Comment préparer une facture dans QuickBooks 2016 - les nuls

Après avoir terminé tous les travaux préliminaires, préparer une facture avec QuickBooks 2016 est un jeu d'enfant. Sans plus attendre, voici comment créer une facture:

1. Affichez la fenêtre Créer des factures en choisissant Clients → Créer des factures.

   La fenêtre Créer des factures apparaît.

   

   La fenêtre Créer des factures.

2. Sélectionnez le modèle ou le formulaire de facture que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante Modèle située dans le coin supérieur droit.

   Le nom qui apparaît par défaut dépend de ce que vous avez dit à QuickBooks au sujet de votre entreprise pendant l'installation de QuickBooks. Tu peux aussi créer le tien.

3. Identifiez le client et, si nécessaire, le travail en utilisant la liste déroulante Customer: Job.

   Faites défiler la liste déroulante Customer: Job jusqu'à ce que vous voyiez le nom du client ou du travail dont vous avez besoin; puis cliquez dessus.

4. (Facultatif) Affectez une classe à la facture.

   Si vous utilisez des classes pour suivre les dépenses et les revenus, activez la liste déroulante Classe et sélectionnez une classe appropriée pour la facture. Pour activer ou désactiver ce mode pratique de catégorisation des transactions, choisissez Édition → Préférences, cliquez sur Comptabilité à gauche, cliquez sur l'onglet Préférences de la société, puis activez ou désactivez la case à cocher Utiliser le suivi des classes.

5. Indiquez la date de la facture.

   Appuyez plusieurs fois sur Tab pour déplacer le curseur sur la zone de texte Date. Entrez ensuite la date correcte au format MM / JJ / AAAA. Vous pouvez également utiliser les codes secrets suivants pour changer la date:

   • Appuyez sur + (le symbole plus) pour déplacer la date d'un jour.

   • Appuyez sur - (le symbole moins) pour reculer la date d'un jour.

   • Appuyez sur T pour changer la date à la date d'aujourd'hui.

   • Appuyez sur M pour changer la date au premier jour du mois.

   • Appuyez sur H pour changer la date jusqu'au dernier jour du mois.

   • Appuyez sur Y pour changer la date au premier jour de l'année.

   • Appuyez sur R pour changer la date jusqu'au dernier jour de l'année.

   Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé à droite du champ Date pour afficher un petit calendrier. Pour sélectionner une date dans le calendrier, cliquez simplement sur la date souhaitée.

6. (Facultatif) Entrez un numéro de facture dans la zone de texte Facture #.

7. Correction de l'adresse de facturation, si nécessaire.

   QuickBooks récupère l'adresse de facturation dans la liste des clients.

8. Corrigez l'adresse de livraison à, si nécessaire.

   QuickBooks saisit également l'adresse de livraison dans la liste des clients.

9. (Facultatif … en quelque sorte) Indiquez le numéro de la commande d'achat dans la zone de texte Numéro d'ordre P. O.

   Si le client émet des bons de commande, saisissez le numéro du bon de commande qui autorise cet achat.

10. Spécifiez les conditions de paiement en sélectionnant une option dans la liste déroulante Termes.

11. (Facultatif) Nommez le représentant des ventes.

    Si vous voulez suivre les ventes par représentant, utilisez la liste déroulante Rep. Pour ajouter rapidement un représentant, sélectionnez Ajouter nouveau, puis utilisez les boîtes de dialogue pratiques que QuickBooks affiche. Pour utiliser la liste des représentants commerciaux, choisissez Listes → Listes de profils client et fournisseur → Liste des représentants commerciaux.

12. Spécifiez la date d'expédition s'il s'agit d'une date autre que la date de facturation.

13. Spécifiez la méthode d'expédition.

14. Spécifiez le point FOB en utilisant la zone de texte F. O. B.

    FOB signifie free-on-board. Le point FOB est plus important qu'il n'y paraît d'abord parce que le point FOB détermine quand le transfert de propriété a lieu, qui paie le fret, et qui supporte les risques de dommages aux marchandises pendant l'expédition.

    Si une expédition est libre à bord au point d'expédition, la propriété des marchandises vendues est transférée à l'acheteur dès que les marchandises quittent le quai d'expédition du vendeur. Dans ce cas, l'acheteur paie le fret et supporte le risque de dommages d'expédition.

    Si une expédition est libre à bord au point de destination, la propriété des marchandises qui sont vendues est transférée à l'acheteur dès que les marchandises arrivent sur le quai d'expédition de l'acheteur. Le vendeur paie le fret et supporte le risque de dommages de transport.

15. Entrez chaque article que vous vendez.

    Positionnez le curseur sur la première ligne de la zone de liste Quantité / Article / Description / Prix unitaire / Quantité / Taxe. Après avoir déplacé le curseur sur une ligne dans la zone de liste, QuickBooks transforme le champ Code article en une liste déroulante. Activez la liste déroulante Code article de la première ligne vide dans la zone de liste, puis sélectionnez l'élément.

    Si vous avez besoin d'autres éléments sur la facture, utilisez les lignes vides restantes de la zone de liste pour les entrer.

16. Entrez les éléments spéciaux que la facture doit inclure.

    Pour décrire l'un des éléments spéciaux, activez la liste déroulante Code article de la ligne vide suivante, puis sélectionnez l'élément spécial.

    Si vous souhaitez inclure un article de remise et l'appliquer à plusieurs articles, vous devez coller un article de sous-total sur la facture après l'inventaire ou d'autres articles que vous souhaitez actualiser. Ensuite, collez un article de réduction directement après l'article de sous-total. QuickBooks calcule la remise en pourcentage du sous-total.

17. (Facultatif) Ajoutez un message client.

    Cliquez dans la zone Message du client, activez sa liste déroulante et sélectionnez un message client intelligent. Pour ajouter des messages clients à la liste des messages client, sélectionnez l'option Ajouter nouveau, puis remplissez la boîte de dialogue affichée par QuickBooks.

18. Spécifiez la taxe de vente.

    Si ce n'est pas le cas, placez le curseur dans la zone de liste Taxes, activez la liste déroulante et sélectionnez la taxe de vente correcte.

19. (Vraiment optionnel) Ajouter un mémo.

    Vous pouvez ajouter une description de mémo à la facture si vous le souhaitez. Ce mémo ne s'imprime pas sur les factures - uniquement sur la déclaration du client.

    

    Une fenêtre Créer des factures terminée.

20. Si vous souhaitez retarder l'impression de cette facture, cochez la case Imprimer plus tard qui apparaît avec le ruban de boutons et de cases au-dessus de la partie principale de la fenêtre Créer des factures.

21. Enregistrez la facture en cliquant sur le bouton Enregistrer & Nouveau ou sur le bouton Enregistrer & Fermer en bas de la fenêtre.

    QuickBooks enregistre la facture à l'écran.