Configuration d'une liste d'immobilisations dans QuickBooks 2015 - mannequins

Si votre entreprise possède beaucoup de biens ayant une valeur durable, vous ou votre comptable devez garder une trace des articles dans QuickBooks. Si vous devez suivre les éléments, vous pouvez le faire en utilisant la liste des immobilisations.

Ajout d'éléments à la liste Immobilisations

Pour ajouter un meuble, un équipement ou une machine, ou un autre élément de longue durée à la liste Immobilisations, procédez comme suit:

Choisissez Listes → Liste d'éléments immobilisés pour afficher la liste des immobilisations.

QuickBooks affiche la fenêtre Liste des éléments d'immobilisations. Au départ, puisque vous n'avez pas encore ajouté d'actifs, la liste ne montre aucun actif.

Avez-vous déjà acquis des ressources? Vous pouvez modifier la transaction d'achat d'origine et ajouter l'immobilisation à la liste pendant la modification.
Dites à QuickBooks que vous souhaitez ajouter un élément à la liste des immobilisations.

Cliquez sur le bouton Élément (en bas à gauche), puis choisissez Nouveau dans le menu affiché par QuickBooks. QuickBooks affiche la fenêtre Nouvel élément.
Nommez l'actif.

Attribuez un nom unique à l'élément. Par exemple, vous pourriez donner à un meuble un nom comme canapé en cuir, un ordinateur un nom comme HP Pavilion, et un véhicule un nom comme '12 Chevy S20 Pickup.
Sélectionnez le compte d'immobilisations approprié.

Dans la liste déroulante Compte d'actif, sélectionnez le compte d'immobilisation dans lequel l'élément que vous décrivez doit être placé. Un canapé en cuir utilisé dans votre zone de réception opulente, par exemple, pourrait être placé dans un compte d'immobilisations mobilier et matériel. Un camion de livraison peut être placé dans un compte d'immobilisation de véhicule.

QuickBooks, comme vous pouvez le deviner, fournit un tas de comptes automatiquement, mais vous ne pouvez pas voir le compte dont vous avez besoin ou que vous voulez dans la liste déroulante Compte d'actif. Vous pouvez ajouter un nouveau compte d'actif à la volée en entrant un nouveau nom de compte et en appuyant sur Entrée. Lorsque QuickBooks constate que le compte d'immobilisations n'est pas encore configuré, il vous invite à configurer le nouveau compte d'immobilisation.
Décrivez les conditions d'achat.

Utilisez la zone Informations sur l'achat pour décrire l'article que vous avez acheté et les conditions d'achat. Par exemple, vous souhaitez indiquer si l'élément est nouveau ou utilisé en sélectionnant le bouton radio Nouveau ou Utilisé. Vous pouvez fournir une description d'achat, une date d'achat, un coût d'achat et même identifier le fournisseur en utilisant les autres cases explicites de la zone Informations sur l'achat.
(Facultatif) Décrivez l'actif plus en détail.

La zone Informations sur l'actif située en bas de la fenêtre Nouvel élément fournit des zones de texte supplémentaires que vous pouvez utiliser pour décrire l'actif.La zone fournit un champ gigantesque dans lequel placer une longue description de l'actif, par exemple. Vous disposez également de champs que vous pouvez utiliser pour identifier l'emplacement de l'actif, le numéro de commande d'achat (PO) d'origine, le numéro de série de l'équipement et la date d'expiration de la garantie.

Si ces champs ne sont pas adéquats, sachez que QuickBooks fournit même une zone Notes que vous pouvez utiliser pour écrire une petite ode sur votre actif ou enregistrer un autre bit d'information sur les actifs pertinents.
Enregistrer la description de l'élément d'actif.

Cliquez sur OK pour enregistrer simultanément la nouvelle description de l'élément d'actif et fermer la fenêtre Nouvel élément. Ou, cliquez sur Suivant pour enregistrer la nouvelle description de l'élément, mais laissez la fenêtre Nouvel élément affichée.

Ajout d'éléments immobilisés à la volée

Vous pouvez ajouter des éléments à la liste Immobilisations fixes, comme décrit dans les paragraphes précédents. Vous pouvez également ajouter un élément à la liste Immobilisations lorsque vous enregistrez la facture qui enregistre la facture du fournisseur pour l'actif ou lorsque vous enregistrez la vérification qui paie la facture du fournisseur pour l'actif.

Voici comment cela fonctionne: Si vous avez indiqué à QuickBooks que vous souhaitez conserver une liste d'immobilisations, QuickBooks vous invite à ajouter un élément d'actif fixe lorsque vous catégorisez ou débitez un compte d'immobilisation en saisissant une facture ou en enregistrant un chèque..

Pour collecter les informations nécessaires à la configuration de l'élément d'immobilisation, QuickBooks affiche la même fenêtre Nouvel élément. Les étapes de remplissage de la fenêtre Nouvel élément fonctionnent également lors de l'ajout à la volée d'éléments d'immobilisation.

Modification des éléments de la liste des immobilisations

Pour modifier un élément d'immobilisation - par exemple, vous avez commis une erreur en entrant un peu d'information - procédez comme suit:

Choisissez Listes → Liste d'éléments immobilisés.

QuickBooks affiche la fenêtre Liste des éléments d'immobilisations.
Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez modifier.

QuickBooks affiche la fenêtre Modifier l'élément.
Mettre à jour la description de l'actif.

Si nécessaire, mettez à jour les informations affichées dans les zones Informations sur l'achat et Informations sur l'actif. Notez également que si vous souhaitez enregistrer la disposition d'un actif, vous pouvez sélectionner la case à cocher L'élément est vendu. Puis QuickBooks active les zones de texte de la zone Informations sur les ventes. Vous pouvez les utiliser pour identifier la date de vente, le prix et le montant des frais de vente.

QuickBooks n'effectue aucune comptabilité avec les informations d'achat et / ou de vente affichées dans les fenêtres Nouvel élément et Modifier l'élément.

Par exemple, QuickBooks n'ajoute pas d'actif au bilan parce que vous avez configuré un élément d'immobilisation. Et QuickBooks ne calculera pas le gain ou la perte à la disposition de l'actif parce que vous entrez des informations sur les ventes. Vous devez le faire vous-même - ou demander à votre comptable de le faire - en utilisant des transactions QuickBooks standard ou des entrées de journal traditionnelles.