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Tout ce que vous faites pour implémenter un système simple d'ABC basé sur les activités dans QuickBooks est ce que vous faites en ce moment. En d'autres termes, continuez à suivre vos dépenses d'exploitation en utilisant un bon plan de comptes décent. C'est 90% de la bataille.
Vous devez également prendre en charge seulement un ou deux éléments mineurs supplémentaires. Tout d'abord, vous activez la fonctionnalité de suivi des classes QuickBooks. Class Tracking vous permet de catégoriser les opérations sur les revenus et les dépenses comme relevant non seulement des comptes de revenus et de dépenses, mais aussi de catégories particulières.
Deuxièmement, lorsque vous enregistrez une dépense, vous identifiez également la classe dans laquelle la dépense tombe. En utilisant des classes qui correspondent à vos activités - eh bien, vous pouvez voir que c'est tout ce qu'il faut, non?
Vous pouvez rendre ABC très compliqué. De plus, si vous embauchez un consultant externe - quelqu'un qui veut vous facturer des milliers ou même des dizaines de milliers de dollars pour mettre en place l'un de ces systèmes - vous pourriez vous retrouver avec quelque chose de très, très puissant et très, très compliqué.
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Vérifiez que vous avez suffisamment de frais généraux pour vous inquiéter. Si vous êtes dans une entreprise avec de grosses marges et des frais généraux très bas, ABC peut ne pas avoir de sens pour vous. La valeur incrémentale que vous obtenez en allouant des frais généraux plus précisément peut être simplement une manifestation d'un trouble de la personnalité obsessionnel-compulsif plutôt qu'une bonne comptabilité.
Identifiez les coûts généraux importants.
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Vous devez le faire si vous décidez d'allouer une partie ou la totalité de vos frais via une approche ABC. Ne perdez pas de temps à essayer d'allouer avec précision des montants penny-ante (à moins qu'ils ne soient simples à allouer ceux qui peuvent être faits en même temps que le plus gros projet).
Optez pour le plus gros coup que vous puissiez obtenir pour votre argent. Créer un système ABC qui alloue, avec un minimum d'effort, une grande partie de vos frais généraux. Ne soyez pas trop pédant.
Identifiez les principales activités qui utilisent les frais généraux.
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Dans l'exemple simple de l'entreprise de stands de hot-dogs imaginaires, vous n'avez qu'une seule activité: servir un client.Vous allez certainement avoir plus d'activités que cela. Cependant, vous n'avez pas besoin de créer une liste de 80 activités.
Identifiez les grandes activités qui vous permettent d'allouer vos frais généraux. Moins les activités que vous pouvez utiliser pour le faire, plus votre comptabilité sera facile. Trouvez une poignée d'activités qui vous permettent d'allouer équitablement et avec précision les frais généraux aux lignes de produits. C'est la grande image.
Tracez les activités sur les produits en utilisant les mesures appropriées.
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Une fois que vous avez identifié la poignée d'activités qui vous permettent de connecter les frais généraux aux produits, veillez à utiliser la mesure appropriée, également appelée facteur de coût, pour lier les frais généraux aux lignes de produits ou aux lignes de service.
Dans l'exemple de l'industrie des peuplements de hot-dogs, un surcoût - le loyer - n'avait même pas besoin d'un facteur de coût. La dépense de fournitures n'a pas non plus besoin d'un facteur de coût parce que vous étiez en mesure d'allouer ce coût par simple observation.
La dépense salariale nécessitait une approche plus sophistiquée de l'allocation des manuels. Pour répartir la dépense salariale, vous avez créé une activité appelée
desservant le client , puis affecté le coût de cette activité en fonction du nombre d'étapes requises par chaque gamme de produits. Un système ABC est un outil que vous pouvez utiliser pour gérer vos frais généraux et la rentabilité des produits ou services que vous vendez. Pratiquement, vous voulez vous concentrer sur les gros frais généraux, et au final, tout ce que vous voulez vraiment, c'est un système ABC qui produise des chiffres utiles - des chiffres qui vous aident à penser plus clairement et plus créativement à votre entreprise.
