Table des matières:
- Modifier
- Commentaires sur un rapport
- Modèles de partage
- Mémorisation
- Envoyer un e-mail
- Exportation
- Les autres boutons et cases
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Vous avez peut-être remarqué que lorsque QuickBooks affiche le rapport fenêtre de document, elle affiche également une rangée de boutons: Personnaliser le rapport, Commentaire sur le rapport, Partager le modèle, Mémoriser, Imprimer, E-Mail, Excel, etc. Sous cette barre d'outils se trouvent des listes déroulantes relatives aux dates, une liste déroulante intitulée Colonnes et une liste déroulante intitulée Trier par. (Toutes ces listes ne sont pas disponibles dans toutes les fenêtres de document de rapport.)
Vous n'avez pas à vous soucier de ces boutons et listes. Lisez la discussion qui suit seulement si vous vous sentez à l'aise, détendu et vraiment doux, d'accord?
Modifier
Lorsque vous cliquez sur le bouton Personnaliser le rapport, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Modifier le rapport. À partir de cette boîte de dialogue, vous pouvez modifier les informations affichées dans un rapport et la manière dont ces informations sont organisées (onglet Affichage); les données utilisées pour générer le rapport (l'onglet Filtres); les informations d'en-tête et de pied de page (prévisible, l'onglet En-tête / Pied de page); et la police et la taille de l'impression utilisée pour un rapport (onglet Polices et nombres).
Commentaires sur un rapport
Vous pouvez annoter un rapport avec des commentaires (une nouvelle fonctionnalité dans QuickBooks 2015). Pour ce faire, cliquez sur le bouton Commentaire sur le rapport. Lorsque QuickBooks affiche le panneau Commentaires en bas de la fenêtre de rapport, cliquez sur le bouton en regard de la valeur signalée que vous souhaitez commenter, puis cliquez sur dans le panneau Commentaires pour saisir vos remarques.
Pour enregistrer vos commentaires, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le panneau Commentaires. Pour enregistrer votre rapport et tous les commentaires que vous avez ajoutés, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de rapport. Pour accéder ultérieurement à ces rapports enregistrés, choisissez Rapports → Rapports commentés. Notez que vous pouvez également imprimer et envoyer par courrier électronique un rapport annoté avec commentaires à l'aide des boutons Imprimer et E-Mail, qui apparaissent en haut à gauche de la fenêtre de rapport.
Modèles de partage
Si vous travaillez dans un environnement QuickBooks multi-utilisateurs et que vous créez un rapport personnalisé, vous pouvez partager ce rapport avec d'autres utilisateurs. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager le modèle. Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Partager le modèle, nommez et décrivez le rapport partagé à l'aide des zones de texte Titre du rapport et Description. Puis cliquez sur le bouton Partager.
Mémorisation
Si vous jouez avec les boutons restants, vous pouvez enregistrer toutes les spécifications de rapport personnalisées que vous créez. Cliquez simplement sur le bouton Mémoriser.QuickBooks affiche la boîte de dialogue Mémoriser le rapport, qui vous demande simplement de fournir un nom pour le rapport personnalisé et d'affecter le rapport mémorisé à un groupe de rapports.
Après avoir nommé et affecté le rapport personnalisé, QuickBooks le répertorie chaque fois que vous choisissez Rapports → Rapports mémorisés, puis cliquez sur le groupe de rapports. Vous pouvez également accéder aux rapports mémorisés en haut de l'écran Centre des rapports. Chaque fois que vous souhaitez utiliser votre rapport spécial, il vous suffit de le choisir dans la liste et de cliquer sur le bouton Rapport.
QuickBooks mémorise l'orientation de l'impression avec le rapport, donc si l'orientation de l'impression n'est pas celle que vous souhaitez pour le rapport, vous devez d'abord le modifier en choisissant Fichier → Configuration de l'imprimante. Sélectionnez l'orientation que vous souhaitez mémoriser, cliquez sur OK, puis mémorisez le rapport.
Envoyer un e-mail
Si vous cliquez sur le bouton Courrier électronique, QuickBooks affiche une liste déroulante de commandes vous permettant d'envoyer un classeur Excel ou une version PDF du rapport à quelqu'un d'autre. Lorsque vous choisissez l'une des commandes qui indique que vous souhaitez envoyer un rapport par e-mail, les actions de QuickBooks dépendent du fait que QuickBooks voit que vous avez déjà installé et installé un programme de messagerie électronique.
Si QuickBooks ne voit aucun programme de ce type, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Modifier les informations de messagerie. Si QuickBooks voit un tel programme, QuickBooks démarre le programme de courrier électronique et ajoute le rapport en tant que pièce jointe à un nouveau message.
Exportation
Si vous cliquez sur le bouton Excel et sélectionnez Créer une nouvelle feuille de calcul dans le menu déroulant, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Envoyer un rapport à Excel. Vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour créer un rapport Excel contenant les mêmes informations que celles indiquées dans le rapport. Sélectionnez le bouton d'option Créer une nouvelle feuille de calcul pour créer un nouveau classeur Excel avec les informations de rapport et le bouton d'option Mettre à jour une feuille de calcul existante pour ajouter le rapport à un classeur Excel existant.
Vous pouvez également vous amuser en exportant un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) (ces fichiers peuvent être ouverts par d'autres tableurs électroniques et par des programmes de base de données) vers un classeur Excel spécifique et en cliquant sur le bouton Avancé. une autre boîte de dialogue qui vous permet de contrôler le formatage des informations exportées.
Une suggestion amicale, peut-être? N'hésitez pas à expérimenter avec toutes les options d'exportation spéciales. Rappelez-vous simplement qu'après avoir exporté un rapport QuickBooks vers un nouveau classeur Excel vide, vous pouvez également faire n'importe lequel de ces trucs fantaisistes - formatage spécial, etc.
Les autres boutons et cases
Si vous voulez voir comment fonctionnent les trucs Masquer l'en-tête, Collapse et Dates, il vous suffit de faire des nouilles. Tu ne peux rien faire de mal.
Si vous modifiez les dates du rapport, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour le rapport. Pour définir les options d'actualisation pour les rapports, choisissez Edition → Préférences. Cliquez ensuite sur l'icône Rapports et graphiques dans la liste de gauche et cliquez sur l'onglet Mes préférences si nécessaire. Cliquez sur l'une des options Rapports et Graphiques, puis sur OK.
