Comment travailler avec des transactions dans un registre QuickBooks en ligne - les nuls

Vous ouvrez un registre à partir de la page Plan comptable de QuickBooks Online (QBO). Pour ouvrir la page Plan comptable, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée à côté du nom de votre société et, dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Plan comptable dans la colonne Paramètres.

Dans la page Plan comptable, vous pouvez double-cliquer sur un compte affichant un montant en dollars (incluant 0) dans la colonne Solde QuickBooks; tous ces comptes sont des comptes de bilan et ont des registres.

Vous pouvez cliquer sur un compte pour le sélectionner. Si le bouton Enregistrer situé au-dessus de la liste des comptes devient disponible, vous savez que vous avez sélectionné un compte de bilan. Vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer pour ouvrir le registre du compte.

Saisie d'une transaction

Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer ou avoir cliqué deux fois sur un compte de bilan, vous pouvez entrer une transaction dans un registre; suivez ces étapes:

1. Cliquez n'importe où sur une ligne vide.

   QBO remplit la date du jour et affiche une petite zone de liste au-dessus de la date.

2. Cliquez sur la zone de liste et, dans la liste qui apparaît, sélectionnez le type de transaction que vous voulez entrer.

   Avant d'ouvrir la zone de liste, un titre d'un type de transaction apparaît. Après avoir ouvert la zone de liste, QBO affiche la liste des types de transactions disponibles et, dans le processus, couvre la date de transaction; C'est pourquoi vous ne pouvez pas voir la date de transaction pour la transaction ici.

   

   Lorsque vous ouvrez la liste des types de transactions, QBO n'affiche que les types de transactions disponibles dans le registre de compte que vous avez ouvert. Par exemple, vous pouvez enregistrer un paiement client dans un registre de compte bancaire, mais vous ne pouvez pas entrer une facture client. De même, vous pouvez enregistrer un chèque ou un paiement de facture dans un registre de compte bancaire, mais vous ne pouvez pas entrer une facture fournisseur.

3. Appuyez sur Tab et, si nécessaire, modifiez la date de la transaction.

4. Appuyez sur la touche de tabulation et, le cas échéant, fournissez un numéro de référence pour la transaction.

   Par exemple, si vous enregistrez un chèque, indiquez le numéro du chèque.

5. Appuyez sur Tab et entrez un nom.

   Par exemple, si vous enregistrez un paiement que vous avez reçu d'un client, sélectionnez le nom du client. Si vous écrivez un chèque, indiquez le nom du bénéficiaire.

6. Dans la colonne appropriée, indiquez le montant de la transaction.

   Dans un registre de compte bancaire, enregistrez un paiement que vous effectuez dans la colonne Montant du premier dollar et un montant que vous déposez dans la colonne Montant du deuxième dollar.

7. Appuyez sur Tab.

   Le positionnement du point d'insertion par QBO dépend du type de transaction que vous entrez.Par exemple, si vous entrez un paiement reçu, un paiement de facture ou une transaction de remboursement, QBO place le point d'insertion dans la colonne Mémo, où vous pouvez taper un mémo pour la transaction.

   Si, toutefois, vous entrez un chèque, un dépôt, un reçu de caisse, un achat au comptant, une dépense, un transfert ou une transaction de journal, QBO place le point d'insertion dans la colonne Compte. Sélectionnez l'autre compte (en plus du compte dont vous avez ouvert le registre) affecté par la transaction. Par exemple, si vous entrez un chèque, sélectionnez un compte de frais. Si vous entrez un compte et appuyez sur Tab, vous pouvez entrer un mémo pour la transaction.

8. Appuyez sur Tab, puis sur le bouton Enregistrer qui apparaît juste en dessous de la transaction.

Modification d'une transaction

Vous pouvez modifier une transaction à partir d'un registre en cliquant sur la transaction, puis en cliquant sur le bouton Modifier qui apparaît sous la transaction. Cependant, vous ne modifiez pas la transaction dans le registre. Au lieu de cela, QBO ouvre automatiquement la fenêtre de transaction pour le type de transaction que vous avez sélectionné. Par exemple, si vous choisissez de modifier une transaction de dépenses dans un registre de compte, QBO affiche la transaction dans la page Transactions de dépenses.

Recherche de transactions

Après un certain temps, le nombre de transactions dans un registre peut devenir très long, en particulier dans un registre de compte bancaire. Ainsi, la recherche d'une transaction en parcourant le registre - ou eyeballing - peut devenir une manière non-productive de trouver une transaction. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser quelques raccourcis pour vous aider à trouver une transaction particulière.

Premièrement, vous pouvez personnaliser l'apparence des transactions dans le registre; cliquez sur le bouton Personnaliser qui apparaît sous le nom du registre. QBO affiche une fenêtre qui vous permet de

• trier les transactions par date, numéro de référence, montant (croissant ou décroissant), état de rapprochement ou date de création.

• Filtrer les transactions affichées par état de rapprochement.

• Afficher chaque transaction sur une seule ligne de registre plutôt que sur deux lignes.

Cette figure se concentre sur le côté droit de la page d'inscription. Notez la boîte Aller à la date; vous pouvez taper une date de transaction et cliquer sur le bouton Aller à droite de la boîte de dialogue Aller à la date pour afficher rapidement les transactions commençant à cette date.

En outre, vous pouvez cliquer sur le bouton Chercher dans le registre qui apparaît dans le coin supérieur droit de la page d'inscription. Lorsque vous cliquez sur Rechercher dans le registre, QBO affiche la boîte de dialogue Rechercher un registre.

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez effectuer une recherche par bénéficiaire, compte, montant, numéro de référence, date, mémo ou type de transaction. Après avoir sélectionné l'un de ces choix dans la zone de liste Rechercher, faites une sélection ou tapez ce que vous voulez trouver dans la zone Rechercher.

Ensuite, utilisez la zone de liste Correspondre si pour spécifier si les transactions QBO trouvées doivent correspondre exactement, contenir, être supérieures ou inférieures aux informations fournies dans la zone Rechercher. Enfin, cliquez sur le bouton Rechercher et QBO affiche une liste de transactions correspondant à vos critères de recherche.

En arrière-plan, derrière la fenêtre Rechercher un registre, QBO ouvre la première transaction de la liste dans la fenêtre de transaction dans laquelle elle a été créée. Par exemple, si la première transaction de la liste est un paiement de facture, alors QBO ouvre la fenêtre de transaction Paiement de facture et affiche les détails de cette première transaction trouvée à la suite de votre recherche.