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Que vous utilisiez la version Express Start ou la version Advanced Setup / EasyStep Interview du processus d'installation de QuickBooks, vous n'avez pas de balance de vérification complète dans la société QuickBooks déposer simplement en mettant en place. Vous obtenez uniquement votre compte bancaire, vos comptes débiteurs, votre inventaire et vos soldes de comptes créditeurs dans QuickBooks.
Pourtant, vous devez saisir toutes les informations manquantes dans QuickBooks pour commencer à obtenir de bons rapports de QuickBooks et utiliser QuickBooks pour fournir des données financières à vos déclarations de revenus.
Afin d'enregistrer le reste de votre balance de test de départ, vous enregistrez une écriture au journal. L'écriture de journal enregistre les montants du solde de vérification restants pour tous vos autres comptes à la date de conversion ou de début: comptes autres que vos comptes bancaires, comptes débiteurs, comptes créditeurs et inventaire.
Comme exemple simple pour vous montrer comment cela fonctionne, supposons que vous ayez la balance de vérification affichée dans le tableau. Veuillez noter qu'aucun solde n'est enregistré pour un compte bancaire, aucun solde n'est comptabilisé pour les comptes débiteurs (parce que ce compte n'apparaît même pas dans la balance de vérification), et aucun solde n'est enregistré pour les stocks ou les comptes créditeurs (parce que ces comptes ont solde nul à la date de conversion).
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Espèces | 5 000 $ | |
| Inventaire | 0 | |
| Créditeurs | 0 $ | |
| S. Nelson, capitale | 1 000 | |
| Ventes de marchandises | 13 000 | |
| Coût des biens vendus | 3 000 | |
| Frais de location | 1 000 | |
| Salaires > 4 000 | Fournitures | |
| 1 000 | _____ | Totaux |
| 14 000 $ | 14 000 $ |
|
La figure montre l'apparence de la fenêtre Créer des entrées de journal générales lorsqu'elle enregistre les informations de balance de vérification manquantes dans la table. Après l'enregistrement de cette écriture, la balance de vérification est correcte à la date de début.
Si vous souhaitez essayer cela sans autre instruction, choisissez la commande Société → Créer des entrées de journal générales. Lorsque QuickBooks affiche la fenêtre General Journal Entries, utilisez les colonnes Account, Debit et Credit pour enregistrer votre écriture.
Si l'idée de faire une entrée dans un journal vous effraie, vous vous retrouvez peut-être dans un pétrin.Vous devez vous familiariser avec la comptabilité en partie double afin de configurer QuickBooks à un autre moment qu'au début de l'année.
Cela signifie malheureusement que si vous installez QuickBooks au milieu de l'année, vous devez saisir une entrée de journal générale afin de corriger l'étrangeté créée par le programme d'installation de QuickBooks. Si vous ne savez pas comment fonctionne la comptabilité en partie double - si les débits et les crédits ne sont pas vos amis - vous avez probablement besoin de l'aide de quelqu'un.
Cela ne devrait pas être un gros projet si vous décidez d'appeler votre CPA. Si elle vient à votre bureau, et si vous avez la balance de vérification prête pour elle, cela ne devrait prendre que quelques minutes pour entrer dans le journal général nécessaire. Peut-être que vous pouvez lui acheter un bon déjeuner, et cela va régler le score.
Vous ne serez probablement pas assez chanceux pour que votre entrée dans le journal de la balance de vérification soit aussi simple. Vous devrez probablement traiter avec un compte bancaire et avec les soldes de comptes dans vos comptes débiteurs, comptes créditeurs ou comptes d'inventaire.
Supposons que vous ayez les balances d'essai indiquées dans ce tableau. Notez que dans cet exemple (contrairement à l'exemple précédent), le premier compte affiché - celui avec 5 000 $ - est un compte bancaire.
A Procès-verbal
| Débit | Crédit | Contrôle |
|---|---|---|
| 5 000 $ | Comptes débiteurs | |
| 5 000 | Inventaire | |
| 2 000 < Créditeurs | 1 000 $ | |
| Prêt à payer | 5 000 | |
| S. Nelson, capital | 2 000 | |
| Ventes de marchandises | 13 000 | |
| Coût des biens vendus | 3 000 | |
| Frais de location | 1 000 | |
| Salaires > 4 000 | Fournitures | |
| 1 000 | _____ | |
| Totaux | 21 000 $ | 21 000 $ |
| Voici la partie délicate de l'enregistrement de cette balance d'essai. Vous n'avez pas besoin - je répète, je n'ai pas besoin - d'enregistrer toutes ces informations sur la balance de vérification dans une écriture de journal. Étant donné que le compte bancaire, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs et les portions de stock ont déjà été enregistrés si vous avez ajouté des informations sur les clients, fournisseurs, articles et comptes bancaires pendant le processus d'installation de QuickBooks, il vous suffit de saisir le solde. | Étant donné que vous n'allez pas enregistrer toute la balance de vérification, votre écriture de journal ne correspondra pas seulement à votre solde de vérification mais ne sera pas non plus équilibrée. Pour faire l'équilibre, par conséquent, vous brancher la différence dans un compte que QuickBooks fournit pour ce genre de folie comptable: le compte solde solde d'ouverture. |
