Comment maintenir de bons contrôles comptables avec QuickBooks 2011 - mannequins

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De nombreuses entreprises, après avoir atteint une certaine taille, doivent prendre en charge plusieurs utilisateurs de QuickBooks ayant accès aux informations comptables et aux fonctionnalités, dans certains cas, pour créer des transactions comptables. Malheureusement, avoir plusieurs utilisateurs du système de comptabilité crée un risque pour le propriétaire de l'entreprise.

En ayant accès à QuickBooks, les utilisateurs peuvent, par inadvertance, introduire des erreurs dans le système de comptabilité ou, malheureusement, frauder intentionnellement une entreprise. Voici une liste de quelques techniques de contrôle de QuickBooks qu'un propriétaire d'entreprise ou un directeur d'entreprise peut utiliser pour minimiser les erreurs involontaires et les risques de vol:

Comparer régulièrement les inventaires physiques avec les enregistrements de comptabilité d'inventaire. Cette approche accomplit deux choses:
- Le rétrécissement de l'inventaire est rapidement identifié.
- Le propriétaire de l'entreprise peut minimiser le rétrécissement de l'inventaire en identifiant le type d'inventaire le plus souvent volé ou même lorsque l'inventaire est le plus souvent volé.
Rapprocher les comptes bancaires. Une chose que les propriétaires d'entreprise devraient faire est de rapprocher leurs propres comptes bancaires. Il arrive souvent que le personnel de la comptabilité commette un vol d'employés alors que les employés déterminent comment écrire des chèques sur le compte bancaire de l'entreprise que le propriétaire ne voit pas. Si le propriétaire réconcilie le relevé bancaire, elle peut comparer la comptabilité de la banque pour le compte avec les registres comptables QuickBooks de la société.
Séparer la comptabilité de la garde physique si possible. Dans une petite entreprise, il est difficile de toujours séparer la comptabilisation de certaines activités de la garde physique ou de la responsabilité physique pour cette activité. Partout où vous pouvez séparer la garde physique de la comptabilité, une vérification intégrée des erreurs se produit. La personne qui effectue la comptabilisation vérifie indirectement la garde des biens par les gardiens physiques. Vous pouvez demander de l'aide à votre CPA pour trouver des moyens de séparer la garde physique des biens des fonctions de comptabilité et de tenue de livres.
Formez les employés à l'utilisation de QuickBooks. Vous devriez former les employés à utiliser QuickBooks si vous avez une entreprise de toute taille pour deux raisons fondamentales:
- Quelqu'un qui sait comment utiliser QuickBooks est moins susceptible de faire des erreurs par inadvertance.
- Les registres comptables désordonnés camouflent le vol des employés. La formation signifie non seulement des registres comptables plus précis, mais aussi que vous êtes moins susceptible d'avoir un environnement propice au vol ou au détournement de fonds.
Gérez votre système de comptabilité QuickBooks. Un système comptable devrait être un outil que vous utilisez pour mieux gérer votre entreprise. Pour que le système fonctionne, vous devez gérer ce système. Vous pouvez facilement vous assurer que les gens font ce qu'ils sont censés faire en créant des listes de contrôle simples. Vous pouvez les utiliser comme point de départ pour construire votre propre liste de choses que le commis à la comptabilité ou le gestionnaire de bureau doit faire chaque mois ou à la fin de chaque année.

Exemple de liste de tâches comptables mensuelles

Données sauvegardées et déplacées hors site
Comptes bancaires rapprochés
Toutes les factures, notes de crédit, relevés
Tous les comptes d'attente éliminés
États financiers
Exceptions signalées (par exemple, factures en souffrance, factures, bons de commande, articles en stock sous-stockés)