Comment utiliser QuickBooks 2010 pour facturer un client pour le temps - les nuls

QuickBooks 2010 fournit deux méthodes de suivi du temps passé que vous envisagez de facturer sur une facture en tant qu'élément. Pour suivre votre temps facturable, vous pouvez utiliser la feuille de temps hebdomadaire, ou vous pouvez chronométrer ou enregistrer des activités individuelles. Aucune méthode de suivi du temps n'est difficile.

Utilisation d'une feuille de temps hebdomadaire pour la facturation Quicken

Pour utiliser la méthode de feuille de temps hebdomadaire, procédez comme suit:

1. Choisissez Clients → Entrer l'heure → Utiliser la feuille de temps hebdomadaire.

   

   QuickBooks affiche la fenêtre Feuille de temps hebdomadaire.

2. Entrez l'employé, le fournisseur ou toute autre personne exécutant le service dans la zone de texte Nom.

   Vous devriez pouvoir sélectionner le nom de cette personne dans la liste déroulante Nom. Si vous ne pouvez pas le trouver dans cette liste, tapez le nom de la personne dans la boîte, puis, lorsque vous y êtes invité, dites à QuickBooks quelle liste (employé, fournisseur ou autre) doit être ajoutée.

3. Après avoir ajouté le nom de la personne qui exécute le travail, utilisez les colonnes de la fenêtre Feuille de temps hebdomadaire pour décrire ce que vous facturez.

   Entrez le client ou le travail pour lequel le travail a été effectué, le code de service, une brève description ou note, l'élément de paie (si vous utilisez QuickBooks pour la paie), la classe (si vous suivez les cours), puis les heures passées par jour.

Vous pouvez saisir autant de lignes que vous le souhaitez dans la fenêtre de la feuille de temps hebdomadaire. Chaque ligne apparaît séparément sur une facture. Les informations sur les notes apparaissent dans la zone de description de la facture. Pour cette raison, vous voulez utiliser des notes appropriées et descriptives.

Activités individuelles facturables QuickBook

Si vous souhaitez enregistrer les activités de service au fur et à mesure qu'elles se produisent, procédez comme suit:

1. Choisissez Clients → Entrer l'heure → Heure / Entrer une seule activité.

   

   QuickBooks affiche la fenêtre Heure / Entrer une seule activité.

2. Vérifiez que la case à cocher Billable dans le coin supérieur droit de la fenêtre est sélectionnée.

   En sélectionnant la case Facturable, vous indiquez à QuickBooks qu'il doit conserver cette fiche d'activité facturable pour l'inclure ultérieurement sur une facture.

3. Enregistrez la date de l'activité dans la zone de texte Date.

4. Utilisez la zone de texte Nom pour identifier la personne qui effectue le service.

5. Dans la zone de texte Client: Tâche, identifiez le client ou le travail pour lequel le service est en cours d'exécution.

6. Sélectionnez l'élément de service approprié dans la liste déroulante Article de service et l'élément de paie approprié dans la liste déroulante Élément de paie.

7. (Facultatif) Si vous effectuez le suivi des classes, de manière prévisible, vous pouvez également utiliser la liste déroulante Classe pour classer l'activité.

8. Enregistrez une brève description appropriée du service dans la zone de texte Notes.

   Cette description apparaît sur la facture, alors réfléchissez à ce que vous écrivez.

9. Enregistrez le temps passé sur le service.

   Vous pouvez soit enregistrer manuellement l'heure en utilisant la zone de texte Durée pour entrer l'heure. Ou vous pouvez demander à QuickBooks d'enregistrer le temps que vous avez passé sur l'activité en cliquant sur le bouton Démarrer dans la section Durée lorsque vous démarrez l'activité et en cliquant sur le bouton Arrêter lorsque vous arrêtez l'activité. Si vous voulez mettre en pause la minuterie (pendant que vous prenez un appel téléphonique, par exemple), cliquez sur le bouton Pause.

10. Après avoir décrit l'activité que vous effectuez dans la fenêtre Heure / Entrer une seule activité, cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau ou Enregistrer et fermer pour enregistrer les informations sur l'activité.

Inclure le temps facturable sur une facture via QuickBooks

Pour ajouter un temps et un coût facturables à une facture, créez une facture standard. Après avoir identifié le client pour lequel vous avez saisi le temps ou les coûts, QuickBooks affiche une boîte de message vous demandant si vous souhaitez facturer le temps ou les coûts. Si vous cliquez sur Oui, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Choisir les heures et les coûts facturables.

L'onglet Heure de la boîte de dialogue Choisir les heures et les coûts facturables affiche chacune des heures que vous avez enregistrées pour un client:

• Pour ajouter certaines heures à la facture: Cliquez sur la colonne Utiliser pour chaque fois.

• Pour sélectionner toutes les heures: Cliquez sur le bouton Sélectionner tout.

Après avoir effectué votre sélection, cliquez sur OK. QuickBooks ajoute ensuite chacune de ces heures facturables comme des lignes à la facture. Cette figure montre comment les informations de temps facturables apparaissent dans la fenêtre Créer des factures.