vos clients, fournisseurs et employés. Vous modifiez l'adresse de livraison en sélectionnant l'un de ces autres noms. Une fois que vous avez sélectionné une entrée dans la liste Expédier à, QuickBooks remplit la zone Adresse de livraison avec les informations appropriées.

   Les onglets Main, Formatting et Reports de la fenêtre Créer des commandes d'achat fournissent des boutons et des cases standards et, je l'espère, familiers: Précédent, Suivant, Nouveau, etc.

5. Confirmer la date de la commande d'achat.

   Initialement, QuickBooks met la date actuelle du système dans la zone Date. Vous devez toutefois confirmer que la date d'entrée de QuickBooks en tant que date de commande est correcte. C'est la date du contrat. Souvent, la date définit les termes contractuels, tels que le nombre de jours dans lequel l'article doit être expédié.

6. Confirmez le numéro de la commande d'achat.

   Le numéro de bon de commande, ou numéro P.O., identifie de manière unique le bon de commande. QuickBooks numérote séquentiellement les commandes d'achat et place le numéro approprié dans la case P. O. La supposition faite par QuickBooks au sujet du bon numéro de bon de commande est généralement correcte. Si ce n'est pas correct, vous pouvez entrer un numéro de remplacement.

7. Confirmez les informations du fournisseur et de l'expéditeur.

   Le bloc Fournisseur et le bloc Expédier à identifient le fournisseur auprès duquel vous achetez l'article et l'adresse à laquelle vous souhaitez que le fournisseur envoie l'envoi. Ces informations doivent être correctes si votre liste de fournisseurs est à jour et que vous avez correctement utilisé la liste déroulante Envoyer vers pour identifier, si nécessaire, une adresse de livraison alternative.

   Néanmoins, confirmez que les informations affichées dans ces deux blocs d'adresse sont correctes. Si l'information n'est pas correcte, bien sûr, corrigez-la. Vous pouvez modifier les informations de blocage d'adresse en sélectionnant les informations incorrectes, puis en retapant tout ce qui doit être affiché.

8. Décrivez chaque article que vous voulez commander.

   Vous utilisez les colonnes de la fenêtre Créer des commandes d'achat pour décrire en détail chaque article que vous souhaitez commander dans le cadre de l'achat. Chaque article va dans sa propre rangée. Pour décrire un article que vous souhaitez acheter auprès du fournisseur, vous devez fournir les informations suivantes:

   • Article: La colonne Article est l'endroit où vous enregistrez le numéro d'article unique de l'article que vous souhaitez acheter. N'oubliez pas que les éléments doivent être saisis ou décrits dans la liste des éléments. La principale chose à savoir sur la liste des articles est que tout ce que vous voulez montrer dans la facture - ou, d'ailleurs, dans un bon de commande - doit être décrit dans le fichier d'article.

   • Description: Dans la colonne Description, vous décrivez l'élément que vous sélectionnez. Vous pouvez également modifier le champ Description afin qu'il soit logique pour les clients ou les fournisseurs.

   • Qté: La colonne Quantité indique la quantité de l'article que vous voulez. Évidemment, vous entrez le nombre d'éléments que vous voulez dans ce champ.

   • Taux: La colonne Taux indique le prix par unité ou le taux par unité pour l'article. Notez que QuickBooks utilise différentes étiquettes pour cette colonne en fonction du type d'entreprise que vous avez configuré.

   • Client: la colonne Client identifie le client pour lequel l'article est acheté.

   • Montant: la colonne Montant indique le total dépensé pour l'article. QuickBooks calcule le montant pour vous en multipliant la quantité par le taux (ou le prix). Vous pouvez modifier le montant de la colonne. Dans ce cas, QuickBooks ajuste le taux (ou le prix) de sorte que la quantité multipliée par le taux soit toujours égale au montant.

   • Classe: dans la colonne Classe, vous classez les postes de commande d'achat au niveau de l'article plutôt qu'au niveau du bon de commande. Notez que vous ne verrez cette colonne que si vous avez activé le suivi des cours.

   Vous entrez une description de chaque élément qui doit être inclus dans la commande d'achat. Cela signifie, par exemple, que si vous souhaitez commander six articles auprès d'un fournisseur, votre commande d'achat doit comporter six lignes d'informations.

9. Imprimez le bon de commande.

   L'enregistrement d'une commande d'achat dans QuickBooks a pour but de créer un enregistrement officiel d'un achat. Vous souhaitez presque toujours transmettre ce bon de commande au fournisseur. Le bon de commande indique au vendeur exactement ce que vous voulez acheter et le prix que vous êtes prêt à payer.

   Pour imprimer la commande d'achat, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer les commandes d'achat par lots plus tard si vous cochez la case Imprimer plus tard (disponible dans l'onglet Principal) lorsque vous créez des commandes d'achat, enregistrez toutes les commandes d'achat que vous souhaitez imprimer ultérieurement, puis sélectionnez Fichier -> Imprimer les formulaires → Commande d'achat.

10. Enregistrer la commande d'achat.

    Pour enregistrer votre commande d'achat, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer ou sur le bouton Enregistrer et nouveau.Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau, QuickBooks enregistre cette commande et réaffiche une version vide de la fenêtre Créer des commandes d'achat afin que vous puissiez enregistrer une autre commande d'achat.