Comment facturer un client dans QuickBooks 2014 - les mannequins

Pour facturer un client dans QuickBooks, vous utilisez la fenêtre Créer des factures pour identifier le client et spécifier le montant que le client doit.

1Pour afficher la fenêtre Créer des factures, choisissez la commande Clients → Créer des factures.

Dans ce cas, QuickBooks affiche une fenêtre Créer des factures. Notez cependant que la fenêtre Create Invoices que vous voyez peut ne pas ressembler exactement à celle montrée. Vous pouvez utiliser plusieurs types de formulaire de facture. Vous pouvez également choisir de personnaliser un formulaire de facture afin qu'il corresponde parfaitement aux besoins de votre entreprise.

2 Identifiez le client et, le cas échéant, le travail.

Pour ce faire, sélectionnez le client ou le client et la combinaison d'emplois dans la liste déroulante Customer: Job. Ne vous inquiétez pas pour ce travail ?? affaires si vous n'êtes pas familier avec cela.

Vous devez identifier le client spécifique que vous facturez en sélectionnant ce client dans la liste Client: Job. Si le client est un nouveau client que vous n'avez pas encore facturé ou décrit dans la liste des clients, entrez un nom abrégé pour le client, par exemple une abréviation du nom de l'entreprise du client, dans la liste Client: Job.

QuickBooks indique alors que le client n'existe pas encore dans la liste des clients et vous demande si vous souhaitez ajouter le client; indique que vous faites. Lorsque vous y êtes invité, fournissez les informations client demandées par QuickBooks.

Vous pouvez également classer une facture dans une catégorie particulière en utilisant la liste déroulante Classe. Ne vous inquiétez pas pour l'instant en utilisant le suivi des cours.

3Confirmer ou fournir de nouvelles informations d'en-tête de facture.

Après avoir identifié le client, QuickBooks remplit les champs Date, Facture, Facturation, et éventuellement les champs Expédier à. Vous n'avez probablement pas besoin de modifier ces informations. Vous devriez revoir les informations affichées dans ces cases pour vous assurer que c'est correct.

Par exemple, vous ne facturez généralement pas quelqu'un à moins que vous n'ayez déjà expédié le produit ou fourni le service. Par conséquent, vous devez probablement confirmer que la date de facturation suit la date d'expédition du produit ou la date de mise en service. Vous pouvez également confirmer, par exemple, que l'adresse de livraison est correcte.

4Fournissez ou confirmez les informations du champ de la facture.

Les factures incluent des informations de champ qui enregistrent des éléments tels que les numéros de commande d'achat, les conditions de paiement, la date d'expédition et la méthode d'expédition. Vous devez vous assurer que tout ce que QuickBooks montre dans ces zones de texte est correct.

Si un client vous a fourni un numéro de bon de commande, par exemple, entrez ce numéro de bon de commande dans la zone Numéro d'ordre P. O. Confirmez que les conditions de paiement indiquées dans la zone Conditions sont correctes.Confirmez que la date indiquée dans le champ Expédier est correcte.

Tous ces champs ne doivent pas nécessairement être remplis pour chaque facture, mais vous souhaitez fournir toute information permettant à un client de payer une facture, de lier une facture à ses enregistrements d'achat et de déterminer comment et quand un article est en cours d'expédition.

5Décrivez les articles vendus.

L'apparence de la zone des colonnes de votre facture dépend en réalité de la vente de produits ou de services. La figure montre la zone des colonnes pour les produits. La zone des colonnes pour un service semble plus simple car vous ne fournissez pas beaucoup d'informations lors de la description des éléments de service.

Dans la zone des colonnes, vous voulez décrire chaque article - chaque produit ou service - pour lequel une facture est facturée. Pour ce faire, vous utilisez une seule ligne pour chaque élément. Le premier article que vous souhaitez facturer, alors, va dans la ligne 1 de la zone des colonnes.

Pour chaque article, vous entrez la quantité commandée, le code de l'article et un prix ou un taux. QuickBooks récupère une description d'article de votre liste d'articles et place ces données dans la colonne Description. QuickBooks calcule également le montant facturé pour l'article en multipliant la quantité par le prix ou le taux.

Vous pouvez toutefois modifier les champs Description et Quantité. Si vous modifiez le champ Montant, QuickBooks recalcule le champ Prix par chaque en divisant le montant par la quantité.

Pour entrer des éléments supplémentaires dans la facture, entrez des lignes supplémentaires. Chaque élément que vous souhaitez facturer (chaque élément devant figurer séparément dans la facture) apparaît sous la forme d'une ligne dans la zone des colonnes. Si vous souhaitez facturer un client pour un produit, une ligne dans la zone des colonnes de la facture est utilisée pour ce produit.

Si vous souhaitez facturer un client pour le fret, une ligne de la zone de facture décrit les frais de transport. Si vous voulez facturer un client pour la taxe de vente, une ligne ou une ligne de la zone des colonnes indique à nouveau cette taxe de vente.

6Utilisez la zone Message client en bas de la fenêtre Créer des factures pour fournir un message client qui apparaît en bas de la facture.

Si vous avez créé un modèle de formulaire de facture personnalisé comprenant d'autres informations de pied de page, ces dernières apparaissent également en bas de la fenêtre Créer des factures. Vous pouvez les utiliser pour collecter et transférer des informations de pied de page supplémentaires.

7Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer ou sur le bouton Enregistrer & Nouveau pour enregistrer votre facture.

Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer si vous souhaitez enregistrer la facture et fermer la fenêtre Créer des factures. Cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau si vous souhaitez enregistrer la facture, puis entrez une autre facture dans la version vide de la fenêtre Créer des factures.

Cliquez sur l'onglet Envoi / Envoi, puis sur le bouton FedEx ou UPS pour démarrer la fenêtre QuickBooks Shipping Manager, qui vous permet d'automatiser certaines étapes de l'envoi de colis en utilisant Federal Express ou United Parcel Service (UPS). La première fois que vous démarrez le gestionnaire d'expédition, vous devrez effectuer un peu de travail d'installation.

Pour parcourir les factures que vous avez déjà créées, cliquez sur les boutons Précédent et Suivant.Ou cliquez sur le bouton Rechercher et utilisez la boîte de dialogue Rechercher des factures pour décrire la facture que vous souhaitez localiser.