Comment facturer un client avec QuickBooks 2010 - des mannequins

Pour facturer un client à l'aide de QuickBooks 2010, vous devez identifier le client et indiquer le montant dû par le client dans la fenêtre Créer des factures.

1Choisissez les clients → Créer des factures.

QuickBooks affiche une fenêtre Créer des factures. Cette figure a fermé la liste des fenêtres ouvertes pour donner plus de place à la fenêtre Créer des factures. Vous pouvez fermer votre liste de fenêtres ouvertes en cliquant sur sa case de fermeture (la petite case marquée d'un X qui apparaît dans le coin supérieur droit de la liste). Pour réafficher la liste Ouvrir la fenêtre après l'avoir fermée, choisissez Affichage → Ouvrir la liste des fenêtres.

2Sélectionnez le client ou le client et la combinaison d'emplois dans la liste déroulante Customer: Job.

Si le client est un nouveau client que vous n'avez pas encore facturé ou décrit dans la liste des clients, entrez un nom abrégé pour le client dans la liste des offres d'emploi. QuickBooks indique alors que le client n'existe pas encore sur la liste des clients et vous demande si vous souhaitez ajouter le client; indique que vous faites. Lorsque vous y êtes invité, fournissez les informations client demandées par QuickBooks.

3 (Facultatif) Classifiez une facture en tant qu'ajustement dans une catégorie particulière en utilisant la liste déroulante Classe.

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4Confirmer ou fournir de nouvelles informations d'en-tête de facture.

Une fois que vous avez identifié le client, QuickBooks remplit les champs Date, Facture, Facturation, et, éventuellement, Expédier à. Vous n'avez probablement pas besoin de modifier ces informations. Vous devriez revoir les informations affichées dans ces cases pour vous assurer qu'elles sont correctes.

5Fournissez ou confirmez les informations du champ Facture.

Les factures incluent des informations de champ qui enregistrent des éléments tels que les numéros de commande d'achat, les conditions de paiement, la date d'expédition et la méthode d'expédition. Assurez-vous que tout ce que QuickBooks montre dans ces champs est correct.

6Dans la zone des colonnes, décrivez chaque article - chaque produit ou service - pour lequel une facture est facturée.

Utilisez une seule ligne pour chaque article. Le premier article que vous voulez facturer, alors, va dans la ligne 1 de la zone des colonnes. Pour chaque article, vous entrez la quantité commandée, le code de l'article et un prix ou un taux. QuickBooks récupère une description d'article de votre liste d'articles et place ces données dans la colonne Description.

QuickBooks calcule également le montant facturé pour l'article en multipliant la quantité par le prix ou le taux. Vous pouvez cependant modifier les champs Description et Montant. Si vous modifiez le champ Montant, QuickBooks recalcule le champ Prix par chaque en divisant le montant par la quantité.

7Pour saisir des éléments supplémentaires sur la facture, saisissez des lignes supplémentaires.

Chaque élément que vous souhaitez facturer (chaque élément devant figurer séparément dans la facture) apparaît sous la forme d'une ligne dans la zone des colonnes.

8Dans la zone de texte Message client située en bas de la fenêtre Créer des factures, indiquez un message client qui apparaît en bas de la facture.

Si vous avez créé un modèle de formulaire de facture personnalisé comprenant d'autres informations de pied de page, ces dernières apparaissent également en bas de la fenêtre Créer des factures. Vous pouvez les utiliser pour collecter et transférer des informations de pied de page supplémentaires.

9 (Facultatif) Vérifiez votre orthographe en cliquant sur le bouton Orthographe.

QuickBooks vérifie l'orthographe des mots que vous avez utilisés sur la facture. Si QuickBooks ne détecte aucune faute d'orthographe, un message s'affiche pour vous indiquer que la vérification orthographique est terminée. Si QuickBooks trouve une erreur d'orthographe (les abréviations de code produit produisent souvent des fautes d'orthographe dans QuickBooks) QuickBooks affiche la boîte de dialogue Vérifier l'orthographe dans le formulaire.

10Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer ou sur le bouton Enregistrer & Nouveau pour enregistrer votre facture.

Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer si vous souhaitez enregistrer la facture et fermer la fenêtre Créer des factures. Vous utilisez le bouton Enregistrer & Nouveau si vous souhaitez enregistrer la facture, puis entrez une autre facture dans la version vide de la fenêtre Créer des factures.