Comment créer une liste de destinataires dans Word 2013 - dummies

À moins que vous n'ayez déjà créé et enregistré des listes de destinataires dans Word 2013, vous devez en créer un à partir de rien. Ce processus implique la mise en place de la liste, en supprimant les champs inutiles que Word présage de manière agaçante pour vous, en ajoutant les champs dont vous avez vraiment besoin, et enfin, en remplissant la liste. C'est très impliqué, alors suivez de près.

Procédez comme suit pour créer une nouvelle liste de destinataires:

1. Créez et enregistrez le document principal.

   La création de la liste des destinataires fonctionne de la même manière quel que soit le type de document de fusion et publipostage que vous avez créé.

2. Dans l'onglet Publipostage, dans le groupe Start Mail Merge, choisissez Select Recipients → Tapez une nouvelle liste.

   Si cette option n'est pas disponible, vous n'avez pas créé correctement le document principal. Sinon, vous voyez la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses.

   

   Word suppose que vous avez besoin d'une douzaine de champs pour votre publipostage, ce qui est stupide car c'est plus que ce dont vous avez besoin. Ainsi, les étapes suivantes suppriment les champs excédentaires et les remplacent par les champs requis par votre document.

3. Cliquez sur le bouton Personnaliser les colonnes.

   La boîte de dialogue Personnaliser la liste d'adresses apparaît, affichant les champs dont Word a besoin. Une telle folie ne peut être tolérée.

4. Sélectionnez un champ dont vous avez besoin .

   Cliquez dessus avec la souris.

5. Cliquez sur le bouton Supprimer.

6. Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.

   Le raccourci clavier pour le bouton Oui est la touche Y. Oh, et le raccourci clavier pour le bouton Supprimer (reportez-vous à l'étape 5) est D. Tapez D puis Y supprime le champ sélectionné.

7. Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque champ dont vous n'avez pas besoin.

   Après avoir supprimé les champs en trop, votre prochaine étape consiste à ajouter les champs dont vous avez besoin - le cas échéant.

   Indique s'il apparaît dans le corps du message ou non, vous avez besoin du champ Email_Address lorsque vous fusionnez un message électronique. Word utilise ce champ afin qu'il sache où envoyer le message. Ne supprimez pas le champ!

   Plutôt que de supprimer tous les champs, vous pouvez renommer certains champs pour répondre à vos besoins: Sélectionnez un champ et cliquez sur le bouton Renommer.

8. Pour ajouter un champ nécessaire dans votre document, cliquez sur le bouton Ajouter.

   La boîte de dialogue Ajouter un champ apparaît à l'écran.

9. Tapez le nom du champ et cliquez sur le bouton OK.

   • Nommez le champ pour refléter le type d'information qu'il contient. par exemple, Shark Bite Location.

   • Deux champs ne peuvent pas avoir le même nom.

   • Les noms de champs peuvent contenir des espaces mais ne peuvent pas commencer par un espace.

   • Les noms de champs peuvent être assez longs, bien que le plus court soit le meilleur.

   • Les caractères suivants sont interdits dans un nom de champ:.! '[].

10. Répétez les étapes 8 et 9 pour chaque nouveau champ dont vous avez besoin dans le document principal.

    Lorsque vous avez terminé, passez en revue la liste. Il doit correspondre à la liste des champs ALL CAPS du document (si vous avez choisi de les créer). Ne vous inquiétez pas si ce n'est pas le cas - vous pouvez ajouter des champs plus tard, même si cela prend plus de temps.

11. Cliquez sur OK.

    Les champs personnalisés s'affichent désormais en en-tête de colonne dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses.

Dans la dernière étape, vous remplissez la liste des destinataires. Vous devez saisir enregistrements, un pour chaque document que vous prévoyez de créer:

1. Saisissez les données du premier enregistrement.

   Tapez les informations appropriées pour chaque champ affiché dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses: nom, titre, pseudonyme, planète d'origine, etc.

2. Appuyez sur Tab pour entrer dans le champ suivant.

   Après avoir rempli le dernier champ, vous voudrez probablement ajouter un autre enregistrement:

3. Pour ajouter un nouvel enregistrement, appuyez sur la touche Tab après avoir tapé le dernier champ.

   Lorsque vous appuyez sur la touche Tab dans le dernier champ d'un enregistrement, un nouvel enregistrement est automatiquement créé et ajouté à la ligne suivante. Continuez à remplir les données!

4. Passez en revue votre travail lorsque vous avez terminé.

   Vous pouvez modifier n'importe quel champ d'un enregistrement en le sélectionnant avec la souris.

   Si vous ajoutez accidentellement un enregistrement vide à la fin de la liste, cliquez pour le sélectionner, puis cliquez sur le bouton Supprimer l'entrée. Vous effectuez cette opération car les enregistrements vierges sont toujours traités dans un publipostage, ce qui peut entraîner un gaspillage de papier.

5. Cliquez sur OK.

   La boîte de dialogue Enregistrer la liste d'adresses s'ouvre, vous permettant d'enregistrer la liste des destinataires.

   Les listes de destinataires résident dans le dossier intitulé Mes sources de données, situé dans le dossier Documents ou Mes documents. Word choisit automatiquement (ou crée) ce dossier.

6. Entrez un nom pour la liste d'adresses.

   Les noms descriptifs sont les meilleurs. Après tout, vous pouvez réutiliser la même liste de destinataires.

7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

   Vous revenez au document.

L'étape suivante de votre agonie de fusion et publipostage consiste à mélanger les champs de la liste des destinataires dans le document principal.