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Après avoir enregistré votre budget dans QuickBooks, vous pouvez comparer vos résultats financiers réels aux montants budgétés en choisissant les commandes du sous-menu Budgets & Forests que QuickBooks affiche. Lorsque vous sélectionnez la commande Rapports → Budgets et prévisions, QuickBooks fournit plusieurs rapports de budgétisation, décrits dans la liste suivante:
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Aperçu du budget: ce rapport récapitule les montants budgétés. Vous pouvez l'utiliser pour regarder et vérifier vos erreurs.
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Budget et dépenses réelles: ce rapport vous permet de comparer les informations budgétées du compte de résultat avec les informations réelles du compte de résultat. Le rapport vous permet donc de comparer vos revenus et vos dépenses prévus avec les revenus et les dépenses réels.
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Performances budgétaires en matière de pertes et profits: ce rapport vous permet de comparer votre revenu, vos dépenses et vos bénéfices réels avec vos revenus, dépenses et bénéfices budgétés.
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Budget par rapport au graphique réel: Ce graphique n'est pas un rapport. C'est un tableau qui montre des informations budgétisées et réelles.
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Aperçu des prévisions: Ce rapport résume les prévisions de QuickBooks. Une prévision est essentiellement une prédiction de vos revenus et flux de trésorerie futurs. Vous utilisez les prévisions pour faire «et si» la planification.
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Prévision vs. Réel: Ce rapport compare une prévision avec ce qui s'est réellement passé.
La façon dont vous utilisez les informations d'un rapport budgétaire est la clé - et aussi le secret pour obtenir la valeur de vos efforts de budgétisation. Avec un budget bien conçu et de bon sens, vous pouvez rechercher des écarts entre votre budget et vos résultats financiers réels.
Vous souhaitez utiliser votre budget pour repérer des situations dans lesquelles, par exemple, un poste de dépenses est trop faible, un élément d'actif est trop élevé ou un certain nombre de revenus est en retard par rapport à vos attentes. Les écarts entre les résultats attendus et les résultats réels indiquent des résultats inattendus. Les résultats inattendus suggèrent souvent des problèmes … ou des opportunités.
Pensez aux exemples de variance suivants et aux variations possibles:
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Le revenu mensuel est de 40 000 $ au lieu de 50 000 $. Un revenu mensuel inférieur de 20% aux prévisions peut indiquer des problèmes avec votre produit, des problèmes avec votre force de vente, ou des problèmes avec vos clients. Dans tous les cas, si les ventes ne représentent que 80% de ce que vous attendez, vous devez probablement mettre en place des actions correctives immédiates.
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Les soldes d'inventaire atteignent en moyenne 50 000 $ à la fin du mois plutôt que 100 000 $ à la fin du mois.Avoir un solde d'inventaire plus faible que prévu peut être bon ou mauvais. Le solde de stock de clôture qui est la moitié de ce que vous attendez peut indiquer que vous vendez des produits beaucoup plus rapidement que prévu (et, par conséquent, vous devriez augmenter votre investissement en stocks et l'achat de stocks).
Avoir un faible investissement en stock peut également signifier, cependant, que vous ne recevez tout simplement pas les matériaux de vos fournisseurs aussi vite que vous en avez besoin, et par conséquent, vous courez un grand risque de Perdre des ventes en raison de stocks insuffisants.
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Les dépenses de recherche et développement s'élèvent à 50 000 dollars par an au lieu de 25 000 dollars par an. Les dépenses de recherche et développement qui sont deux fois ce que vous attendez semblent être mauvaises. Comment peut-il être bon de dépenser deux fois plus pour une dépense que prévu? Cependant, doubler vos dépenses de recherche et développement peut être bon si vous investissez de façon inattendue dans un nouveau produit, une idée ou une technologie prometteuse.
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Les ventes à une catégorie particulière de clients sont supérieures de 50%. Supposons que vous avez utilisé des classes pour suivre les ventes aux clients à l'intérieur du pays et à l'extérieur du pays. Si vous constatez que, de façon inattendue, les ventes à des clients à l'extérieur du pays dépassent de 50 p. 100 vos attentes, cet écart peut indiquer une occasion de vendre encore plus à l'extérieur du pays.
Peut-être qu'avec plus d'effort et d'énergie, les clients à l'étranger peuvent devenir une partie encore plus grande de votre entreprise. Parfois, les variances identifient des opportunités que vous auriez manquées autrement.
