Comment enregistrer les transactions de comptes fournisseurs - les nuls

Dans QuickBooks 2012, vous avez la possibilité de travailler avec ou sans compte créditeur. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer les dépenses lorsque vous écrivez des chèques. Cela signifie que pour avoir une liste complète de toutes vos dépenses, vous devez avoir des chèques enregistrés qui paient toutes vos dépenses. Cette approche fonctionne bien.

QuickBooks soutient également une approche plus précise de l'enregistrement des dépenses. En répondant à quelques questions au cours du processus d'installation de QuickBooks, vous pouvez créer un compte de comptes fournisseurs, qui est juste un compte qui suit les montants que vous devez à vos fournisseurs et autres fournisseurs.

Comment enregistrer une facture

Lorsque vous utilisez un compte créditeur, vous saisissez les factures que vous recevez des fournisseurs lorsque vous les recevez.

Le tableau suivant montre la manière dont cette transaction est enregistrée. La saisie au journal 5 débite automatiquement les frais de fournitures de bureau pour 1 000 $ et crédite les comptes créditeurs de 1 000 $. Cette entrée de journal serait enregistrée par QuickBooks si vous avez acheté 1 000 $ de fournitures de bureau et avez entré cette facture dans le système QuickBooks.

Saisie 5: Enregistrement d'un achat à crédit

Compte	Débit	Crédit
Fournitures de bureau	1 000
Comptes à payer	1, 000

Comment payer une facture

Lorsque vous payez cette facture par la suite, QuickBooks enregistre la saisie de journal 6. Dans la saisie de journal 6, QuickBooks débite les comptes créditeurs de 1 000 $ et crédite 1 000 $ en espèces. comptes créditeurs combinant à la fois l'achat et le paiement est nul.

C'est logique, n'est-ce pas? L'approche indiquée dans les écritures de journal 5 et 6 compte le montant que vous devez un fournisseur ou un fournisseur à titre de passif, les comptes fournisseurs, seulement lorsque vous devez l'argent.

Saisie au journal 6: Enregistrement du paiement au fournisseur

Compte	Débit	Crédit
Comptes créditeurs	1 000
Comptant	1 000

Lorsque vous Notez Journal Entry 6 dans QuickBooks, vous devez fournir le nom du compte qui est débité. QuickBooks sait évidemment quel compte créditer - le compte de comptes créditeurs. Toutefois, QuickBooks doit également connaître le compte de dépenses ou d'actifs à débiter.

QuickBooks a besoin de savoir quel compte de caisse créditer lorsque vous payez un montant à payer. Vous l'identifiez lorsque vous écrivez le chèque pour payer la facture.

Quelques autres indicateurs de comptes fournisseurs

Voici quelques points supplémentaires sur les entrées de journal 5 et 6:

• La méthode des comptes fournisseurs est plus précise. La méthode des comptes fournisseurs, qui est ce que montrent les écritures 5 et 6, est le meilleur moyen d'enregistrer vos factures.La méthode des comptes créditeurs signifie que vous comptabilisez les dépenses lorsque les dépenses se produisent réellement.

  Comme vous l'avez peut-être déjà compris, la méthode des comptes créditeurs est en réalité l'image miroir de l'approche des comptes débiteurs. Le grand avantage de la méthode des comptes créditeurs, comme vous pouvez le deviner, est qu'elle tient compte des montants que vous devez aux fournisseurs et qu'elle comptabilise les dépenses au fur et à mesure qu'elles sont payées (ce qui peut arriver plus tard).

• Chaque débit n'est pas une dépense. L'entrée de journal 5 indique le débit débité sur un compte de frais de fournitures de bureau. La plupart des comptes créditeurs que vous enregistrez sont des montants dus pour des dépenses.

  Cependant, toutes les transactions de comptes créditeurs n'entraînent pas nécessairement de dépenses. Vous devrez peut-être également enregistrer l'achat d'un bien, tel qu'un équipement. Dans ce cas, le débit ne va pas à un compte de dépenses mais à un compte d'actif. Mis à part ce changement mineur, cependant, la transaction fonctionne de la même manière.

Pouvez-vous deviner comment un achat de dépenses ou d'immobilisations est enregistré si vous n'utilisez pas de compte créditeur? Dans le cas où vous avez payé 1 000 $ pour des fournitures de bureau, QuickBooks débite les frais de fournitures de bureau pour 1 000 $ et crédite de 1 000 $ en espèces lorsque vous écrivez un chèque de 1 000 $. Dans le cadre de la vérification, vous identifiez le compte de dépenses à débiter.

Si vous achetez un équipement d'une valeur de 1 000 $, l'entrée du journal ressemble et fonctionne à peu près de la même façon. Lorsque vous enregistrez l'achat, QuickBooks débite le compte d'actif pour 1 000 $ et crédite l'argent pour 1 000 $. Encore une fois, cette transaction est enregistrée lorsque vous écrivez le chèque pour payer l'actif.