Comment planifier votre système QuickBooks 2014 - les nuls

Si vous comprenez quelques gros éléments - ce que la comptabilité fait et ce que font les systèmes de comptabilité - dès le début, vous Je trouve que le processus d'installation de QuickBooks est beaucoup plus logique.

Qu'est-ce que la comptabilité

Pensez à ce que fait la comptabilité. Les gens peuvent discuter sur les petits détails, mais la plupart seraient d'accord que la comptabilité fait les quatre choses importantes suivantes:

• Mesure les profits et les pertes

• Rapports sur la situation financière d'une entreprise (son actif, son passif et sa valeur nette)

• Fournit des registres détaillés des actifs, des passifs et des comptes de capitaux propres

• Fournit des informations financières à parties prenantes, en particulier à la gestion

Ce que les systèmes comptables font

Maintenant, jetez un coup d'œil sur ce que les systèmes comptables, ou du moins ce que les systèmes de comptabilité des petites entreprises font habituellement:

• Produire des états financiers, y compris des états des résultats, des bilans et d'autres rapports comptables.

• Générez des formulaires commerciaux, notamment des chèques, des chèques de paie, des factures, des relevés de client, etc.

• Tenir des registres détaillés des comptes clés, y compris les espèces, les comptes débiteurs (montants que les clients doivent à une entreprise), les comptes créditeurs (montants qu'une entreprise doit à ses fournisseurs), les articles en stock, les immobilisations et ainsi de suite.

• Effectuer des fonctions de gestion de l'information spécialisées. Par exemple, dans l'industrie de l'édition, les éditeurs de livres paient souvent des redevances aux auteurs. La comptabilisation des redevances est donc une tâche que les systèmes de comptabilité des éditeurs de livres doivent généralement effectuer.

Ce que fait QuickBooks

D'accord, une fois que vous comprenez ce que fait la comptabilité et ce que font généralement les systèmes comptables, vous pouvez voir ce que fait QuickBooks:

• Génère des états financiers

• Génère de nombreux formulaires commerciaux courants chèques, chèques de paie, factures clients, relevés clients, notes de crédit et bons de commande

• Conserve les enregistrements détaillés d'une poignée de comptes clés: espèces, comptes débiteurs, comptes créditeurs et inventaire dans des paramètres simples

QuickBooks fait trois quatre choses que vous attendez d'un système de comptabilité à faire. Cependant, QuickBooks ne fournit pas les trucs de comptabilité spécialisés. Par exemple, QuickBooks ne fait pas de comptabilité des redevances.

Et maintenant pour les mauvaises nouvelles

QuickBooks fait donc trois des quatre choses que font les systèmes comptables, mais ça ne fait pas tout. QuickBooks est souvent une solution comptable incomplète. Veillez donc à définir vos attentes. Généralement, vous devez également trouver des solutions pour certaines de vos exigences de comptabilité particulières.

QuickBooks offre aux utilisateurs et aux entreprises beaucoup de flexibilité. Ainsi, en revenant à l'exemple précédent, un éditeur de livres peut faire une grande partie de ce qu'il doit faire pour la comptabilité des redevances dans QuickBooks. Ce travail de comptabilité de redevances nécessite simplement une certaine quantité de violon pendant que l'entreprise met en place QuickBooks.

Cependant, QuickBooks (ou au moins les versions les plus populaires de QuickBooks) souffre de quelques faiblesses importantes:

• QuickBooks Pro ne fournit pas un bon moyen de gérer la fabrication de l'inventaire. Toutefois, QuickBooks Premier et QuickBooks Enterprise Solutions prennent en charge la comptabilité de fabrication simple.

  Et QuickBooks Enterprise Solutions fournit des fonctionnalités supplémentaires de gestion des stocks (plusieurs sites d'inventaire, suivi des lots et des numéros de série, et coût FIFO) dans le cadre de sa fonction d'inventaire anticipé. (Ces versions de QuickBooks vous aident à prendre en compte le processus de transformation des matières premières en produits finis et à gérer certaines complexités réelles de l'inventaire.)

• Seule QuickBooks Enterprise Solutions gère la gestion des stocks dans plusieurs endroits. En d'autres termes, QuickBooks Pro et QuickBooks Premier montrent simplement, par exemple, que vous avez 3 000 widgets. Il ne vous permet pas de garder trace du fait que vous avez 1 000 widgets à l'entrepôt, 500 widgets dans le magasin A et 1 500 widgets dans le magasin B.

Malgré le fait que QuickBooks soit un solution incomplète et peut ne pas gérer l'inventaire comme vous le souhaitez ou le besoin, QuickBooks est toujours une très bonne solution. Non, attendez, ce n'est pas vraiment assez fort. Qu'est-ce que QuickBooks fait, il le fait très bien.

Il est beaucoup plus probable qu'un logiciel de comptabilité avec 600 utilisateurs, par exemple, soit abandonné plutôt qu'un produit comme QuickBooks, qui compte 4 millions de clients.