Configuration de la liste des fournisseurs QuickBooks 2014 - les nuls

Tout comme vous utilisez une liste de clients dans QuickBooks pour conserver des enregistrements sur tous vos clients, vous utilisez une liste de fournisseurs pour conserver les enregistrements de vos fournisseurs. Comme une liste de clients, une liste de fournisseurs vous permet de collecter et d'enregistrer des informations, telles que l'adresse du fournisseur, la personne de contact, etc.

Pour ajouter un fournisseur à votre liste de fournisseurs, procédez comme suit:

1Choisissez la commande Vendors → Vendor Center.

Dans ce cas, QuickBooks affiche la fenêtre du Centre des fournisseurs.

2Pour ajouter un nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, puis sélectionnez Nouveau fournisseur dans la liste déroulante.

QuickBooks affiche la fenêtre Nouveau fournisseur.

3Give le nom du fournisseur dans la zone Nom du fournisseur.

Comme c'est le cas avec la liste des offres du client: vous utilisez ce nom pour vous référer au fournisseur dans QuickBooks. Pour cette raison, une abréviation est correcte. Vous voulez juste quelque chose de facile à saisir et facile à retenir.

4 (Facultatif) Si vous payez votre fournisseur dans une devise différente de votre devise de résidence habituelle, sélectionnez cette devise dans la liste déroulante Devise.

Si vous avez indiqué à QuickBooks que vous travaillez dans plusieurs devises - vous l'auriez fait pendant le processus d'installation EasyStep Interview - QuickBooks vous demande de savoir quand vous recevez des factures ou payez un fournisseur dans une devise différente de votre devise. (Remarque: La figure ne montre pas la zone de liste déroulante Devise, car la fonction de suivi de plusieurs devises n'est pas activée.)

5 (Règle habituelle) Ignore les champs Solde d'ouverture et À partir de.

Ne faites rien avec les cases Solde d'ouverture et À partir de. Les personnes qui ne savent pas mieux utiliser ces cases pour entrer le solde d'ouverture devaient un vendeur et la date à laquelle le montant est dû. Mais cela ne fait que créer des problèmes plus tard. À un certain moment dans le futur, le comptable de cette pauvre âme devra trouver et corriger cette erreur.

Cependant, lorsque vous ajoutez de nouveaux clients, une exception à la règle habituelle existe.

Bien que la règle habituelle est que vous ne souhaitiez pas définir un solde d'ouverture pour un fournisseur, cette règle comporte une exception importante. Vous consignez votre solde créditeur à la date de conversion en établissant un solde d'ouverture pour chaque fournisseur à la date de conversion. La somme de ces soldes d'ouverture est ce que QuickBooks utilise pour déterminer le total de vos comptes créditeurs à la date de conversion.

6Fournissez les informations d'adresse du fournisseur.

L'onglet Infos sur l'adresse fournit un ensemble de boîtes faciles à comprendre que vous utilisez pour collecter les informations sur le nom et l'adresse du fournisseur. Vous entrez, de façon prévisible, le nom complet du fournisseur dans la zone Nom de l'entreprise.

Vous pouvez cliquer sur les boutons Modifier de l'onglet Infos sur l'adresse pour afficher une autre boîte de dialogue appelée Modifier les informations sur l'adresse, qui vous permet d'entrer l'adresse en format rue, ville, état et code postal. Les boutons Modifier apparaissent à droite des blocs d'adresse Facturé à partir de et Expédiés à partir de.

7Apportez toute information supplémentaire nécessaire.

L'onglet Paramètres de paiement recueille les informations les plus pertinentes, notamment le numéro de compte, la limite de crédit et les conditions de paiement, mais si vous cliquez sur l'onglet Paramètres fiscaux, l'onglet Paramètres du compte ou l'onglet Informations supplémentaires, Autres cases que vous pouvez utiliser pour collecter et stocker des informations:

L'onglet Paramètres fiscaux vous permet de collecter le numéro d'identification fiscale du vendeur afin que vous puissiez (comme l'exigent parfois les lois fiscales fédérales) envoyer un formulaire 1099 à la fin du an.

L'onglet Paramètres du compte vous permet de spécifier les comptes que QuickBooks doit utiliser pour pré-remplir les champs de compte lors de la saisie d'une transaction pour le fournisseur.

L'onglet Infos supplémentaires vous permet de classer le fournisseur en fonction du type et vous permet également de créer d'autres champs personnalisés.

Si vous payez un fournisseur pour la première fois, il est bon d'obtenir son numéro d'identification fiscale. Si quelqu'un ne vous donne pas son numéro d'identification fiscale - ce qui rend impossible pour vous de déclarer les paiements que vous lui faites - c'est probablement un signe de quelque chose qui ne va pas.

Si vous cliquez sur l'onglet Paramètres du compte (le quatrième onglet disponible dans la fenêtre Nouveau fournisseur), QuickBooks affiche des boîtes que vous pouvez utiliser pour répertorier les comptes que QuickBooks doit remplir automatiquement lorsque vous enregistrez un chèque chez un fournisseur. ou lorsque vous enregistrez une facture d'un fournisseur.

Par exemple, si le chèque au locateur paie toujours le loyer et les frais de services, vous pouvez demander à QuickBooks de pré-remplir, en utilisant ces deux comptes chaque fois que vous indiquez que vous écrivez un chèque au locateur.