Comment entrer un ordre d'achat dans QuickBooks Online - mannequins

Les entreprises qui commandent beaucoup de choses chez les fournisseurs utilisent souvent les bons de commande pour garder une trace des articles commandés. Les commandes d'achat dans QuickBooks Online (QBO) n'affectent aucun de vos comptes; Au lieu de cela, ils vous aident simplement à suivre ce que vous commandez. Et, quand la commande arrive, vous pouvez comparer les produits qui entrent dans la porte avec ceux qui sont listés sur le bon de commande pour s'assurer qu'ils correspondent.

Si vous prévoyez d'utiliser des bons de commande, votre processus de commande se déroule généralement de la façon suivante:

• Vous passez une commande auprès d'un fournisseur et vous saisissez un ordre d'achat dans QBO qui correspond à la commande que vous avez passée.

• Vous recevez les articles que vous avez commandés, généralement avec une facture pour les articles; vous faites ensuite correspondre les articles que vous avez reçus avec le bon de commande et entrez une facture pour les articles. Notez que parfois vous recevez la facture sans les articles ou les articles sans la facture.

• Vous payez la facture du fournisseur.

Vous saisissez une commande d'achat à l'aide de la fenêtre de transaction de commande d'achat; Vous pouvez ouvrir cette fenêtre à partir de la page Transactions de dépenses ou du menu Créer (le signe plus). Une commande d'achat typique ressemble à celle montrée ici, et vous remarquerez que la fenêtre ressemble étroitement à la fenêtre de vérification.

la fenêtre de commande d'achat.

Lorsque vous remplissez la fenêtre de transaction du bon de commande, QBO attribue le statut Ouvrir à la commande d'achat; l'état apparaît juste en dessous du nom du fournisseur dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de transaction.

Lorsque vous recevez les marchandises, la facture du vendeur, ou les deux, vous enregistrez une facture, un chèque, une transaction de dépenses ou des frais de carte de crédit, indiquant ce que vous avez payé (ou ce que vous devez) au vendeur.

Lorsque vous sélectionnez un fournisseur qui a ouvert des commandes d'achat pour l'un de ces types de transactions, un volet apparaît sur le côté droit de la fenêtre, affichant les commandes d'achat disponibles. Vous ajoutez un bon de commande à la transaction de la même manière que vous avez ajouté une facture à une transaction de chèque: en cliquant sur le bouton Ajouter. Ici, une transaction de chèque a été ouverte et un fournisseur qui a ouvert des commandes d'achat est sélectionné.

La fenêtre Vérifier, avec un fournisseur sélectionné qui a ouvert des commandes d'achat.

Lorsque vous cliquez sur Ajouter pour ajouter la commande d'achat à la transaction, QBO ajoute les lignes de commande d'achat à la première ligne disponible dans la section Détails de l'article de la transaction Vérifier. QBO indique également, en dessous du nom du fournisseur, que la transaction Check a une transaction liée.

A Vérifiez la transaction après avoir ajouté une commande d'achat.

Si vous enregistrez la transaction Vérifier et que vous rouvrez la commande d'achat, QBO a modifié le statut des commandes d'achat de ouvert à fermé afin de ne pas ajouter accidentellement le bon de commande à une autre transaction.

Si vous ajoutez une mauvaise commande à une transaction, vous pouvez supprimer la ligne de commande dans la section Détails de l'article en cliquant sur l'icône de la corbeille située sur le côté droit de la ligne.

QBO ne peut pas ajouter seulement une partie d'un bon de commande à une transaction. Ainsi, si vous recevez seulement une partie d'un bon de commande, ajoutez le bon de commande à votre transaction, puis enregistrez un paiement pour la partie du bon de commande que vous avez reçue en supprimant les lignes du chèque pour les articles que vous n'avez pas reçus. Pour continuer à suivre la partie en cours de la commande d'achat, vous pouvez fermer manuellement la commande d'achat d'origine et créer une nouvelle commande d'achat contenant les articles en attente restants; Lorsque vous créez le second bon de commande (essentiellement une commande en attente), essayez de lui attribuer un numéro qui vous permet de le suivre par rapport à la commande d'achat d'origine.

Vous pouvez utiliser vos propres numéros de bon de commande personnalisés si vous choisissez Vitesse → Paramètres entreprise → Frais. Cliquez ensuite sur le crayon à côté des bons de commande pour modifier les paramètres de la commande d'achat, cochez la case Numéros de transaction personnalisés, puis cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous devez identifier des commandes d'achat ouvertes, utilisez le rapport Ouvrir la liste des commandes d'achat.