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Une fois que vous avez configuré les informations relatives à la paie dans QuickBooks, vous êtes prêt à configurer des employés pour la paie. processus d'installation, QuickBooks affiche une page Web dans laquelle vous pouvez ajouter vos employés.
Vous pouvez également ajouter des employés en affichant le Centre des employés (choisissez la commande Employés → Centre des employés, puis cliquez sur le bouton Nouvel employé). Le bouton Nouvel employé, QuickBooks, affiche l'onglet Personnel de la boîte de dialogue Nouvel employé
Pour décrire un employé, remplissez les champs fournis dans l'onglet Personnel. -explanatoire: vous entrez le nom de la personne dans les champs Nom légal Le prénom de l'employé va dans la première case, l'initiale du milieu dans la case MI, etc.
Vous cliquez sur l'onglet Adresse et contact (non affiché)) pour recueillir et conserver l'adresse postale de l'employé et d'autres informations de contact, telles que son numéro de téléphone.
Si vous souhaitez collecter et stocker des informations supplémentaires pour un employé (par exemple, son numéro de compte bancaire pour le dépôt direct), vous cliquez sur l'onglet Informations supplémentaires (également non affiché). Cet onglet fournit un bouton Définir un champ que vous pouvez utiliser pour collecter des informations personnalisées sur un employé.
Pour utiliser l'option Champ personnalisé, cliquez sur le bouton Définir le champ, puis utilisez la boîte de dialogue Définir le champ pour définir les champs que vous souhaitez ajouter.
Fournir les informations relatives à la paie et à l'impôt
Utilisez l'onglet Informations sur la paie pour décrire comment le salaire ou les traitements d'un employé sont calculés. Utilisez la liste déroulante Calendrier de paie pour configurer un calendrier de paie régulier (hebdomadaire ou semestriel, par exemple) et affecter l'employé au calendrier de paie. Utilisez la liste déroulante Fréquence de paie pour identifier la période de paie.
En option, si vous avez activé la fonctionnalité de suivi des cours de QuickBooks, utilisez la liste déroulante Classe pour classer les paiements vers cet employé. Vous entrez l'élément de paie dans la zone Gains. Par exemple, si un employé gagne un salaire annuel de 30 000 $, vous entrez l'élément de paie de salaire dans la colonne Nom de l'élément. Ensuite, vous entrez le salaire annuel de 30 000 $ dans la colonne Taux horaire / annuel.
Si vous avez configuré QuickBooks pour gérer d'autres ajouts ou retenues sur un chèque de paie (remboursements de dépenses ou déductions de pension), utilisez la section Ajouts, retenues et cotisations de l'entreprise pour décrire ces éléments et les montants des articles.
Pour décrire les taxes payées par un employé, cliquez sur le bouton Taxes.QuickBooks affiche la boîte de dialogue Taxes. Utilisez l'onglet Fédéral pour identifier l'état de dépôt de l'employé, le nombre d'allocations réclamées et toute retenue supplémentaire spécifiée.
En outre, cochez les cases Sujet à pour indiquer si cet employé est assujetti à l'assurance-maladie, à la sécurité sociale ou à l'impôt fédéral sur le chômage, ou si l'employé a droit à un crédit de revenu gagné.
Tous les employés ne sont pas soumis aux taxes d'assurance-maladie et de sécurité sociale. Consultez votre conseiller fiscal pour plus d'informations.
L'onglet État fournit des cases que vous pouvez utiliser pour décrire les taxes d'état, évidemment. L'onglet Taxe d'État varie en fonction de l'état dans lequel vous vous trouvez.
L'onglet Autre vous permet de décrire et de stocker toutes les informations fiscales locales, telles que l'impôt sur le revenu d'une ville. Encore une fois, ce que vous voyez sur l'onglet Autre dépend de votre localité.
Si vous cliquez sur le bouton Maladie / Vacances dans l'onglet Infos sur la paie de la boîte de dialogue Nouvel employé, la boîte de dialogue Maladie et vacances apparaît. Cette boîte de dialogue vous permet de spécifier le nombre de jours de maladie, de congés payés et de congés personnels accumulés. Période de paie par période de paie. Vous pouvez spécifier le nombre d'heures de congé de maladie ou de vacances dans la zone de texte Heures disponibles à partir de la date de création de la paie.
Vous pouvez utiliser la liste déroulante Période de calcul pour indiquer à quelle fréquence les congés de maladie ou de vacances doivent être accumulés. Si des congés de maladie ou de vacances sont accumulés, utilisez la case Heures accumulées pour identifier le nombre d'heures de maladie ou de vacances qu'un employé gagne chaque chèque de paie ou heure, ou au début de l'année.
Si vous avez défini un nombre maximum d'heures de maladie ou d'heures de vacances qu'un employé peut accumuler, entrez cette valeur dans la zone Nombre maximal d'heures. Si vous voulez réinitialiser les heures de maladie et les heures de vacances à zéro au début de chaque année, sélectionnez Réinitialiser les heures chaque nouvelle année? case à cocher
La zone Vacances de la boîte de dialogue Maladie et vacances fonctionne de la même manière que la zone Maladie. Par exemple, entrez le nombre d'heures de vacances disponibles dans la zone Heures disponibles à partir de. Utilisez la liste déroulante Période de cumul pour spécifier la fréquence à laquelle les employés gagnent du temps de vacances.
Utilisez les cases à cocher Heures accumulées et Nombre maximum d'heures pour contrôler le fonctionnement des calculs d'accumulation des heures de vacances. Enfin, sélectionnez les heures de réinitialisation chaque nouvelle année? case à cocher pour remettre à zéro le temps de vacances au début de chaque nouvelle année.
Si vous avez choisi d'utiliser l'option Dépôt direct, cliquez sur le bouton Dépôt direct dans l'onglet Infos sur la paie de la boîte de dialogue Nouvel employé. QuickBooks vous invite à fournir les informations nécessaires pour déposer directement des chèques pour les employés.
Fournir d'autres informations sur l'emploi
Si vous sélectionnez l'onglet Infos sur l'emploi de la boîte de dialogue Nouvel employé, QuickBooks affiche l'onglet que vous utilisez pour enregistrer la date d'embauche, la date d'incendie et des données d'emploi similaires.
