Comment utiliser les boutons de la fenêtre de rapport QuickBooks - mannequins

La fenêtre de rapport de QuickBooks comporte généralement dix boutons: Personnaliser le rapport, Commentaire sur le rapport, Partager le modèle, Mémoriser, Imprimer, E-mail, Excel, Masquer l'en-tête, Réduire et Actualiser.

• Bouton Personnaliser le rapport

  Le bouton Personnaliser le rapport affiche la boîte de dialogue Modifier le rapport.

• Commentaire sur le bouton Rapport

  

  Cliquez sur le bouton Commentaire sur le rapport pour afficher la fenêtre Commentaire sur le rapport. Pour utiliser la boîte de dialogue Commentaire sur un rapport, vous cliquez sur une valeur de rapport que vous souhaitez annoter avec un commentaire. QuickBooks ouvre alors une boîte de commentaire au bas de la fenêtre, vous tapez votre commentaire, puis vous cliquez sur le bouton Enregistrer.

  Lorsque vous avez terminé de commenter le rapport, vous devez enregistrer le rapport annoté. Faites-le en cliquant sur un bouton OK lorsque QuickBooks vous demande si vous souhaitez enregistrer le rapport commenté. Plus tard, lorsque vous imprimez le rapport, vous pouvez inclure vos commentaires. Vous imprimez un rapport commenté enregistré en choisissant le rapport dans le menu Rapports → Rapports commentés.

• Bouton Partager le modèle

  Le bouton Partager le modèle, activé par QuickBooks après avoir personnalisé un rapport, vous permet de partager vos paramètres de rapport personnalisés (et non les données) avec d'autres utilisateurs de QuickBooks. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Partager le modèle.

  Utilisez la boîte de dialogue pour donner un nom à votre modèle de rapport (idéalement un nom astucieux, s'il vous plaît), décrivez votre rapport personnalisé avec quelques mots choisis, indiquez votre nom et adresse e-mail et utilisez l'option les boutons fournis pour indiquer si vous souhaitez rester anonyme. Lorsque vous cliquez sur Partager, QuickBooks télécharge votre modèle de rapport sur un site Web Intuit où d'autres personnes peuvent saisir le modèle et le réutiliser.

• Bouton Mémoriser

  Le bouton Mémoriser affiche la boîte de dialogue Mémoriser le rapport. La boîte de dialogue Mémoriser le rapport vous permet de mémoriser, ou de sauvegarder définitivement un ensemble particulier de paramètres de création de rapport. Après avoir mémorisé ces paramètres, vous pouvez produire exactement le même rapport en choisissant le rapport mémorisé dans le sous-menu Rapports → Rapports mémorisés.

  

  Vous pouvez enregistrer un rapport mémorisé dans le groupe de rapports mémorisés. Pour ce faire, sélectionnez la case à cocher Enregistrer dans un groupe de rapports mémorisé. Utilisez ensuite la liste déroulante Enregistrer dans un groupe de rapports mémorisé pour sélectionner le groupe de rapports dans lequel le rapport mémorisé doit être enregistré.

• Bouton Imprimer

  Le bouton de commande Imprimer affiche une liste déroulante avec deux options: Rapport et Enregistrer au format PDF.Si vous cliquez sur Imprimer, QuickBooks (parfois après un peu d'agacement) affiche la boîte de dialogue Imprimer les rapports, qui vous permet de choisir comment le rapport doit être imprimé et où il doit être imprimé.

  Par exemple, l'onglet Paramètres vous permet de choisir l'imprimante, sélectionner une orientation de la page (portrait ou paysage), spécifier si vous souhaitez imprimer uniquement une plage de pages du rapport, la page de contrôle et les dimensions (largeur et hauteur) du rapport. Si vous cliquez sur Enregistrer au format PDF, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer le document au format PDF, ce qui vous permet de créer un fichier PDF de document de rapport.

  

  L'onglet Marges de la boîte de dialogue Imprimer les rapports vous permet de spécifier les marges que QuickBooks doit utiliser sur les pages de rapport imprimées. Vous spécifiez les marges supérieure, droite, inférieure et gauche en pouces.

  

  Cliquez sur le bouton Aperçu, fourni dans la boîte de dialogue Imprimer les rapports, pour afficher la fenêtre Aperçu. La fenêtre de prévisualisation montre à quoi ressemblent vos pages de rapport imprimées. La fenêtre comprend également des boutons vous permettant de faire défiler les pages précédentes et suivantes du rapport, d'effectuer un zoom avant et arrière sur le rapport et d'imprimer le rapport.

  Après avoir utilisé l'onglet Paramètres et l'onglet Marges pour spécifier comment QuickBooks doit imprimer un rapport, cliquez sur Imprimer. QuickBooks envoie le rapport à votre imprimante.

• Bouton E-mail

  Le bouton de commande E-mail vous permet d'envoyer par e-mail une version de classeur Excel d'un rapport ou une version PDF d'un rapport à quelqu'un d'autre sous forme de pièce jointe.

• Bouton Excel

  Si vous cliquez sur le bouton Excel, QuickBooks affiche un sous-menu dans lequel vous pouvez choisir Créer une nouvelle feuille de calcul ou Mettre à jour une feuille de calcul existante. Choisissez Créer une nouvelle feuille de calcul pour afficher la boîte de dialogue Envoyer un rapport à Excel.

  La boîte de dialogue Envoyer un rapport à Excel vous permet de prendre les informations dans un rapport et de les copier dans un fichier qu'un tableur, tel que Microsoft Excel, peut facilement ouvrir. Vous pouvez envoyer la copie vers une nouvelle feuille de calcul Excel, vers une feuille de calcul Excel existante ou vers un fichier. Fichier csv (valeurs séparées par des virgules), qui peut être ouvert par n'importe quel tableur ou programme de base de données.

  Pour copier le rapport dans un nouveau classeur, sélectionnez l'entrée de liste déroulante Créer une nouvelle feuille de calcul, puis l'option de radio Dans un nouveau classeur.

  Pour copier le rapport dans une nouvelle feuille de calcul dans un classeur existant, sélectionnez l'entrée Créer une nouvelle feuille de calcul, puis le bouton d'option In Existing Workbook, puis entrez le chemin et le nom du classeur dans la zone de texte QuickBooks s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton radio. (Si vous ne connaissez pas le chemin et le nom du classeur, cliquez sur le bouton Parcourir, puis utilisez la boîte de dialogue affichée par QuickBooks pour localiser le fichier du classeur.)

  Si vous souhaitez copier le rapport dans une feuille de calcul Excel existante, sélectionnez le bouton radio Mettre à jour une feuille de calcul existante. QuickBooks entraîne Excel pour actualiser le classeur précédemment exporté.

  

  Si vous souhaitez remplacer une feuille de calcul Excel existante par le nouveau rapport que vous envoyez à Excel, cliquez sur le bouton d'option Remplacer une feuille de calcul existante. Ensuite, lorsque QuickBooks ouvre une zone de texte et ajoute le bouton Parcourir, entrez le chemin d'accès et le nom du classeur dans la zone de texte ou cliquez sur le bouton Parcourir, accédez au classeur et sélectionnez-le.

• Masquer le bouton d'en-tête

  Le bouton Masquer l'en-tête et le bouton Réduire modifient la façon dont le rapport apparaît dans la fenêtre Rapport et, s'il est imprimé, sur la page.

  Vous cliquez sur le bouton Masquer l'en-tête pour supprimer les informations d'en-tête, telles que le nom de la société. Si vous masquez l'en-tête, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton Masquer l'en-tête pour remplacer l'en-tête.

• Bouton Réduire

  Le bouton Réduire réduit les détails d'un rapport. QuickBooks n'affiche pas les sous-comptes sur un rapport réduit - uniquement les comptes.

  Pour annuler un rapport que vous avez précédemment réduit, cliquez sur le bouton Développer. QuickBooks remplace le bouton Réduire par le bouton Développer lorsque la fenêtre Rapport affiche un rapport réduit.

  Ne perdez pas de temps à essayer de comprendre ce que font les boutons Masquer l'en-tête et Réduire / Agrandir. Si vous avez une question, affichez simplement un rapport dans la fenêtre Rapport et cliquez sur le bouton de commande à propos duquel vous avez une question. Les changements dans la fenêtre de rapport vous montrent ce que fait le bouton de commande.

• Bouton Actualiser

  Le bouton Actualiser indique à QuickBooks de mettre à jour les informations d'un rapport pour les modifications apportées au fichier de données QuickBooks. Cela semble fou au premier abord, mais vous pouvez réellement laisser les fenêtres de rapport ouvertes. Cela signifie qu'une fenêtre de rapport peut afficher un état des profits et des pertes, par exemple, il y a une semaine. Si vous avez entré plusieurs transactions la semaine dernière, les données du rapport peuvent ne plus être correctes.

  Lorsque vous cliquez sur le bouton Actualiser, QuickBooks sait qu'il doit mettre à jour le rapport avec les modifications les plus récentes.

  QuickBooks vous invite généralement à mettre à jour un rapport pour les modifications apportées au fichier de données QuickBooks. Si vous ne suivez pas la suggestion de mise à jour de QuickBooks, vous pouvez par la suite cliquer sur Actualiser pour mettre à jour.