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Que vous utilisiez la version Express Start ou la version Advanced Setup / EasyStep Interview du programme d'installation QuickBooks processus, vous n'obtenez pas réellement un solde d'essai complet dans le fichier de l'entreprise QuickBooks simplement en mettant en place. En supposant que vous suiviez les instructions et les conseils fournis dans les paragraphes précédents, vous obtenez seulement vos soldes de comptes bancaires, de comptes débiteurs, d'inventaire et de comptes créditeurs dans QuickBooks.
Pourtant, vous devez saisir toutes les informations manquantes dans QuickBooks pour commencer à obtenir de bons rapports de QuickBooks et utiliser QuickBooks pour fournir des données financières à vos déclarations de revenus.
Afin d'enregistrer le reste de votre balance de départ, vous enregistrez une écriture au journal. L'écriture de journal enregistre les montants du solde de vérification restants pour tous vos autres comptes à la date de conversion ou de début: comptes autres que vos comptes bancaires, comptes débiteurs, comptes créditeurs et inventaire.
Comme exemple simple pour vous montrer comment cela fonctionne, supposons que vous ayez la balance de vérification montrée dans le tableau suivant.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Trésorerie | 5 000 | |
| Inventaire | 0 | |
| Créditeurs | 0 | |
| Prêt à payer | 0 | |
| S. Nelson, capitale | 1 000 | |
| Ventes de marchandises | 13 000 | |
| Coût des biens vendus | 3 000 | |
| Frais de location | 1 000 | |
| Salaires > 4 000 | Fournitures | |
| 1 000 | _____ | Totaux |
| 14 000 | 14 000 |
|
Dans le cadre de cet exemple, le solde de caisse n'est pas un compte bancaire mais est en réalité de l'argent: un tiroir de bureau rempli de billets de banque de faible valeur, avec des numéros de série non séquentiels.
La figure suivante montre l'apparence de la fenêtre Créer des entrées de journal générales lorsqu'elle enregistre les informations de balance de vérification manquantes. Après l'enregistrement de cette écriture, la balance de vérification est correcte à la date de début.
Choisissez la commande Société → Créer un journal. Lorsque QuickBooks affiche la fenêtre General Journal Entries, utilisez les colonnes Account, Debit et Credit pour enregistrer votre écriture.
Si l'idée de faire une entrée dans un journal vous effraie, vous vous retrouvez peut-être dans un pétrin.Vous devez vous familiariser avec la comptabilité en partie double afin de configurer QuickBooks à un autre moment qu'au début de l'année.
Cela signifie malheureusement que si vous configurez QuickBooks au milieu de l'année, vous devez entrer une entrée de journal générale afin de corriger l'étrangeté créée par le programme d'installation de QuickBooks. Si vous ne savez pas comment fonctionne la comptabilité en partie double - si les débits et les crédits ne sont pas vos amis - vous avez probablement besoin de l'aide de quelqu'un.
Note: Ceci ne devrait pas être un gros projet - juste au cas où vous décidiez d'appeler votre CPA. Si votre CPA vient à votre bureau, et si vous avez la balance de vérification prête pour elle, cela ne devrait prendre que quelques minutes pour entrer l'entrée de journal général nécessaire. Peut-être que vous pouvez lui acheter un bon déjeuner, et cela va régler le score.
Un exemple concret pour finir
D'accord, de vraies confessions. L'exemple que je donne dans les quatre paragraphes précédents? Vous ne serez probablement pas assez chanceux pour que votre entrée de journal de balance de vérification soit aussi simple. Vous devrez probablement traiter avec un compte bancaire et avec les soldes de comptes dans vos comptes débiteurs, comptes créditeurs ou comptes d'inventaire. Je vous montre maintenant comment cela fonctionne.
Supposons que vous ayez les balances d'essai indiquées dans le tableau 1-2. Notez que dans cet exemple (contrairement à l'exemple précédent), le premier compte affiché - celui avec 5 000 $ - est un compte bancaire.
Autre balance de vérification
| Débit | Crédit | Contrôle |
|---|---|---|
| 5 000 | Comptes à recevoir | |
| 5 000 | Inventaire | |
| 2 000 < Créditeurs | 1 000 | |
| Prêt à payer | 5 000 | |
| S. Nelson, capitale | 2 000 | |
| Ventes de marchandises | 13 000 | |
| Coût des biens vendus | 3 000 | |
| Frais de location | 1 000 | |
| Salaires > 4 000 | Fournitures | |
| 1 000 | _____ | |
| Totaux | 21 000 | 21 000 |
| Voici la partie délicate de l'enregistrement de cette balance d'essai. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer toutes ces informations de balance de vérification via une entrée de journal. Étant donné que le compte bancaire, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs et les portions de stock ont déjà été enregistrés si vous avez ajouté des informations sur les clients, fournisseurs, articles et comptes bancaires pendant le processus d'installation de QuickBooks, il vous suffit de saisir le solde. | Étant donné que vous n'allez pas enregistrer toute la balance de vérification, votre écriture de journal ne correspondra pas seulement à votre solde de vérification mais ne sera pas non plus équilibrée. Pour équilibrer, par conséquent, vous brancher la différence dans un compte que QuickBooks fournit juste pour ce genre de folie comptable: le compte solde solde d'ouverture (voir la figure suivante). |
