Comment importer des tâches à partir de Microsoft Outlook - dummies

Microsoft fournit une fonction d'importation facile à utiliser qui transfère les tâches que vous créez dans Outlook à Project 2013. Une fois que vous commencez à penser à ce qui doit être accompli dans un projet, les tâches commencer à ressembler à des lapins reproducteurs; Ce qui pourrait commencer comme une série de tâches simples à faire dans Outlook devient souvent un projet à part entière. C'est là qu'intervient l'importation.

La fonction Importer les tâches Outlook est essentiellement une carte d'importation prédéfinie pour fonctionner avec les champs de tâches Outlook. Suivez ces étapes pour importer des tâches Outlook dans Project:

1. Ouvrez le plan dans lequel vous souhaitez insérer des tâches ou ouvrez un nouveau projet (choisissez Fichier → Nouveau, cliquez sur Projet vide et cliquez sur Créer).

2. Cliquez sur l'onglet Tâche du ruban, cliquez sur la partie inférieure (avec la flèche vers le bas) du bouton Tâche du groupe Insérer, puis cliquez sur Importer les tâches Outlook.

3. Si un message d'avertissement Microsoft Outlook s'affiche, cliquez sur Autoriser.

   La boîte de dialogue Importer les tâches Outlook s'affiche.

   

4. Cochez la case en regard de chaque tâche que vous souhaitez importer ou cliquez sur le bouton Sélectionner tout pour importer toutes les tâches Outlook.

   Par défaut, Outlook stocke les tâches dans le dossier Tâches. La sélection de la case Dossier: Tâches est une autre façon de sélectionner toutes les tâches dans Outlook.

5. Cliquez sur le bouton OK.

   Les tâches sont importées puis apparaissent à la fin de la liste des tâches avec la mise en surbrillance des modifications appliquée.

Lorsque vous importez une tâche à partir d'Outlook, son nom, sa durée et ses notes (le cas échéant) sont également importés. Si une tâche dans Outlook n'a pas de durée et que vous avez défini Auto Schedule comme mode de tâche de projet, Project crée la tâche avec une période estimée d'une journée.

Insertion de liens hypertexte

Vous pouvez insérer des liens hypertexte dans un plan de projet, ce qui constitue un moyen pratique d'ouvrir rapidement un autre projet, un autre fichier de n'importe quel type ou une page Web.

Vous pouvez insérer un lien hypertexte et créer une tâche que vous pouvez utiliser pour représenter le calendrier ou les coûts d'un autre projet ou sous-projet dans le plan, car les informations de calendrier et de coût ne sont pas transportées depuis le projet. Les hyperliens sont plus souvent utilisés pour lier à la documentation d'une tâche existante, telle que la documentation technique, les hypothèses ou les informations externes.

Pour insérer un lien hypertexte vers un autre dans le projet, procédez comme suit:

1. Entrez le nom de la nouvelle tâche dans une cellule de nom de tâche vide.

2. Cliquez avec le bouton droit sur la nouvelle cellule du nom de la tâche pour laquelle vous voulez que la tâche hypertexte apparaisse.

3. Choisissez Hyperlien.

   La boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte apparaît.

   

4. Dans la zone Texte à afficher, tapez le texte que vous souhaitez afficher pour le lien hypertexte.

   Assurez-vous que ce texte indique clairement quelles informations sont résumées.

5. Dans la zone Lien vers, cliquez sur l'icône Fichier existant ou page Web.

   Vous pouvez créer un lien vers un document de n'importe quel type ou vers une page Web.

6. Dans la liste Regarder dans, recherchez et sélectionnez le fichier auquel vous souhaitez insérer un lien hypertexte.

7. Cliquez sur le bouton OK.

   Le texte du lien est inséré et un symbole de lien hypertexte apparaît dans le champ Indicateur. Vous pouvez simplement cliquer sur ce symbole de lien pour ouvrir l'autre fichier.

Insertion d'un projet dans un autre

Vous pouvez également insérer des tâches d'un projet dans un autre. Pour ce faire, insérez un projet existant complet dans un autre projet. Le projet inséré est un sous-projet . Cette méthode est utile lorsque plusieurs membres de l'équipe du projet gèrent différentes phases d'un projet plus important.

La possibilité d'assembler des sous-projets en un seul endroit vous permet de créer un plan directeur à partir duquel vous pouvez visualiser, en un seul endroit, toutes les pièces d'un projet plus vaste et plus complexe.

Si vous insérez plusieurs sous-projets, créez un pool de ressources que vous mettez à la disposition de tous les sous-projets pour la cohérence de l'attribution des ressources.

Procédez comme suit pour insérer un autre fichier Projet dans la planification:

1. Dans la vue Diagramme de Gantt, sélectionnez la tâche dans la liste des tâches au-dessus de laquelle vous voulez insérer l'autre projet.

2. Choisissez Projet → Sous-projet.

   La commande Sous-projet se trouve dans le groupe Insérer.

   

3. À l'aide du volet de navigation et de la liste de fichiers, localisez le fichier que vous voulez insérer et cliquez dessus pour le sélectionner.

4. Si vous souhaitez créer un lien vers l'autre fichier afin que les mises à jour soient reflétées dans la copie du projet que vous insérez, assurez-vous que la case à cocher Lier au projet est sélectionnée.

5. Cliquez sur le bouton Insérer pour insérer le fichier.

   Le projet inséré apparaît au-dessus de la tâche que vous avez sélectionnée au début du processus d'insertion.

La tâche de niveau supérieur du projet inséré apparaît au niveau de la tâche que vous avez sélectionnée lorsque vous avez inséré le projet, avec toutes les autres tâches en dessous dans l'ordre. Si vous en avez besoin, utilisez les outils Retrait et Retrait de la barre d'outils Mise en forme pour placer les tâches insérées au niveau approprié dans le projet.