Comment partager des feuilles de calcul dans Excel 2013 - des nuls

Excel 2013 facilite le partage de vos feuilles de calcul avec des clients et des collègues de confiance. Vous pouvez utiliser les options de l'écran Partager en mode Backstage pour envoyer des feuilles de calcul ou les envoyer par message instantané à d'autres personnes ayant accès à Excel. Si le logiciel de réunion en ligne Lync de Microsoft est installé sur votre appareil, vous pouvez présenter la feuille de travail aux autres participants dans le cadre d'une réunion Lync.

Et si vous enregistrez vos fichiers de classeur dans le cloud sur votre Windows Live SkyDrive, vous pouvez facilement partager les feuilles de calcul en invitant vos collègues et clients à les ouvrir dans Excel sur leurs propres appareils ou, si ils n'ont pas Excel, dans leur navigateur web avec l'application web Excel.

Comment partager des classeurs via SkyDrive

Pour partager des classeurs Excel que vous avez enregistrés sur votre SkyDrive, procédez comme suit:

1. Ouvrez le fichier du classeur que vous souhaitez partager, puis choisissez Fichier → Partager (Alt + FH).

   Excel ouvre l'écran Partager avec l'option Inviter des contacts sélectionnée.

2. Cliquez sur la zone de texte Tapez les noms ou les adresses électroniques, puis commencez à taper l'adresse électronique de la première personne avec laquelle vous souhaitez partager le classeur.

   Au fur et à mesure de la frappe, Excel fait correspondre les lettres avec les noms et les adresses électroniques saisis dans votre carnet d'adresses. Lorsqu'il trouve des correspondances possibles, elles sont affichées dans un menu déroulant et vous pouvez sélectionner l'adresse e-mail de la personne en cliquant sur son nom dans la liste.

   Pour rechercher des adresses e-mail dans votre liste d'adresses et les ajouter à cette zone de texte, cliquez sur le bouton Rechercher dans le carnet d'adresses pour les contacts. Pour partager le classeur avec plusieurs personnes, tapez un point-virgule (;) après chaque adresse de messagerie.

3. (Facultatif) Cliquez sur le bouton déroulant Can Edit et sélectionnez l'option Can View dans le menu pour empêcher les personnes que vous invitez d'apporter des modifications au classeur que vous partagez.

   Par défaut, Excel 2013 permet aux personnes avec lesquelles vous partagez vos classeurs d'apporter des modifications au classeur qui sont automatiquement enregistrées sur votre SkyDrive. Si vous souhaitez empêcher vos destinataires d'examiner les données sans pouvoir apporter de modifications, veillez à remplacer l'option Can Edit par Can View avant de partager le classeur.

4. (Facultatif) Cochez la case Inclure un message personnel avec l'invitation et saisissez tout message personnel que vous souhaitez incorporer dans l'e-mail avec l'invitation générique à partager le fichier.

   Par défaut, Excel crée une invitation générique.

5. (Facultatif) Cochez la case Demander à l'utilisateur de se connecter avant d'accéder au document si vous souhaitez que les personnes avec lesquelles vous partagez le classeur se connectent à un compte Windows Live avant de pouvoir ouvrir le classeur.

   Ne cochez pas cette case à moins que vous ne fournissiez vos informations de connexion au (x) destinataire (s) de l'invitation par e-mail et que vous n'accordiez pas ces informations de connexion à quelqu'un que vous ne connaissez pas confiance complètement.

6. Cliquez sur le bouton Partager.

   Dès que vous cliquez sur le bouton Partager, Excel envoie par e-mail l'invitation à partager le classeur à chacun des destinataires entrés dans la zone de texte Noms de type ou Adresses de messagerie. Le programme ajoute également ses adresses e-mail et le statut d'édition de chaque destinataire dans la section Partagé avec en bas de l'écran Partager.

   

Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez un classeur reçoivent un message électronique contenant un lien hypertexte vers le classeur sur votre SkyDrive. Lorsqu'ils suivent ce lien, une copie du classeur s'ouvre sur une nouvelle page dans leur navigateur Web par défaut à l'aide de l'application Web Excel.

Comment obtenir un lien de partage

Au lieu d'envoyer des invitations par e-mail à des destinataires individuels avec des liens vers les classeurs que vous souhaitez partager sur votre SkyDrive, vous pouvez créer des liens hypertexte que vous pouvez ensuite mettre à la disposition de tous les personnes qui ont besoin d'une modification en ligne ou d'un accès en révision.

Pour créer un lien vers un classeur ouvert dans Excel 2013 enregistré sur votre SkyDrive, sélectionnez l'option Obtenir un lien de partage sur l'écran Partager dans la vue Backstage (Alt + FHL).

Pour créer un lien en lecture seule qui ne permet pas la modification, cliquez sur le bouton Créer un lien à droite de l'option Afficher le lien qui apparaît sur l'écran Partager sous l'en-tête Obtenir un lien de partage. Pour créer un lien d'édition qui permet l'édition en ligne au lieu d'un lien en lecture seule, cliquez sur le bouton Créer un lien situé à droite de l'option Modifier le lien à sa place.

Excel affiche le lien hypertexte long et complexe pour partager votre classeur sous l'en-tête Lien de la vue ou Modifier le lien. Le programme affiche également une liste des personnes avec lesquelles vous avez déjà partagé le classeur indiquant que toute personne disposant d'un lien d'affichage peut afficher le classeur ou avec un lien d'édition peut le modifier sous un en-tête Liens partagés.

Comment publier des liens vers les réseaux sociaux

Dans Excel 2013, vous pouvez désormais publier un lien d'affichage vers n'importe quel classeur enregistré sur votre SkyDrive dont vous souhaitez partager les données avec vos amis et abonnés sur l'un des réseaux sociaux.

Pour ce faire, ouvrez le classeur enregistré sur votre SkyDrive que vous souhaitez partager. Ensuite, sélectionnez l'option Publier sur les réseaux sociaux sur l'écran Partager (Atl + FHN). Excel affiche ensuite les noms précédés par des cases à cocher pour chacun des réseaux sociaux auxquels vous êtes membre sous la rubrique Publier sur les réseaux sociaux sur le côté droit de l'écran Partager.

Vous cochez ensuite la case correspondant à chaque réseau social auquel vous souhaitez publier un lien vers votre classeur sur votre page pour vos amis et vos abonnés. Si vous souhaitez ajouter un message à propos de la feuille de calcul que vous partagez, entrez-la ci-dessous dans la zone de texte Inclure un message personnel avec l'invitation. Ensuite, vous cliquez sur le bouton Publier.