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Pour facturer un client dans QuickBooks, vous créez une facture. Pour enregistrer le fait que vous avez vendu un article au client - probablement parce que le client achète et paye simultanément l'article ou le service - vous ne facturez pas le client. Au contraire, vous créez un ticket de caisse. Un ticket de caisse est très similaire à une facture.
Cependant, il n'inclut pas les informations de livraison (parce que ce n'est pas pertinent), et il vous permet d'enregistrer le montant que le client paie.
Pour enregistrer un ticket de caisse le cas échéant, sélectionnez la commande Customers → Enter Sales Receipts puis procédez comme suit:
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Dans la fenêtre Enter Sales Receipts, utilisez la case Customer: Customer client ou, facultativement, le client et le travail.
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Utilisez la liste déroulante Classe pour identifier la classe si vous effectuez un suivi de classe.
Vous pouvez personnaliser un ticket de caisse de la même manière que vous personnalisez un formulaire de facture.
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Fournissez les informations d'en-tête du reçu de vente.
Un reçu de vente, comme une facture, inclut des informations d'en-tête. Plus précisément, le reçu comprend une date de réception et un numéro de vente. Le ticket de caisse comprend également une case Vendu à, qui indique le nom et l'adresse du client. Vous devriez confirmer que cette information est correcte - et cela devrait être le cas si vous enregistrez des reçus de vente en temps opportun et que vous avez une liste de clients mise à jour.
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Utilisez la colonne Article pour décrire les articles que vous vendez.
La colonne Article d'un ticket de caisse fonctionne exactement de la même manière que la colonne Article d'une facture. Par conséquent, plutôt que de me répéter, revenez à la discussion précédente sur le fonctionnement de cette colonne.
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(Facultatif) Si vous le souhaitez, entrez un message client dans la zone Pied de page de la fenêtre Entrer les reçus de ventes.
Si vous avez ajouté d'autres informations de pied de page à la fenêtre Entrer les reçus de vente, car vous avez personnalisé le modèle de formulaire de reçu de vente, vous pouvez également inclure ces informations.
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Décrivez où vont les ventes.
Dans le coin inférieur gauche, la fenêtre Entrer les reçus de vente peut afficher une liste déroulante Déposer vers. Utilisez cette liste déroulante pour indiquer quoi faire avec l'argent que vous recevez de cette vente.
Si vous déposez immédiatement le montant sur un compte bancaire, sélectionnez le compte dans lequel vous souhaitez déposer le chèque. Si vous voulez grouper ce reçu avec un tas d'autres reçus - peut-être que vous allez déposer les reçus du jour en une seule fois - sélectionnez Groupe avec d'autres fonds non placés.
Si vous ne voyez pas la liste déroulante Déposez vers, vous avez peut-être indiqué (peut-être même par inadvertance) au cours de l'installation que vous voulez que QuickBooks suppose que les fonds sont déposés dans un compte de fonds non déposé.Cela fonctionne probablement très bien.
Si vous souhaitez spécifier un compte dans lequel les ventes sont transférées lorsque vous enregistrez le ticket de caisse, choisissez la commande Edition → Préférences, cliquez sur l'icône Paiements, sur l'onglet Préférences de la société, puis désélectionnez Utiliser les fonds non déposés comme dépôt par défaut Estimer.
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(Facultatif) Pour imprimer une copie du reçu, cliquez sur le bouton Imprimer.
Lorsque vous avez imprimé le reçu, vous pouvez le remettre à votre client.
Les boutons Précédent, Suivant, Rechercher, Orthographe, Afficher / Masquer l'historique et Heure / Coût dans la fenêtre Entrer les reçus de ventes fonctionnent de la même manière que les boutons de la fenêtre Créer des factures.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer ou Enregistrer & Nouveau pour enregistrer le ticket de caisse.
Ces boutons fonctionnent de la même manière dans la fenêtre Entrer les reçus de vente, comme dans la fenêtre Créer des factures.
La fenêtre Créer des factures et la fenêtre Entrer des entrées de ventes incluent toutes deux une case à cocher Imprimer plus tard dans la barre d'outils de l'onglet Principal. Si vous cochez cette case, QuickBooks ajoute la facture ou le reçu de vente à sa liste de factures non imprimées ou de reçus de vente.
Vous pouvez imprimer les factures et les reçus de vente qui apparaissent de chaque côté de ces listes en choisissant la commande Fichier → Imprimer les formulaires, puis en choisissant la commande Factures ou Reçu de vente. Il existe également une case à cocher Email Later que vous pouvez sélectionner si vous souhaitez envoyer un accusé de réception ultérieurement.
