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QuickBooks 2014 facilite l'utilisation des fichiers de données clients par les comptables. Considérez ce scénario: Vous avez un client qui a besoin d'aide pour terminer la période comptable de l'année.
Vous avez deux choix. D'abord, vous pouvez vous rendre à son magasin, sans doute coincé dans la circulation, et vous vous demandez si vous pouvez facturer au client 150 $ pour votre temps de trajet. Deuxièmement, vous pouvez demander au client d'utiliser la fonction de copie du comptable de QuickBooks pour vous envoyer une copie du fichier de données QuickBooks.
Vous pouvez consulter la copie du fichier de données de ce comptable, apporter les correctifs ou les modifications appropriés, puis envoyer les modifications au client. Le client peut facilement importer ces changements dans son fichier QuickBooks existant et partir à sa guise. Assez soigné, non?
Votre client crée la copie comptable du fichier de données QuickBooks en utilisant sa version de QuickBooks et le fichier de données réelles, puis crée un fichier qu'il vous envoie (par courrier ou par e-mail, par exemple). mail) ou que Intuit, le fabricant de QuickBooks, vous envoie. Heureusement, le processus est très simple dans les deux cas.
Voici ce que votre client doit faire si le client se charge de vous envoyer le fichier:
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Choisissez la commande Fichier → Copie comptable → Activités client → Enregistrer le fichier.
QuickBooks affiche un message demandant au client s'il veut
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Une copie comptable du fichier
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Une copie portable ou de sauvegarde du fichier
Vous pouvez également créer la copie d'un comptable en sélectionnant Fichier → Créer une copie, puis en cliquant sur le bouton Copier du comptable.
Un fichier portable est une copie réelle et en direct du fichier de données QuickBooks dont la taille a été légèrement réduite pour qu'il soit plus facile de se déplacer (par exemple en envoyant le fichier en pièce jointe par courrier électronique). Un fichier de sauvegarde est une seconde copie du fichier QuickBooks que vous créez (généralement), vous aurez donc une copie du fichier au cas où quelque chose de mauvais arriverait au fichier de données original de QuickBooks.
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Sélectionnez Copie du comptable, puis cliquez sur Suivant pour continuer.
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Spécifiez une date de division.
Lorsqu'un client clique sur le bouton Suivant pour continuer la création de la copie d'un comptable, QuickBooks lui demande la date de division. Les transactions tombant avant cette date ne peuvent être modifiées que dans la copie du comptable. Les transactions tombant après cette date peuvent être modifiées à la fois dans la copie du comptable et dans la copie du client.
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Cliquez sur Suivant pour continuer.
Un autre message apparaît, indiquant au client que QuickBooks doit fermer toutes les fenêtres pour créer la copie d'un comptable.QuickBooks peut également dire au client d'insérer un disque.
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Cliquez sur OK et insérez le disque (si nécessaire).
QuickBooks affiche une boîte de dialogue Mise à jour de la copie du comptable.
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Nommez la copie du comptable.
Utilisez la zone Nom de fichier de la boîte de dialogue Enregistrer la copie du comptable pour nommer la copie du fichier de données QuickBooks du comptable. Si nécessaire, le client peut également utiliser la liste déroulante Enregistrer dans pour spécifier où la copie du fichier de données QuickBooks du comptable doit être enregistrée.
Le client doit se souvenir où la copie du fichier du comptable est enregistrée. Ce fichier est donné au comptable - par e-mail ou courrier postal, ou sur un disque - afin qu'il puisse l'utiliser.
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Créez le fichier.
Une fois que le client a nommé la copie du fichier de données du comptable et indiqué, si nécessaire, où la copie du comptable doit être enregistrée, le client clique sur Enregistrer. QuickBooks enregistre la copie d'un comptable du fichier de données QuickBooks.
Ensuite, ce fichier de données est transmis au comptable par le client. En d'autres termes, le client doit envoyer un mail ou envoyer un e-mail au fichier.
Votre fournisseur de messagerie peut limiter la taille des pièces jointes (y compris les fichiers QuickBooks) que vous pouvez envoyer par e-mail. Si la taille vous gêne, vous pouvez télécharger le fichier QuickBooks sur le site Web d'Intuit en sélectionnant Fichier → Copie comptable → Activités client → Envoyer au comptable. Intuit envoie au comptable un message avec un lien cliquable qu'elle peut utiliser pour récupérer le fichier.
Les copies comptables utilisent trois types de fichiers. Le fichier de transfert comptable (avec l'extension de fichier. Qbx) est ce qu'un client crée et donne au comptable. La copie réelle du comptable (avec l'extension de fichier.baba) est ce que le comptable travaille avec après qu'il ou elle ouvre le fichier de transfert comptable. Enfin, il y a le fichier d'exportation comptable (avec l'extension de fichier.byby), qui contient les modifications qui reviennent au client.
Évidemment, ce n'est peut-être pas votre client qui prend ces mesures; vous devrez peut-être faire le sale boulot. Dans les deux cas, cependant, c'est ainsi que le processus fonctionne. Notez, cependant, que les économies de temps réel pour le comptable et les économies de coûts pour le client se produisent lorsque vous pouvez obtenir le client pour choisir la commande et travailler avec la boîte de dialogue.
Vous pouvez alors facturer des heures facturables pour travailler avec les données de QuickBooks plutôt que de les manipuler avec le fichier.
