Comment préparer une facture dans QuickBooks Online - les mannequins

Vous saisissez des factures dans QBO pour informer les clients qu'ils vous doivent de l'argent pour les biens que vous leur avez vendus ou pour lesquels vous avez effectué leur. Dans QBO, vous pouvez préparer des factures et les envoyer par courrier électronique ou en utilisant le service postal américain.

Lorsque vous préparez une facture, vous fournissez des informations sur ce que vous vendez au client en incluant des éléments sur la facture. Vous créez des articles pour les services et les produits à l'aide de la liste Produits et services. Pour entrer une facture, procédez comme suit:

1. Choisissez Transactions → Ventes pour afficher la page Ventes.

2. Cliquez sur le bouton Nouvelle transaction et, dans la liste qui apparaît, cliquez sur Facture.

   QBO affiche la fenêtre Invoice illustrée ici.

   

   L'en-tête et la partie Détails de la fenêtre Facture.

3. Choisissez un client.

   QBO affiche l'adresse postale du client, les modalités de paiement, la date de la facture, la date d'échéance et l'option Envoyer plus tard. La figure montre également un champ Crew # qui apparaît car la facture a été personnalisée.

   Si un volet apparaît sur le côté droit, il affiche les transactions que vous souhaitez lier à la facture que vous créez.

4. Vérifiez à nouveau la date, la date d'échéance et les conditions de la facture, puis effectuez une sélection appropriée dans la case à cocher Envoyer plus tard.

   Si vous souhaitez envoyer des factures par courrier électronique, vous pouvez configurer vos préférences dans les paramètres de l'entreprise. cliquez sur l'icône en forme de roue à côté du nom de votre société et choisissez Paramètres de l'entreprise.

5. Remplissez les produits et services achetés par le client:

   1. Cliquez dans la colonne Produit / Service et sélectionnez un article approprié pour la facture que vous créez.

      Vous pouvez saisir des caractères dans la colonne Produit / Service et QBO vous aidera à trouver l'article.

   2. Facultativement, modifiez la colonne Description de l'élément sélectionné.

   3. Utilisez les colonnes Quantité, Taux et Montant pour indiquer la quantité de l'article sélectionné que vous vendez, le tarif que vous facturez pour chaque article et le montant que le client doit payer. Lorsque vous fournissez deux des valeurs Qté, Taux et Montant, QuickBooks calcule la troisième valeur.

   4. Le cas échéant, cochez la case Taxe.

   5. Répétez les étapes a à d pour ajouter d'autres éléments à la facture.

6. Vous pouvez faire défiler la fenêtre Facture vers le bas, comme indiqué ici, et sélectionner un taux de taxe de vente et, le cas échéant, un montant ou un pourcentage de remise.

   

   Utilisez le bas de la fenêtre Facture pour gérer la taxe de vente, les informations sur les remises, les messages et les pièces jointes.

   Vous ne voyez l'option Taux de taxe de vente sur les factures que si vous avez activé la fonction Taxe de vente en sélectionnant Taxe de vente → Configurer les taux de taxe de vente.

   Vous pouvez également appliquer une réduction à la facture si vous avez activé la préférence de l'entreprise pour afficher la case Réduction; tapez un message au client; saisissez des informations dans la zone Statement Memo, que QBO transfère directement à toute déclaration que vous créerez dans le futur; et joindre un document électronique à la facture.

   Si dans la boîte de dialogue Paramètres de la société, vous activez la préférence pour afficher la boîte de dépôt au bas de la facture, vous pouvez l'utiliser pour réduire le montant de la facture du montant du dépôt payé par le client.

   Vous pouvez contrôler si la remise est une réduction avant impôt ou après impôt en cliquant sur le bouton qui apparaît à gauche des cases Taux de réduction et Taxe de vente. En cliquant sur l'interrupteur change la position des deux cases; Lorsque la case Réduction apparaît en haut, la réduction est avant impôt.

7. Pour joindre un document électronique à la facture, cliquez dans la zone Pièces jointes et naviguez jusqu'au document ou faites glisser et déposez la copie électronique dans la zone Pièces jointes.

8. En bas de la fenêtre, vous pouvez

   • Annuler la facture ou effacer la fenêtre et recommencer.

   • Cliquez sur Imprimer ou Aperçu pour imprimer ou prévisualiser la facture.

   • Cliquez sur Rendre récurrent pour configurer la facture en tant que facture récurrente que vous avez l'intention d'envoyer selon l'horaire que vous spécifiez.

   • Cliquez sur Personnaliser pour personnaliser le formulaire de facture.

   • Cliquez sur Enregistrer pour attribuer un numéro de facture et enregistrer la facture dans QBO.

   • Cliquez sur Enregistrer et envoyer pour attribuer un numéro de facture, enregistrer la facture et envoyer une copie par e-mail au client.

   Une fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez écrire un e-mail et consulter un aperçu de la facture. Après l'envoi de votre facture, les informations relatives à l'heure de l'e-mail et à l'horodatage apparaissent dans l'en-tête.

   Vous pouvez cliquer sur la flèche en regard de Enregistrer et envoyer, puis Enregistrer et Nouveau pour enregistrer la facture et en créer une nouvelle, ou Enregistrer et fermer pour enregistrer la facture et fermer la fenêtre Facture. L'option que vous choisissez apparaîtra la prochaine fois que vous affichez la fenêtre Facture. En fait, dans n'importe quelle fenêtre de transaction, le choix que vous faites apparaît la prochaine fois que vous ouvrez la fenêtre.