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Microsoft CRM contient des rapports prédéfinis et des graphiques séparés en quatre catégories principales: ventes, services, administration, et le marketing. Chacune de ces catégories contient des rapports qui affichent des informations liées à cette zone spécifique de Microsoft CRM. Gardez à l'esprit que certains rapports peuvent être masqués pour certains utilisateurs, en fonction de leurs rôles de sécurité, et d'autres ne sont simplement pas affectés à une catégorie ou à une entité:
- Rapports de ventes: Rassemblez toutes les activités associées à une vente, de la vente à la vente. Ces rapports peuvent également fournir des informations statistiques sur les comptes, les sources principales, les concurrents et les produits.
- Rapports de service: Fournir des informations statistiques sur les contrats, les dossiers et les résumés d'articles de la base de connaissances. Ces rapports fournissent des analyses rapides des produits nécessitant le plus de soutien et où vos représentants du service passent le plus de temps.
- Rapports administratifs: Fournissez des informations récapitulatives sur vos utilisateurs Microsoft CRM. Cette section est un endroit logique pour stocker des rapports personnalisés liés à des informations à l'échelle de l'entreprise, comme une liste de tous les employés qui participent à votre plan 401 (k).
- Rapports marketing: Décrivez les comptes, les campagnes, l'efficacité de la source principale et d'autres domaines d'intérêt pour le service marketing. Les rapports fournissent des informations récapitulatives et détaillées sur les comptes, les campagnes et les sources principales.
Votre administrateur système, consultant ou revendeur à valeur ajoutée peut créer des rapports personnalisés et rendre un rapport disponible dans une ou plusieurs catégories, ainsi que des formulaires pour des types d'enregistrements associés ou des listes pour types d'enregistrements.
Les rapports peuvent également être affectés à une entité (cas, contact, compte, activité, etc.) et peuvent être affichés depuis cette entité en cliquant sur le bouton Rapports de la barre d'outils.
Si votre profil de sécurité vous empêche d'accéder aux données dans Microsoft CRM, vous ne pourrez pas voir ces données dans les rapports que vous exécutez. La fonctionnalité de reporting respecte les paramètres de sécurité.
Les paramètres de votre profil de sécurité déterminent quels rapports vous pouvez voir. C'est un autre domaine dans lequel Microsoft CRM se démarque en vous permettant de mettre en place un accès de sécurité multicouche pour votre personnel. Par exemple, vous pouvez uniquement autoriser votre service des ressources humaines à accéder à des rapports contenant des informations confidentielles telles que les salaires et les taux de commission. Ou peut-être que vos administrateurs système pourraient restreindre l'accès à des rapports gourmands en ressources pour empêcher les rapports d'être lancés par erreur pendant la journée, lorsque le système est déjà occupé.
Vous pouvez accéder aux rapports dans la fenêtre Rapports ou, pour les rapports liés à des entités spécifiques, comme indiqué, à partir des entités.
Voici comment explorer les résultats de la recherche de rapport (ce qui est pratique pour les recherches par aiguille dans la botte de foin):
1. Au bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Workplace. Ensuite, en haut du volet, cliquez sur Rapports (sous Mon travail).
La fenêtre Rapports s'affiche. N'oubliez pas que seuls les rapports que votre profil de sécurité vous permet d'afficher s'affichent.
2. Remplissez la zone Rechercher et cliquez sur le bouton Rechercher.
C'est la première méthode que nous utilisons pour réduire la taille de la liste. En saisissant du texte dans la zone Rechercher, seuls les rapports contenant ce texte n'importe où sur l'écran (c'est-à-dire dans la colonne Nom du rapport, Type de rapport, Modifié le ou Description) seront répertoriés.
3. Cliquez sur la flèche en regard de la zone Catégorie et sélectionnez une catégorie.
Ceci est une autre façon de réduire les rapports listés et est pratique si vous êtes une entreprise lourde.
4. Cliquez sur la flèche en regard de la zone Entité et sélectionnez une entité.
Le choix d'une entité vous permet de trouver des rapports connectés à cette entité. Vous pouvez choisir parmi des comptes, des cas, des réponses de campagne, des listes de marketing, des citations et plus encore.
5. Lorsque vous trouvez le rapport que vous recherchez, cliquez dessus pour le mettre en surbrillance.
6. Pour exécuter le rapport que vous venez de mettre en surbrillance, cliquez sur Plus d'actions dans la barre d'outils de la fenêtre et choisissez Exécuter le rapport.
Cela ouvre l'écran Observateur de rapports dans lequel vous verrez une notification que votre rapport génère. Ensuite, vous voyez le rapport lui-même.
