Comment entrer les transactions par carte de crédit dans QuickBooks 2015 - dummies

Si vous choisissez la commande Banque → Utiliser l'enregistrement et sélectionnez un compte de carte de crédit, QuickBooks affiche le registre des cartes de crédit. Le registre de carte de crédit fonctionne comme la fenêtre de registre régulière que vous utilisez pour un compte courant. Vous entrez des transactions dans les lignes du registre. Lorsque vous imputez des frais, QuickBooks met à jour le solde de la carte de crédit et la limite de crédit restante.

Enregistrement des frais de carte de crédit

L'enregistrement des frais de carte de crédit est similaire à l'enregistrement d'un chèque ou d'un retrait de compte bancaire. Par souci d'illustration, supposons que vous avez facturé 50 $. 00 valeur de burritos et de margaritas à votre restaurant mexicain préféré, La Cantina. Voici comment vous enregistrez cette charge:

1. Choisissez Banque → Saisir les frais de carte de crédit.

   La fenêtre Entrer les frais de carte de crédit s'affiche.

   

2. Dans la liste déroulante Carte de crédit, sélectionnez la carte de crédit sur laquelle vous avez imputé la dépense.

   Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de la liste Carte de crédit, puis sélectionnez une carte dans la liste déroulante.

3. Dans le champ Achat de, indiquez le nom de l'entreprise que vous avez payée avec une carte de crédit.

   Déplacez le curseur sur la ligne Acheté depuis et cliquez sur la flèche vers le bas. Vous voyez une liste de noms. Choisissez-en un dans la liste.

   Si vous n'avez jamais dîné dans cet établissement, choisissez Ajouter Nouveau. Ensuite, ajoutez le nom de l'entreprise.

4. Sélectionnez le bouton d'option approprié pour indiquer si la transaction est un achat ou un crédit.

   Sélectionnez le bouton d'option Achat / Charge si vous souhaitez enregistrer un achat (ce que vous faites la plupart du temps et ce que cet exemple vous montre). Sélectionnez le bouton d'option Remboursement / crédit si vous souhaitez enregistrer un crédit sur votre compte (si vous avez renvoyé quelque chose, par exemple).

5. Entrez la date de facturation dans le champ Date.

   Positionnez le curseur sur la ligne Date et tapez la date en utilisant le format MM / JJ / AAAA. Par exemple, saisissez 06302015 ou 6/30/15 pour le 30 juin 2015. Si vous saisissez ces frais deux ou trois jours après le fait, entrez la date à laquelle le la charge a été faite. L'utilisation de cette date facilite le rapprochement de vos dossiers avec ceux de votre compagnie de carte de crédit lorsque vous recevez votre relevé mensuel.

6. Entrez le montant de la taxe dans le champ Montant.

   Déplacez le curseur sur la ligne Montant et entrez le montant total de la charge. Remarque: Ne tapez pas de symbole dollar, mais tapez la période pour indiquer la décimale.

7. (Facultatif) Entrez une description de mémo dans la zone de texte Mémo.

   Déplacez le curseur sur la zone de texte Mémo et entrez la raison spécifique pour laquelle vous chargez l'élément. Dans ce cas, vous pouvez taper Important Business Meeting ou quelque chose comme ça.

   Cette boîte de description est un bon endroit pour documenter l'objectif commercial d'une charge, qui est une exigence de la loi fiscale si vous enregistrez une charge de carte de crédit de voyage, de repas ou de divertissement.

8. Remplissez l'onglet Dépenses.

   Vous utilisez l'onglet Dépenses pour enregistrer les dépenses professionnelles.

   Accédez à la colonne Compte de l'onglet Dépenses, cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez un compte Dépense dans la liste (très probablement, Voyages et Ent: Repas s'il s'agissait d'un repas d'affaires). Si vous entrez ici un nom que QuickBooks ne connaît pas, il vous demande de créer un compte de dépenses.

   QuickBooks remplit automatiquement la colonne Montant lorsque vous entrez une somme dans le champ Montant. Tapez quelque chose dans la colonne Mémo et affectez cette dépense à un client: travail et classe si vous le souhaitez. Vous devez activer le suivi des cours si vous voulez affecter la dépense à une classe.

9. Remplissez l'onglet Eléments.

   Parce que cette taxe est pour un repas dans un restaurant, vous ne détailler pas les frais. Toutefois, si vous facturiez des articles en stock tels que du bois d'œuvre, des fournitures de papier, etc., vous remplissez l'onglet Articles.

   Si vous avez un bon de commande dans le fichier avec le fournisseur que vous avez entré dans la ligne Acheté à partir de, QuickBooks vous le dit. Cliquez sur le bouton Sélectionner un bon de commande pour voir la liste de vos commandes en cours avec le fournisseur.

10. Enregistrez le montant en cliquant sur le bouton Enregistrer & Nouveau ou sur le bouton Enregistrer & Fermer.

    Les frais sont enregistrés dans le registre des cartes de crédit.

    

Modification des frais que vous avez déjà saisis

Vous avez peut-être enregistré des frais de carte de crédit, puis vous vous êtes rendu compte que vous les avez mal enregistrés. Ou peut-être que vous n'auriez pas dû l'enregistrer du tout parce que vous n'avez pas payé pour le déjeuner d'affaires.

Vous devez entrer dans le registre des cartes de crédit et modifier ou supprimer les frais en procédant comme suit:

1. Choisissez Listes → Plan comptable.

   Vous voyez la fenêtre Chart of Accounts.

2. Double-cliquez sur le compte de la carte de crédit où se trouve la charge défectueuse.

   Comme par magie, le registre des cartes de crédit apparaît à l'écran.

3. Sélectionnez la transaction de carte de crédit que vous souhaitez supprimer ou modifier.

   C'est facile. Il suffit de déplacer le curseur sur la transaction.

4. Annulez, supprimez ou modifiez la transaction:

   • Pour annuler la transaction par carte de crédit, choisissez Modifier → Annuler la carte de crédit, puis cliquez sur OK.

   • Pour supprimer la transaction, choisissez Modifier → Supprimer les frais de carte de crédit. QuickBooks affiche une boîte de message qui vous demande si vous voulez vraiment supprimer la transaction. Cliquez sur OK.

   • Pour modifier la transaction, cliquez sur le bouton Modifier la transaction en haut de la fenêtre. Vous revenez à la fenêtre Entrer les frais de carte de crédit. Apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer et nouveau ou Enregistrer et fermer. Vous pouvez également apporter des modifications à l'intérieur du registre de carte de crédit, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.