Comment utiliser la fenêtre de rapport dans QuickBooks 2011 - dummies

Si vous êtes à l'aise avec Microsoft Windows, travailler avec la fenêtre de QuickBooks devrait être un jeu d'enfant. Sur le bord supérieur de la fenêtre, QuickBooks affiche les boutons et les cases. Vous utilisez ces boutons et boîtes pour modifier l'affichage de la fenêtre Rapport et pour contrôler les informations affichées dans la fenêtre Rapport.

Utilisation des boutons de la fenêtre de rapport

La fenêtre de rapport propose généralement huit boutons différents: Modifier rapport, Mémoriser, Imprimer, E-mail, Exporter, Masquer l'en-tête, Réduire et Actualiser.

• Modifier le rapport: Le bouton Modifier le rapport affiche la boîte de dialogue Modifier le rapport. Vous utilisez ce bouton de commande pour personnaliser un rapport.

• Mémoriser: Le bouton Mémoriser affiche la boîte de dialogue Mémoriser le rapport. Après avoir mémorisé ces paramètres, vous pouvez ensuite produire le même rapport en choisissant le rapport mémorisé dans le sous-menu Rapports → Rapports mémorisés.

  

• Imprimer: Lorsque vous cliquez sur Imprimer, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Imprimer les rapports, qui vous permet de choisir comment et où le rapport doit être imprimé.

  

  Cliquez sur le bouton Aperçu dans la boîte de dialogue Imprimer les rapports pour afficher la fenêtre Aperçu. La fenêtre de prévisualisation montre à quoi ressembleront vos pages de rapport imprimées.

• E-mail: Le bouton de commande E-mail vous permet d'envoyer une copie du rapport par e-mail en pièce jointe. Lorsque vous cliquez sur Email, QuickBooks démarre votre programme de messagerie pour vous.

• Exporter: Si vous cliquez sur le bouton Exporter, QuickBooks affiche l'onglet Base de la boîte de dialogue Exporter le rapport, qui vous permet de copier les informations d'un rapport dans un fichier qu'un tableur tel que Microsoft Excel peut ouvrir.

  

  Si vous souhaitez copier le rapport dans une feuille de calcul Excel existante, sélectionnez l'option Classeur Excel existant.

• Masquer l'en-tête: Vous cliquez sur le bouton Masquer l'en-tête pour supprimer les informations d'en-tête, telles que le nom de la société. Si vous masquez l'en-tête, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton Masquer l'en-tête pour le faire réapparaître.

• Réduire: Le bouton Réduire réduit les détails d'un rapport. QuickBooks n'affiche pas les sous-comptes sur un rapport réduit, uniquement les comptes. Pour annuler un rapport que vous avez précédemment réduit, cliquez sur le bouton Développer.

• Actualiser: Le bouton Actualiser indique à QuickBooks de mettre à jour les informations d'un rapport pour les modifications dans le fichier de données QuickBooks. Cela semble fou au premier abord, mais vous pouvez réellement laisser les fenêtres de rapport ouvertes. Cela signifie qu'une fenêtre de rapport peut afficher un état des profits et des pertes, par exemple, il y a une semaine.En cliquant sur le bouton Actualiser, QuickBooks sait qu'il doit mettre à jour le rapport pour les changements les plus récents.

Utilisation des boîtes de fenêtre de rapport

La fenêtre de rapport contient cinq zones: Dates, De, À, Colonnes et Trier par. Ces boîtes vous permettent également de contrôler les informations affichées dans la fenêtre de rapport et l'apparence des informations.

• Les champs Dates, De et À vous permettent d'indiquer à QuickBooks l'intervalle de rapport que vous souhaitez afficher dans le rapport. Vous utilisez ces cases pour indiquer à QuickBooks pour quel mois, trimestre, année ou autre, que vous souhaitez que le rapport soit préparé.

• La liste déroulante Colonnes affiche un ensemble de choix de colonnes. Initialement, QuickBooks affiche une seule colonne pour un rapport. Toutefois, si vous produisez, par exemple, un rapport qui résume les données annuelles sur les revenus et les dépenses, vous pouvez utiliser la liste déroulante Colonnes pour indiquer à QuickBooks que vous souhaitez afficher les colonnes mensuelles.

• La liste déroulante Trier par vous permet de choisir la manière dont les informations doivent être classées dans un rapport.