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QuickBooks autorise plusieurs utilisateurs. De nombreuses entreprises, après avoir atteint une certaine taille, doivent prendre en charge plusieurs utilisateurs ayant accès à des informations comptables et avoir la capacité, dans certains cas, de créer des transactions comptables. Malheureusement, plusieurs utilisateurs du système de comptabilité créent des risques pour le propriétaire de l'entreprise.
En ayant accès au système de comptabilité, les utilisateurs peuvent, par inadvertance, introduire des erreurs dans le système de comptabilité ou, malheureusement, frauder intentionnellement une entreprise. Pour ces raisons, voici une liste de certaines techniques de contrôle QuickBooks qu'un propriétaire d'entreprise ou un gestionnaire d'entreprise peut utiliser pour minimiser les erreurs involontaires et minimiser les risques de vol.
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Comparer régulièrement les inventaires physiques avec les enregistrements de comptabilité d'inventaire. L'inventaire rétrécit, malheureusement. Les gens - parfois des employés, mais souvent des pseudo-clients tels que des voleurs à l'étalage - volent des stocks. Par conséquent, une chose que vous devez faire, à la fois pour minimiser vos pertes de stocks et pour maintenir des registres comptables précis, est de comparer régulièrement les comptes physiques de votre inventaire avec ce que vos registres comptables montrent.
Cette approche consistant à compter fréquemment les articles les plus précieux et les plus faciles à voler accomplit deux choses:
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Le rétrécissement de l'inventaire est rapidement identifié.
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Le propriétaire de l'entreprise peut minimiser le rétrécissement de l'inventaire en identifiant le type d'inventaire le plus souvent volé ou même lorsque l'inventaire est le plus souvent volé.
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Rapprocher les comptes bancaires. Une chose que les propriétaires d'entreprise devraient faire est de rapprocher leurs propres comptes bancaires. Il arrive souvent que le personnel de la comptabilité commette un vol d'employés alors que les employés déterminent comment écrire des chèques sur le compte bancaire de l'entreprise que le propriétaire ne voit pas. Un moyen sûr de trouver une transaction fictive et frauduleuse est d'avoir le propriétaire réconcilier le relevé bancaire.
Si le propriétaire réconcilie le relevé bancaire, elle peut comparer la comptabilité de la banque pour le compte avec les registres comptables QuickBooks de la société. Tout écart évident peut être réparé, ce qui signifie que les enregistrements comptables de QuickBooks sont plus précis. De plus, toute transaction floconneuse et suspecte a tendance à devenir évidente lorsque le propriétaire de l'entreprise examine de près les chèques.
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Séparer la comptabilité de la garde physique si possible. Dans une petite entreprise, il est difficile de toujours séparer la comptabilisation de certaines activités de la garde physique ou de la responsabilité physique pour cette activité.Par exemple, il est difficile de séparer la comptabilité des stocks de la garde physique ou de l'accès à cet inventaire.
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Former les employés à l'utilisation de QuickBooks. Vous devriez former les employés à utiliser QuickBooks si vous avez une entreprise de toute taille pour deux raisons fondamentales:
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Quelqu'un qui sait comment utiliser QuickBooks est moins susceptible de faire des erreurs par inadvertance.
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Les registres comptables désordonnés camouflent le vol des employés.
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Fermez votre fichier QuickBooks. Si vous suivez un cours de principes de comptabilité, vous découvrirez que la clôture signifie un ensemble de procédures comptables que quelqu'un effectue pour mettre à zéro les comptes de revenus et de dépenses afin que les revenus et les dépenses puissent être facilement calculés dès la nouvelle année. Dans QuickBooks, la fermeture signifie quelque chose de différent.
Mais vous voulez toujours fermer le fichier QuickBooks afin de préserver l'intégrité de vos données. Voici comment procéder: Choisissez la commande Edition → Préférences, sélectionnez Comptabilité, sélectionnez l'onglet Préférences de la société, puis cliquez sur le bouton Date / Mot de passe de la date de clôture. Lorsque QuickBooks vous y invite, spécifiez une date de clôture et un mot de passe.
Une fois que vous avez fourni cette information, QuickBooks interdit ou interdit aux utilisateurs de modifier ou de saisir des transactions antérieures à la date de clôture. (Seules les personnes avec le mot de passe peuvent modifier ou saisir des transactions avec des dates antérieures à la date de clôture.)
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Gérez votre système de comptabilité QuickBooks. De nombreux propriétaires d'entreprise ne considèrent pas le système comptable comme étant autre chose qu'un outil permettant de produire des factures, des chèques de paie et des informations requises pour la déclaration de revenus annuelle. Malheureusement, cette relation lointaine avec le système comptable signifie que les propriétaires d'entreprise ne ressentent souvent pas le besoin de gérer activement ce qui se passe avec le système comptable.
Un système comptable devrait être un outil que vous utilisez pour mieux gérer votre entreprise. Et ça peut être ça. Mais s'il s'agit d'un outil pour mieux gérer votre entreprise, vous devez gérer le système.
Vous pouvez facilement vous assurer que les gens font ce qu'ils sont censés faire en créant des listes de contrôle simples.
| Tâche | terminée? |
|---|---|
| Données sauvegardées et déplacées hors site | |
| Comptes bancaires rapprochés | |
| Toutes les factures, notes de crédit, relevés | |
| Tous les comptes d'attente nettoyés | |
| États financiers livrés | |
| Exceptions signalées (par exemple, en retard factures, factures,
commandes d'achat, articles en stock sous-stockés) |
| Tâche | terminée? |
|---|---|
| Ajuster la balance de vérification | |
| Graver le CD avec les numéros de fin d'année pour l'enregistrement permanent | |
| Envisager de nettoyer les fichiers de données s'ils sont énormes | |
| Fermer l'année quand vraiment terminé |
